Las leyes de Pareto y Parkinson

No sé qué tan productivo sea usted o su equipo de trabajo en la oficina, pero si hace parte de la media del mercado, mi apuesta es que usted es, como somos la mayoría, altamente improductivo. Curiosamente, a pesar de los grandes avances tecnológicos, de que hemos multiplicado por mucho la capacidad de almacenamiento y procesamiento de datos, mejorado en comunicaciones que nos permite estar “conectados” desde cualquier parte y a cualquier hora, la verdad es que los indicadores de eficiencia y productividad global no han mejorado de manera importante.

A pesar de que los datos de la Organización Mundial del Trabajo muestran signos esperanzadores, con un aumento cercano al 2,8% mayor de producción por persona empleada a nivel global, la realidad es que al mismo tiempo aparecen otras estadísticas preocupantes: solo el 13% de los empleados a nivel global (datos de Gallup) se sienten realmente comprometidos con su trabajo; 79% de las empresas sienten tener problemas de retención y 75% tienen problemas de atracción del talento correcto.

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¿Será que la ecuación simplemente agrega horas hombre al denominador en un mundo con la tecnología suficiente para que estuviéramos trabajando distinto?

La verdad es que, a pesar de que es evidente que contamos con mayores herramientas para hacer nuestro trabajo más eficiente, poco hemos avanzado como sociedad hacia modelos de trabajo diferentes y seguimos navegando en culturas internas que se siguen comportando como nuestros antepasados. Si tomamos las predicciones hechas por Keynes en 1930, parecería que las conclusiones son alarmantes: El economista estimaba que para esta época deberíamos estar trabajando, si hiciéramos uso eficiente de los recursos con que contamos, 15 horas a la semana.

De acuerdo con Tim Ferris, el autor de “La semana laboral de cuatro horas” la explicación la podrían tener dos principios o leyes que ya tienen sus años pero que al parecer aplicamos poco:

El principio de Pareto que se ha aplicado con éxito en ámbitos de la política y la economía creado por el italiano Vilfredo Pareto en 1906, dicta que el 80% de la abundancia económica y política es ostentada por sólo un 20% de la población. Esta fórmula se trasladó a la actividad productiva para afirmar que el 20% de los clientes generan el 80% de los ingresos (que es lo mismo que afirmar que el 80% restante causan problemas) y aplicado al entorno laboral que solo el 20% de nuestro tiempo laboral es productivo, con un 80% de pérdida de tiempo bien sea por falta de delegación o por culturas que nos obligan a dedicarle una gran cantidad de tiempo a actividades de esas “super importantes” (reuniones, comités, capacitaciones, etc) que en la práctica son pura pérdida de tiempo.

En 1957 el inglés Cyril Parkinson abonó al análisis tres leyes que aplicó al servicio civil británico y que explicaban la ineficiencia generada por la burocracia organizacional:

1. "El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización".
2. "Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos".
3. "El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia". A esta última Parkinson la llama también la ley de la Trivialidad.

Cuando unimos las dos leyes nos encontramos frente a un panorama aterrador que mucho habla sobre la “inteligencia humana”; sobre nuestra capacidad para perder el tiempo, y por supuesto sobre nuestra tendencia a crear teorías que justifiquen nuestra irracionalidad.

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La realidad es que por mucho que queramos ocultarlo, hemos de alguna manera creado sistemas perniciosos que de un lado nos hacen esclavos de la tecnología, nos siguen obligando a desplazarnos a sitios de trabajo remotos cuando la tecnología era supuestamente para no hacerlo, seguimos manejando esquemas organizacionales jerárquicos que inhiben la delegación y el empoderamiento y todo esto adornado de sistemas de compensación que premian el trabajo individual en una era en donde deberíamos estar potenciando la inteligencia colectiva.

Son pocas las organizaciones que se salvan  de este círculo vicioso. Seguimos atemorizados de darle libertad a nuestro talento para que trabaje de manera remota. Nos encanta verlos sentados en la oficina bajo modelos que permitan el control visual cuando la verdad es que la mayor parte de las veces están quemando horas en internet, muertos del tedio de no poder tomar decisiones que tienen que subir hacia la “alta gerencia” para ser validadas por el supervisor de turno que corrige un par de comas y agrega un par de tildes para darles su toque personal. A esto agréguenle el costo no menor de tener espacios enormes de oficinas con metros cuadrados cada vez más costosos que se han convertido en un lujoso culto a la ineficiencia.

La solución dice Ferris está a nuestro alcance pero implica un cambio mental importante. De una parte diseñe modelos que acepten que somos prescindibles y que gran parte de las decisiones pueden ser tomadas por nuestro equipo (fije escalas de riesgo y comuníquelas); dedíquele su tiempo a lo realmente importante (aquello frente a lo cual lo mide la organización); limite al máximo esa reunionitis macabra para tomar decisiones que se pueden tomar sin usted o de manera remota. Use el poder de la tecnología para articular de manera eficiente proyectos que necesitan de nuestro aporte solo en momentos críticos. Apague el whatsapp (mírelo solo en su tiempo libre) y programe su Outlook para leer su mail en bloques cortos una vez al día; revalúe el término “urgente” y finalmente aprenda a desplazarse a su oficina en horas no pico. Lo demás hoy casi siempre lo puede hacer desde su casa y por teléfono. Ensaye un mes: ¡funciona!

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