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| 8/3/2019 12:01:00 AM

Estas son las herramientas que no pueden faltar en una oficina

La productividad depende, en buena medida, de las herramientas tecnológicas que las empresas ofrecen a sus empleados. Estas son algunas que no deben faltar en la oficina moderna.

Los gerentes muchas veces olvidan un aspecto escencial en la oficina: el tecnológico. De acuerdo con algunos estudios, el diseño y la funcionalidad de un espacio de trabajo tiene un impacto enorme en el desempeño del equipo. Desde luz apropiada hasta un sistema de almacenamiento en la nube, dicen los expertos, puede incrementar la productividad. A largo plazo la inversión que se haga en este campo se compensará con creces. Lo importante es saber cuáles son las más importantes. Por eso, un grupo de expertos en tecnología identificaron aquellas herramientas que no pueden faltar en un espacio de trabajo. ¿Cuáles son? Acá un panorama.

1. Lineas confiables para hacer teleconferencias. Aunque parece algo obvio en estos tiempos, muchas oficinas no cuentan con un sistema de comunicaciones que permita hacer videollamadas y conferencias. En la medida en que las personas hacen teletrabajo o viajan por motivos laborales, esta ayuda se vuelve crucial para tener a todos los empleados en un mismo lugar y a la misma hora, sin importar el sitio geográfico donde estos se encuentren.

2. Plataformas en la nube. La movilidad es una de las características del diario vivir en materia laboral. Eso ha hecho que los límites entre la casa y la oficina se pierdan en muchos casos. Por eso, llevar consigo toda la información relacionada con su trabajo es imprescindible. La mejor manera de hacerlo es teniendo los documentos y datos disponibles siempre en la nube. De esta forma los empleados podrán acceder a ellos cuando los necesiten, desde el lugar que sea y no solo desde la oficina. Eso sí, es importante que esta información esté segura y que solo aquellos autorizados tenga acceso a ella.

3. Buena cobertura de Wi-fi. Tener conexión a Wi-fi es crucial para los empleados pues este tipo de servicio ayuda a que las personas sean más eficientes en su trabajo y se comuniquen mejor. Es importante que el servicio sea fiable para que no obstaculice las funciones de los empledos. Por eso, si la empresa es grande, debe asegurarse de que el servicio llegue a todos.

4. Diseño. Aunque muchas veces se subvalora, la arquitectura y el diseño del lugar de trabajo es vital para la concentración y la creatividad. Algunos expertos sugieren verificar que las luces sean las apropiadas, que los escritorios y sillas sean cómodas y que el diseño de los cubículos o puestos de trabajo promuevan un ambiente colaborativo pero también de productividad.

5. Seguridad. Ya no es suficiente tener una contraseña y un carnet. La tendencia es buscar la llamada seguridad multifactorial, que incluye además de la tarjeta de identificaión de ingreso, una huella digital o un sistema de reconocimiento facial.

6. Ciberseguridad. También es fundamental tener sistemas de protección de información robustos y efectivos. En este aspecto siempre hay que estar actualizando los programas para no permitir que las habilidades de los hackers y otros criminales cibernéticos sean mayores o más rápidas que las suyas al momento de proteger sus datos.

Los tableros electrónicos ayudan a ahorrar tiempo en la toma de notas, pues la información que se escribe allí queda almacenada.

7. Tableros electrónicos. Las pizarras son útiles en la planeación de proyectos y otras actividades de la vida laboral, pero estos van un paso más allá porque estos aparatos pueden guardar e imprimir la información que se escribe sobre ellos. Esto es muy eficiente, pues ahorra tiempo en la toma de notas y de esta forma mejora la productividad.

8.Buenos audífonos. Las oficinas abiertas se hicieron para fomentar la comunicación y la colaboración de los equipos pero no para la concentración. Es importante, por lo tanto, que los empleados cuenten con un par de audífonos para aislar el ruido en aquellos momentos en que requieren de total concentración.

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