Facturación y nómina electrónica: ¿cuál ha sido su impacto en el sector empresarial?

En los últimos años, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) ha estado marcada por una promesa que apunta a controlar con tecnología e instrumentos de fiscalización cada vez más elaborados la evasión de impuestos. Y parte de este objetivo ha estado marcado por los esfuerzos orientados a una exitosa implementación de la factura electrónica -como soporte de transacciones de bienes y servicios en tiempo real- en lo corrido de los últimos cuatro años.

Como lo ha mencionado en reiteradas ocasiones el director de la Dian, Luis Carlos Reyes Hernández, la factura electrónica “se convirtió en una obligación legal” que, por un lado, busca hacerle zancadilla a la evasión del impuesto de renta por caminos como subfacturación, deducción de costos y gastos falsos. Por otro, pretende frenar la evasión del IVA. Según los cálculos de la autoridad tributaria, resulta preocupante que el Estado deje de percibir cada año cerca de 100 billones de pesos por cuenta de maniobras que evitan el pago de obligaciones tributarias.

A hoy, de acuerdo con datos de la Dian, existen en Colombia 1.160.845 facturadores electrónicos habilitados. Pero aún faltan 139.155 que deben sumarse al proceso. Por otra parte, según la administración tributaria, el año pasado fueron expedidas en el país más de 1.672 millones de facturas electrónicas a personas naturales (de este monto, solo 329 millones -casi un 20%- pueden ser usadas por los compradores para aprovechar la deducción del 1% sobre el impuesto de renta debido a que estos documentos sí reportaron medios de pago electrónicos).

En la actualidad, como lo explica el experto tributario y consultor, Horacio Ayala Vela, uno de los principales desafíos que enfrenta el uso de estos mecanismos “tiene que ver con la falta de costumbre, tanto de los contribuyentes (usuarios de servicios), como de los comerciantes. Hay cierta reticencia por parte de los usuarios de los servicios a suministrar datos que para efectos de la facturación electrónica son indispensables como el número de la cédula”.

A su vez, el abogado tributarista y consultor, Juan Camilo Serrano, considera que “la facturación electrónica es el sistema más efectivo hoy para controlar la evasión ya que da a la DIAN información permanente. El sistema, en mi opinión, está funcionando. Pero hay temas que pueden generar algunos inconvenientes como los cierres que se hicieron en grandes comercios el año pasado”.

De acuerdo con el experto, en el proceso de fortalecer la lucha contra la evasión ya se logró que la facturación POS -que registra las ventas de diferentes puntos o cajas registradoras- ya sea de carácter electrónico. “Con esto se cierra el ciclo de control para así tener un mecanismo que resulta efectivo”, aseguró Serrano. Sin embargo, comentó que falta terminar el montaje de este mecanismo para que funcione totalmente bien la transmisión de documentos equivalentes a los sistemas de información de la Dian.

Así mismo, Daniela Bedoya, gerente sénior del área Tax Technology de la firma KPMG Colombia, advirtió que “desde la implementación del sistema de facturación electrónica por cada uno de los documentos que lo conforman (factura electrónica de venta y notas, documento soporte electrónico y nota de ajuste, nómina electrónica, eventos RADIAN, entre otros) persisten diversos desafíos”. Uno de ellos está enfocado en la complejidad normativa que se refleja en anexos técnicos de los documentos electrónicos. “Esto implica que su interpretación y adecuada aplicación a la luz de la normatividad tributaria para los contribuyentes pueda ser susceptible de errores o reprocesos”.

Otro desafío, señaló la experta, apunta al ajuste de los procesos internos por parte de los contribuyentes, lo cual se traduce en “el cumplimiento de las reglas, restricciones y limitaciones que implican la parametrización de los anexos técnicos”. Lo anterior, agregó, también implica evaluar y ajustar procesos internos para lograr el cumplimiento normativo y evitar sanciones de la autoridad tributaria.

Pero en medio de los procesos de ajustes que han emprendido los diferentes actores de la economía para implementar la facturación electrónica, el tributarista Ayala Vela señaló que no cree que se requieran más normas sino “vigilancia, divulgación y educación de contribuyentes y, también, de quienes están a la cabeza de pequeños y medianos negocios”.

Desde el pasado 1 de mayo, explicó la gerente sénior del área Tax Technology de KPMG Colombia, entró en vigor el Anexo Técnico de la Factura Electrónica de Venta. Este presenta cambios “en la expedición de facturas en moneda diferente al peso colombiano, adición de los impuestos saludables, generación de notas crédito con y sin referencia, entre otros”.

En segundo lugar, de acuerdo con Bedoya, es clave la adopción de un nuevo Anexo Técnico sobre documentos equivalentes electrónicos. “Se establece que los documentos equivalentes a la factura electrónica que se expiden en la actualidad se implementen como documentos equivalentes electrónicos”.

Estos documentos equivalentes, detalló la experta de KPMG, son: tiquete de máquina registradora POS, boleta de ingreso a cine, tiquete de transporte de pasajeros, extractos, tiquete transporte aéreo de pasajeros, documento en juegos localizados, boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar, peajes, comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores, documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities, servicios públicos domiciliarios e ingreso a espectáculos públicos.

Según el calendario de implementación de estos documentos establecido por la Dian, los grandes contribuyentes tuvieron como plazo el 1 de mayo para implementar el documento equivalente electrónico de máquina registradora con sistema POS (Point On Sales). Así mismo, los declarantes de renta que no sean grandes contribuyentes tienen como límite el 1 de junio de 2024.

Finalmente, la implementación de los documentos equivalentes electrónicos (servicios públicos, tiquete de transporte de pasajeros, extractos, boletas, entre otros) se hará desde mayo hasta la primera semana de noviembre.