Invertir en tecnología o morir

¿Está la tecnología realmente al alcance de las pequeñas y medianas empresas colombianas? ¿Puede una Pyme disfrutar de los sofisticados sistemas de Inteligencia de Negocios, o de las avanzadas plataformas de gestión instaladas en las grandes corporaciones? Tres o cuatro años atrás, la respuesta a estas preguntas generaba discusión. Lujos como CRM, una solución para administrar las relaciones con los clientes; o Big Data, la tendencia de moda para la utilización inteligente de la información, parecían un privilegio exclusivo de compañías con altas facturaciones. Pero las cosas han cambiado rápidamente y la palabra mágica que parece haber permitido dicho cambio es tan corta como paradójica: nube.

La computación en la nube –o cloud computing, como se conoce originalmente– contrario a lo que la frase parece indicar, en realidad aterriza la tecnología y la pone al alcance de casi cualquier empresa y aun de los usuarios individuales. O al menos eso pretende. “Toda la tecnología que estaba disponible hace cuatro años bajo el modelo tradicional (compras costosas de licencias e infraestructura), hoy está disponible para las Pymes a través de la nube, en sistemas de adquisición fáciles, sin incurrir en grandes inversiones”, explica Juan Pablo Consuegra, director de mercadeo y operaciones de negocios de Microsoft Colombia. En realidad, lo que la computación en la nube trajo, más que nuevas aplicaciones, es esencialmente un modelo de negocio diferente, mediante el cual las aplicaciones y el software se ofrecen como un servicio. Se paga solo lo que se consume –tal como se cobran los servicios públicos– sin esquemas de licenciamiento tradicionales que obligaban a adquirir permisos de uso costosos, vitalicios y generalmente más robustos que las necesidades reales de la empresa.

Bajo este nuevo enfoque está disponible en la nube casi cualquier cosa que exista en el mundo de la tecnología para negocios: aplicaciones contables sencillas y sofisticadas soluciones ERP; correo electrónico y paquetes completos de productividad; manejo de inventarios, virtualización, gestión de las comunicaciones, minería de datos. Lo que sea. Y se puede pagar por consumo. Tanto si la empresa crece y necesita más servicios, como si decrece y requiere menos, los recibirá de acuerdo con sus necesidades. Una organización de cinco o seis empleados puede adquirir soluciones de SAP, Oracle o Microsoft, así como las soluciones nacionales que gozan de tanta popularidad y que le acompañarán en su lucha por crecer y expandirse.

Factor de competitividad

¿En realidad necesitan las Pymes invertir en tecnología de negocios? Parece una verdad de Perogrullo repetir que la tecnología mejora la competitividad de una empresa. No obstante, en el día a día las Pymes colombianas se las arreglan para sobrevivir sin ella.

Pero en el mundo de los negocios no se trata solo de sobrevivir. Según un estudio de The Boston Consulting Group para Microsoft, aplicado a 4.000 Pymes en todo el mundo, las empresas que utilizan tecnología registran un incremento en sus ingresos de por lo menos 10 puntos porcentuales más frente a las que no lo hacen.

Claudia Vásquez, gerente de CA Technologies, piensa que para lograr un nivel esencial de competitividad una Pyme necesita, cuando menos, automatizar la atención a los clientes y los procesos de integración, y el manejo del negocio. La automatización de la atención a los clientes ayuda a que ninguna queja, consulta o petición de un cliente quede sin respuesta. “Cada contacto perdido significará la pérdida de un cliente”, dice la experta. En cuanto a la integración de los procesos, la idea detrás es que, independiente de si se utiliza una hoja excel o una solución SAP, la gerencia tenga en sus manos, en todo momento y desde cualquier dispositivo, la información necesaria y actualizada para tomar decisiones.

En una empresa pequeña del sector de alimentos, la fuerza de ventas se quejaba de las numerosas ventas que se frustraban debido a que cada descuento ofrecido por el vendedor debía ser aprobado por la gerencia. Cuando el gerente se encontraba fuera de la oficina, ningún descuento era aprobado. El problema se resolvió con una solución llamada SAP BusinessOne, que le permite al gerente interactuar en tiempo real desde cualquier lugar en donde se encuentre, y aprobar y supervisar todas las transacciones y procesos.

De hecho, SAP –compañía global de la industria de tecnología para negocios– tiene soluciones para Pymes. “No son las soluciones robustas de las grandes empresas, sino soluciones hechas exclusivamente para Pymes. No se demoran meses o años implementándolas, sino que se logra en semanas, son completas e integran todas las áreas del negocio, y son tan fáciles que no se necesita personal, aunque sí un socio de negocio que acompañe el proceso”, explica Karen Holguín, gerente de soluciones para Pymes de esta empresa.

Y ese “socio de negocio” o consultor suele ser percibido como un gasto extra que las Pymes se resisten a comprender. En términos generales, en el sector corporativo el costo de una implementación tecnológica está compuesto de dos partes; una, la tecnología propiamente dicha y, otra, la consultoría necesaria para su correcta implementación. Estos dos costos suelen estar divididos en partes iguales. Holguín cree que las Pymes hoy valoran el aporte de la consultoría de procesos, que ayuda a mejorar la eficiencia de una organización mediante la adopción de mejores prácticas y la preparación para el uso de la tecnología.

Oracle, otro de los jugadores en la gran industria de soluciones para negocios, tiene un enfoque un tanto diferente: “en el caso de las Pymes, las tecnologías que ofrece Oracle para este mercado son las mismas que para las grandes empresas. No contamos con versiones livianas o de alcance reducido. Hoy la innovación es el habilitador para que cualquier compañía, de cualquier tamaño, pueda crecer de la mano de tecnologías de clase mundial”, sostiene Carlos Arguindegui, gerente de Oracle Colombia.

Nuevamente, la varita mágica que permite acceder a lo más avanzado de la tecnología para la empresa, en cualquier marca, es la nube y su cobro por demanda. Todos los expertos consultados coincidieron en señalar el cloud computing (la nube) como el factor que ha cambiado las cosas. “Internet ayuda a equilibrar un poco los poderes, le da voz a segmentos y personas que no la tenían. En términos empresariales, a las Pymes les permite ampliar sus negocios y sus mercados”, afirma Christian Plata, gerente de VMWare, una compañía global especializada en servicios de virtualización.

Pero la nube no es el único camino para la adopción económica de tecnologías. La tercerización (conocida como outsourcing) es una de las formas de adopción tecnológica más conocidas y que existe antes de la computación en la nube. Se puso de moda hace más de una década y se mantiene vigente como una alternativa para empresas de todos los tamaños.

“La idea básica es que la empresa se pueda enfocar en el centro de su negocio, poniendo en manos de terceros los servicios adicionales que necesita”, explica Mónica Camacho, vicepresidente comercial de ComWare, compañía dedicada a prestar servicios de tecnología.

Las empresas colombianas están “tercerizando” desde los puestos de trabajo (es decir, el escritorio con el computador, el software de productividad y las comunicaciones incluidas), hasta los Centros de Datos, que son generalmente factores críticos de los negocios. Un servicio que ha ganado popularidad es el outsourcing de impresión, en donde el proveedor instala las impresoras en las oficinas del cliente, y este último paga por hoja impresa, sin tener que ocuparse del mantenimiento, los suministros y todos los costos asociados a esta actividad. Eso sí, para que el retorno de inversión sea atractivo bajo este enfoque, se requieren proyectos de tres años o más, pero se puede implantar un servicio de outsourcing en organizaciones de cualquier tamaño.

El vaso medio lleno

Las Pymes no disponen de recursos financieros para una adopción tecnológica radical. Y en la mentalidad de los empresarios colombianos suele estar fijada la idea de que la tecnología es más un gasto que una inversión. Un estudio de Fedesarrollo y la Cámara Colombiana de Informática y Telecomunicaciones reveló que casi 80% de los empresarios Pyme colombianos tiene dudas acerca de si la tecnología les ayudará a mejorar sus negocios, y creen que es demasiado costosa. Pero esta percepción también estaría cambiando.

Los expertos consultados coinciden en que la mentalidad del empresario colombiano se ha modificado, presionado por la competencia externa. “Las Pymes están enfrentando a empresas extranjeras que vienen con mejor calidad, mejor servicio al cliente y son más eficientes gracias a la tecnología”, dice Holguín, de SAP.

Precisamente, en un estudio encargado por SAP a Oxford Economics sobre veinte países, en Colombia 76% de los empresarios consultados dijeron que se sentían fuertemente presionados por la competencia extranjera en nuevas tecnologías. El estudio puso en duda la supuesta tecnofobia que se le endilga tradicionalmente a este sector.

El país se halla a mitad de camino en la implementación de políticas de fomento para apoyar a las Pymes. El Gobierno ha desplegado esfuerzos en los últimos años para facilitar la conectividad, ampliar la banda ancha y promover el desarrollo de un sector estratégico como es el de apps y tecnología para el sector empresarial.

El Fondo de Modernización e Innovación para las Mi Pymes – iNNpulsa Mi Pyme, que apoya proyectos mediante recursos de cofinanciación no reembolsables, ha invertido $137.000 millones y beneficiado a más de 45.000 Pymes en 30 departamentos.

El Minis- terio de las TIC tiene un programa denominado Mi Pyme Digital, destinado a micro, pequeñas y medianas empresas, que permitió elevar el índice de conectividad a internet de este sector, de 7% en 2010, a 60% en la actualidad. Pero todavía hay trecho por recorrer. “Especialmente en educación y generación de capacidades en el sector Pyme para comprender y adoptar las tecnologías”, opina Mónica Camacho, de ComWare.

El sector financiero ofrece opciones. Hay empresas pequeñas que implementaron soluciones de gestión de negocios mediante créditos cómodos, con cuotas mensuales de $500.000. En algunos casos, la inversión necesaria en tecnología podría representar apenas 1% de los ingresos de la empresa, según afirma Holguín.

Invertir en tecnología es una sabia decisión. El estudio Panorama TIC, divulgado a mediados de abril por el ministro Diego Molano, revela que cada año el sector TIC tiene más influencia en el crecimiento de los demás sectores. Por cada peso que se gasta en el sector TIC, se generan $1,6 de ingresos o, en otras palabras, $0,6 de rendimientos.

Es claro que cualquier negocio, del tamaño que sea, requiere tecnología para competir. Desde un computador con una hoja excel hasta una plataforma inteligente de manejo de la empresa, alojada en la nube, las Pymes necesitan herramientas que automaticen e integren sus procesos clave. O se verán sin armas para hacer frente a la competencia en el reino digital.

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Tecnologías esenciales

Las herramientas y soluciones más comunes y preferidas en el sector empresarial son:

ERP (Enterprise Resource Planning). Ayuda en la dirección y manejo completo del negocio. Desde la contabilidad y los números, hasta el inventario y el monitoreo de los clientes.

Inteligencia de negocios, que sirve para analizar los datos, tanto internos como externos, el comportamiento de los clientes y otras variables, para ayudar a tomar decisiones.

CRM (Customer Relationship Management). Ayuda a administrar las relaciones con los clientes, atenderlos debidamente y ofrecerles oportunamente soporte y servicios.

Comunicaciones unificadas. Sustituyen el viejo teléfono por sistemas de comunicación IP (internet), más económicos y el clásico computador por entornos multidispositivos (portátiles, celulares, tabletas) e integran video-conferencias y otros servicios.

Redes sociales (generalmente Facebook y Twitter). Útiles para conectarse con la audiencia, manejar asuntos de imagen corporativa y apoyar las ventas y la presencia en los mercados.

La nube. La plataforma en donde se pueden alojar las herramientas antes mencionadas y pagar por ellas según el uso y las necesidades específicas de la empresa. También se pueden alojar allí cualquier software propio de la compañía, y las apps para que sus clientes accedan a los servicios y productos de la empresa.