| 5/4/2014 12:30:00 PM

Caso de éxito en protección de la información

Empleados de la empresa en Colombia tienen configurados todos sus dispositivos móviles para recibir sus correos electrónicos y la información que requieren en todo momento.

QBE, aseguradora australiana que opera en Colombia, debe contar no sólo con una estructura operacional rápida y eficiente, sino con el respaldo y la seguridad en el manejo de la información.

En ese sentido, la empresa puso en manos de Microsoft esta importante tarea como lo afirma Fabián Guzmán, analista y administrador de redes de la aseguradora: “Microsoft es la empresa que la Superintendencia Financiera avaló para migrar nuestro correo a la Nube, antes era casi obligatorio manejar el mail de forma interna y local por la confidencialidad en los datos, pero ellos nos ofrecieron y firmaron un documento en el que se hacían responsables de la información que alojamos en sus servidores y para la Superfinanciera, que es nuestro ente regulador, es más que suficiente que sea el mismo fabricante quien respalde este tipo de procesos, de acuerdo con las políticas existentes sobre la seguridad en la información”.

Teniendo esto como ruta, tomar la decisión de migrar a Office 365 fue muy sencillo. No sólo por el respaldo en la seguridad de la información,  sino por el ahorro de costos en la compra y el mantenimiento de servidores, así como en la adquisición de actualizaciones de software y el uso de horas hombre para estos procesos.

“Cuando evaluamos los números de lo que nos costaba tener la información en la Nube vimos que es muy favorable para nosotros pagar un servicio, mientras Microsoft se encarga de comprar el hardware, de actualizar las licencias y del mantenimiento”, comenta Fernando Gómez, gerente de tecnología de QBE Colombia.

La capacidad de almacenamiento también es un factor muy importante para una empresa que maneja altos volúmenes de información. Para el experto “desde el momento cero en el que nos pasamos a la Nube contamos con más de 25 GB, para las cuentas de correo más sencillas, y con la opción de que sea ilimitado para otras modalidades de licenciamiento; si quisiéramos lograr eso mismo aquí, de forma interna, los costos serían enormes” de igual forma añade: Fernando Gómez: “en menos de dos meses montamos con Microsoft y su partner implementador un esquema híbrido de migración para evitar cualquier impacto para la compañía, donde fuimos pasando de un servidor a otro la información de manera que fuera totalmente transparente el proceso para los 260 usuarios finales que teníamos en ese momento. No hubo una disminución y mucho menos una interrupción en el servicio”.

Y es que precisamente este tipo de mejoras se hacen pensando en las personas. Son los usuarios quienes deben disfrutar al final las ventajas que ofrece una solución como la Nube: ahora los empleados tienen configurados todos sus dispositivos móviles, así sean de otras marcas o tecnologías diferentes a las de Microsoft, para recibir sus correos electrónicos y la información que requieren en todo momento.

Estos avances en tecnología también han requerido que las personas piensen de una forma diferente y que entiendan que ya no es un disco, una USB o cualquier otro sistema de almacenamiento físico el que resguarda su información.

En palabras del gerente de tecnología “cuando le entregamos a nuestros usuarios mayor estabilidad, posibilidad de conexión desde cualquier dispositivo y gran capacidad de almacenamiento es donde vemos el valor agregado de Office 365. Lograr que muchas casillas de correo sean ilimitadas y que aunque una persona elimine un correo, o por error éste se borre, y siga estando en el servidor de la Nube es una gran ventaja y hace que todos trabajemos diariamente sin la preocupación de perder la información o de que no funcione el correo” y añade “estamos tranquilos porque pagamos un servicio y nos dedicamos a hacer lo que sabemos que es vender seguros”.

Para quienes administran los recursos tecnológicos en QBE Colombia, la Nube ha llegado a cambiar por completo su forma de trabajo. “Nuestra manera de hacer las cosas se ha modificado de forma radical. Microsoft detecta si la consola de administración del correo requiere una actualización y la realiza para hacer más robusta y poderosa esta herramienta. Por ejemplo si se requiere un ítem para medir la trazabilidad y monitorear, ellos incluyen casi que semanalmente este tipo de complementos”, comenta Fabián Guzmán, analista y administrador de redes de QBE Colombia.

Por su parte, Fernando Gómez, gerente de tecnología de la aseguradora en el país, añade que “las actualizaciones de parches o la aplicación de temas de seguridad, así como los cambios de versiones y licencias debíamos hacerlos in house. Ahora estamos  más tranquilos porque sabemos que esto lo hace Microsoft y no tenemos problemas de disco, ni de capacidad, ni con los servidores. La Nube resuelve todos estos problemas por los que pasamos las compañías, finalmente los equipos son máquinas y pueden presentar inconvenientes”.

Por estas razones, la filial de QBE en Colombia es la primera compañía del  grupo en Latinoamérica que tiene desarrollado este esquema de Office 365 bajo el plan E1, las demás empresas están esperando los resultados de esta implementación para replicarlo en sus países y traerle muchos beneficios a todos los usuarios y clientes a lo largo de la región.

Mientras tanto,  en la empresa continuarán pensando en las personas y en esta nueva cultura de la movilidad e innovación que se ha trazado la compañía, como lo asegura su gerente de tecnología: “hemos tenido tan buenos resultados con la implementación de Office 365 que ahora estamos pensando en contar con una plataforma de administración de contenido y trabajo colaborativo como SharePoint. Actualmente gestionamos nuestra información interna en discos compartidos y almacenamiento local, mantenido por nosotros, así que por qué no pensar en utilizar todas las potencialidades de SharePoint en beneficio de nuestros usuarios, nuestros clientes y el mismo negocio”, concluye.
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