Herramientas que puede utilizar para hacer teletrabajo en su empresa

Por estos días el teletrabajo ha tomado fuerza en el mundo. Y es que tras el brote del coronavirus en China y de la declaración de pandemia dada por la Organización Mundial de la Salud (OMS), varias empresas han tomado la decisión de enviar a sus trabajadores a las casas para cuidar su salud y evitar la propagación del virus entre ellos. 

Esto ha causado un auge nunca antes visto de esta modalidad de trabajo. Incluso, recientemente la revista Fortune catalogó al teletrabajo ya no como un privilegio sino como una necesidad para miles de empresas. “Trabajar desde casa no es un privilegio, sino una necesidad y miles de empresas tratan de descubrir cómo mantenerse operativas en un mundo virtual. La solución puede estar en el teletrabajo”, menciona la publicación.

En Colombia, el teletrabajo se encuentra definido en la ley 1221 de 2008 como “una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación (TIC) para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo”. 

También existen varias modalidades de teletrabajo. Según el Ministerio de Tecnologías de la Información y la Comunicación (MinTIC) son tres las modalidades. La primera es el autónomo son aquellos que utilizan su propio domicilio o un lugar escogido para desarrollar su actividad profesional, que puede ser una pequeña oficina o un local comercial. 

Los móviles son aquellos teletrabajadores que no tienen un lugar de trabajo establecido y cuyas herramientas primordiales para desarrollar sus actividades profesionales son las TIC en dispositivos móviles. Y finalmente, están los suplementarios, que son los trabajadores que laboran dos o tres días a la semana en su casa y el resto del tiempo lo hacen en una oficina. 

Ahora bien, dada la coyuntura, las empresas han tomado la decisión de implementar el teletrabajo para algunas de sus áreas, pero tienen que saber que es una medida que debe tomarse con previa asesoría y con una metodología planteada para su implementación. 

Y para ello el Ministerio TIC establece cinco pasos fundamentales: 

1. Compromiso institucional (querer hacerlo) 
2. Planeación (organizar el proceso - cronograma) 
3. Autoevaluación (revisión interna frente a los recursos humanos, técnicos, jurídicos y tecnológicos con los que cuenta la organización). 
4. Adopción e implementación. 

En Colombia, según el más reciente estudio de penetración de teletrabajo, realizado en julio de 2018, el número de teletrabajadores en el país ha incrementado en más de 385% en los últimos años, pasando de 31.500 en 2012 a más de 122.000 teletrabajadores en el año 2018. 

Empresas como Movistar, Terpel, Bancolombia, Grupo Aval, entre otras han tomado la decisión de implementar esta modalidad de trabajo en el país dada la emergencia por el covid-19. Asimismo, las pymes y emprendimientos están optando por hacer trabajo remoto con sus colaboradores. 

Herramientas disponibles

Gracias a los avances tecnológicos que se han dado en los últimos años, hay un sinnúmero de herramientas disponibles para que las empresas implementen esta modalidad. Incluso, en los últimos días varias compañías tecnológicas han liberado algunas de sus plataformas para que más organizaciones puedan implementar el teletrabajo. 

Aquí algunas de ellas: 

Microsoft Team: la compañía fundada por Bill Gates puso a disposición de organizadores y escuelas alrededor del mundo su plataforma Microsoft Teams de forma gratuita. Este es el centro para el trabajo en equipo de Microsoft 365 donde los equipos pueden chatear, reunirse, hacer llamadas, y colaborar en un lugar seguro.

Suite de Google: la compañía con sede en California cuenta con una serie de productos gratuitos que le pueden ayudar a mejorar sus procesos de teletrabajo. Entre ellos están Google Drive, Hangouts, Google Docs y Spreadsheets, y Google Calendar. 

Aplicaciones de comunicaciones y reuniones virtuales: si tiene que realizar algún encuentro con los trabajadores o directivas de la empresa, puede hacerlo a través de algunas aplicaciones de reuniones que están habilitadas de manera gratuita. Entre ellas están Skype, Hangouts, Zoom, Bluejeans, Slack y claramente, WhatsApp.