El mayor cáncer directivo…

El mayor problema que afrontamos a diario en las organizaciones se llama el despilfarro del tiempo. Como consecuencia, los empleados se la pasan ocupados todo el día y su productividad resulta muy baja. De hecho, un estudio de una universidad holandesa señaló que los colombianos estamos en la lista de los países que más horas dedican al trabajo con un total de 1956 horas mientras que en Europa el promedio es de 1300 horas anuales. La pregunta que podemos hacernos es: ¿cuál es la relación entre el rendimiento y el tiempo empleado?

 Las causas

A simple vista, hay unas causas que ayudan a explicar nuestros bajos niveles de productividad laboral en el mundo directivo.

1. Muchas reuniones y comités:

Un comité es tremendamente adictivo. Es un mecanismo social necesario para el buen desempeño de las organizaciones. Sin embargo, nos lleva a perder el tiempo a borbotones cuando no hay un objetivo previo, un orden del día y, sobre todo, si no se tiene un claro alcance del comité. Me explico: todo coordinador de un comité debe tener presente  previamente si lo que espera es brindar información, impulsar la gestión o tomar decisiones.

2. Inventarnos nuevas tareas:

Somos de la idea de relacionar nuestra diligencia con autoimponernos nuevas tareas o compromisos que muchas veces no crean valor. Antes de sugerir un compromiso, una tarea o una responsabilidad para uno mismo, o para alguien, es bueno detenernos y preguntar: ¿es necesario? ¿aporta valor? ¿ayuda a tomar una decisión? ¿se compadece el tiempo que se empleará con la utilidad que se generará?

3. Largas jornadas de trabajo

Los días de pico y placa tenemos la patente de corso para despilfarrar el tiempo porque sabemos que tendremos el necesario para todo lo que hay que hacer. Como consecuencia, se nos pasa el tiempo en las redes sociales, leyendo el periódico o navegando sin rumbo en la web. Muchas veces, nuestros problemas no se deben a la falta de tiempo sino a la falta de prioridades en nuestra agenda. A más tiempo disponible, mayor riesgo de despilfarro.

4. El correo electrónico es un gran amigo pero puede ser el peor enemigo

Nada peor para distraernos que el sonido del correo cuando entra un e-mail y la tentación de querer abrirlo inmediatamente. ¿Cuántas horas le dedicamos al esta herramienta a diario?, ¿cuántos mensajes son realmente relevantes?, ¿qué sucede si las respuestas son más pensadas y menos impulsivas?, ¿no será conveniente un horario de lectura de correo para organizar mejor la jornada?

No obstante, la causa más estructural del despilfarro de tiempo es no entender la naturaleza de ser directivo. Es un motor de otros motores, lo cual nos da a entender que su efectividad está asociada a su capacidad de delegar, pensar y decidir. Cuanto daño nos hace entender al directivo como un ejecutivo (el que ejecuta) y no como el que es capaz de desarrollar e impulsar a los demás. Como profesor de INALDE Business School soy consciente de que cada vez es más necesaria esta diferenciación.

¿Qué hacer?

1. Priorizar: la palabra prioridad viene del latín prior: “primero entre dos”. Eso implica que no podemos creer que el secreto de la productividad es añadirle más cosas al día; por el contrario, se trata de escoger aquello que hacemos mejor, nos gusta más y nos produce mejores resultados. Las dos grandes preguntas para priorizar bien: ¿qué te acerca a tus metas?, y ¿qué es lo verdaderamente importante para ti?
2. Aplicar la Ley de Parkinson: “una tarea crecerá en importancia y complejidad en relación con el tiempo asignado para llevarla a cabo”. Derrochamos tiempo y concentración en tareas importantes y no asignamos tiempos precisos para su culminación. Si tenemos un horario y señalamos que solo tenemos dos horas para hacer un informe, con seguridad lo lograremos porque hemos concentrado toda nuestra atención y nos hemos enfocado en lo esencial.
3. Hay que tener una lista de las cosas que hay que hacer y, sobre todo, la lista de lo que no haremos. Debemos aprender a decir que no (y más en nuestra cultura colombiana).
4. Dosificar la información que recibimos. Uno de los mayores problemas de los trabajadores del conocimiento es que tenemos una polución informativa que nos agobia sin darnos cuenta. Tenemos que aprender a simplificar; a enviar menos información. Si yo leyera todo lo que me llega por el whattsapp no tendría tiempo para hacer lo que me gusta: leer, escribir, correr. Ante la polución informativa es bueno hacernos las siguientes preguntas: ¿es negativa la noticia?, ¿es relevante (de cara a tus objetivos)?, ¿tu opinión influye en la noticia?
5. Aplicar la Ley de Pareto: aprende a escoger las pocas actividades vitales que te aseguran un mayor rendimiento. Descubre en cada actividad cuál es la relación entre la inversión de recursos con los resultados esperados.

En conclusión, aprender a gestionar el recurso más escaso en las organizaciones como lo es el tiempo no tiene la finalidad de aumentar nuestra actividad. Por el contrario, tiene el objetivo de ganar libertad. Y la libertad es para compartir más tiempo con nuestros seres queridos, vivir la vida y, sobre todo, ser mejores personas y profesionales. Por estas razones quiero finalizar con una frase de H.D. Thoreau que sintetiza este artículo: “Un hombre es rico en proporción al numero de cosas que puede permitirse desatender”.