Recomendaciones para celebrar asambleas y juntas durante la cuarentena por coronavirus

Las medidas y disposiciones que han venido adoptando el Gobierno Nacional y las autoridades locales, por la emergencia sanitaria causada por el coronavirus, buscan prevenir y contener el contagio en el territorio colombiano.

Sin embargo, esto ha generado incertidumbre para empresarios, accionistas de compañías y administradores, dado que en los tres primeros meses del año se debían celebrar las reuniones del máximo órgano social de las compañías, para revisar resultados del año 2019.

Como medida de protección, para evitar la concurrencia de las personas a las reuniones, el Ministerio de Comercio Industria y Turismo expidió el Decreto 398 de 2020, a través del cual se reglamentaron algunas normas que rigen la realización de reuniones no presenciales de juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas.

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Es así que, mediante el artículo 2 del mencionado Decreto, las sociedades que a la fecha de la entrada en vigencia del Decreto 398 de 2020 (13 de marzo) hubieran convocado a reunión presencial del máximo órgano social para el año 2020 podrán, hasta un día antes de la fecha de la reunión, dar alcance a la convocatoria, indicando que se realizará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, es decir de manera no presencial.

Cabe resaltar que el alcance que se haga a la convocatoria deberá indicar el medio tecnológico y la forma por la que pueden acceder a la reunión los socios o sus apoderados. Así mismo, este alcance debe efectuarse por el mismo medio utilizado para realizarla.

Muchas de estas convocatorias se realizan mediante carta escrita remitida a la dirección de los accionistas o socios, por lo cual es posible utilizar medios adicionales para comunicar tal decisión, de conformidad con la invitación a los administradores hecha por la Superintendencia de Sociedades mediante la Circular Externa 100-000002 del 17 de marzo de 2020.

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Adicionalmente, el Ministerio de Comercio Industria y Turismo, a través del Decreto 434 de 2020, dio la posibilidad de que las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019 puedan efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional.

De acuerdo con lo mencionado, y de conformidad con las instrucciones y recomendaciones dadas por la Superintendencia de Sociedades mediante la Circular Externa 100-000002 del 17 de marzo de 2020, se resaltan los siguientes aspectos a tener en cuenta al celebrar las reuniones:

1. Dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995. 

2. Aplicar las reglas en materia de convocatoria, quórum y mayorías previstas en la ley o en los estatutos. 

3. El alcance que se efectúe a la convocatoria para la realización de reuniones no presenciales, deberá señalar los medios tecnológicos que se utilizarán y cómo los socios o sus apoderados o los miembros de Junta Directiva pueden acceder a la sesión virtual. 

4. Este alcance puede hacerse hasta un día antes de la fecha de la reunión que ya hubiera sido convocada. 

5. Los administradores pueden utilizar medios adicionales para dar una mayor difusión frente a los socios al alcance dado a la convocatoria. 

6. Es importante que el representante legal verifique la identidad de las personas que asistan virtualmente, para garantizar que se trate de los socios, apoderados o miembros de Junta Directiva, en cada caso particular. 

7. El otorgamiento de poderes no requiere formalidades distintas a las previstas en el artículo 184 del Código de Comercio. 

8. En el acta de las reuniones, el representante legal deberá dejar constancia de la continuidad del quórum desde el inicio y hasta la culminación de los puntos establecidos en el orden del día. 

9. Si la reunión convocada no pudiera celebrarse de forma no presencial o mixta, la Superintendencia de Sociedades ha señalado que las disposiciones sanitarias priman sobre las normas societarias, situación que lleva a que los representantes legales deban advertir dicho contexto extraordinario a los socios, y que la emergencia sanitaria y las órdenes de las autoridades competentes implican la imposibilidad de realizar la reunión por hechos que podrían constituir eventos de fuerza mayor o caso fortuito.

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10. Si la reunión no puede celebrarse por evento de fuerza mayor o caso fortuito, una vez se den por superadas las circunstancias que hayan dado lugar a la declaratoria de emergencia sanitaria y las autoridades modifiquen la orden de aforos, los órganos sociales competentes deberán realizar una nueva convocatoria para la reunión ordinaria.

11. Si la reunión no puede llevarse a cabo por falta de quórum, deberá aplicarse lo previsto frente a reuniones de segunda convocatoria. De mantenerse las medidas de emergencia sanitaria, las reuniones de segunda convocatoria deberán celebrarse de manera no presencial.

12. De acuerdo con el Decreto 434, podrán celebrarse las reuniones ordinarias de asamblea hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional.

13. Respecto al ejercicio del derecho de inspección, la Superintendencia de Sociedades ha invitado a las compañías a establecer los mecanismos virtuales que permitan facilitar su desarrollo, poniendo a disposición de los socios la información correspondiente, garantizando medidas de seguridad por la información de que se trata.

*Gerente Jurídico de Amézquita & Cía. S.A.S.