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CUARENTENA

Firmar documentos digitalmente y de manera segura #Quédateencasa: Héctor García

Actualmente el Covid-19 nos impone retos muy importantes para gestionar digitalmente los procesos de entidades y empresas, a fin de cuidarnos del contagio. Por ello, la firma de documentos con herramientas digitales es un imperativo. Sin embargo, firmar documentos electrónicos, tiene importantes retos y responsabilidades que no pueden obviarse.

Héctor García
31 de marzo de 2020

¿Qué tipo de documentos puedo firmar digitalmente?
Algunos ejemplos son:

  • Contratos laborales, de prestación de servicios, de proveeduría, de obra, de arrendamiento, alquiler, mandatos.
  • Actos administrativos de carácter general y particular.
  • Memorandos internos y externos.
  • Oficios.
  • Conceptos.
  • Actas de juntas directivas, asambleas, actas de reuniones de copropietarios de propiedad horizontal.
  • Formularios de todo tipo.
  • Reglamentos.
  • Informes a entes de control.
  • Providencias judiciales; sentencias, autos y órdenes.
  • Poderes generales y especiales.
  • Actos notariales.
  • Resoluciones, decretos, circulares.
  • Proyectos de ley, de acuerdo y de ordenanza.
  • Leyes, acuerdos y ordenanzas.
  • Títulos valores: facturas, pagarés, letras, etc.
  • Videos y fotografías en formato original.

En el mercado existen aplicaciones móviles y de escritorio como Dike GoSign que puede descargar en su smartphone, tablet o computador, y que permite firmar en minutos cualquier documento con firma digital o electrónica, con la presencia de una entidad acreditada por ONAC. Camerfirma Colombia ofrece en el mercado nacional aplicaciones de última generación para firmar digitalmente desde cualquier dispositivo. Este servicio hoy lo utilizan sectores como gobierno, telecomunicaciones, financiero, servicios públicos, órganos de control, entre otros.

Las entidades necesitan evolucionar frente al envío y notificación de documentos y actos. Actualmente todos los actos administrativos, casi en su totalidad, se notifican en físico. En Europa por ejemplo todas esas notificaciones son electrónicas haciendo uso del correo electrónico certificado y de sus Sedes Electrónicas.

¿Qué debo tener en cuenta para firmar documentos electrónicos?

1. Existe una Guía de Documento Electrónico y Expediente Electrónico del Ministerio TIC que dicta las pautas sobre la seguridad en el uso de documentos electrónicos. https://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/articles-61594_recurso_pdf.pdf
2. El mecanismo de firma electrónica debe garantizar la autenticidad, integridad, fiabilidad y conservación segura del documento.
3. El mecanismo de firma digital es el mecanismo idóneo para garantizar la autenticidad e integridad del documento electrónico. Para documentos de menor valor como un memorando interno, se puede hacer uso de firmas electrónicas.
4. La firma digital garantiza la autenticidad e integridad del documento. Mientras que la firma electrónica garantiza -en tanto se pruebe- la autenticidad del documento, pero no su integridad.
5. Hacer uso de sellos de tiempo emitidos por terceros de confianza para garantizar los períodos de conservación de los documentos en formato electrónico.
6. Garantizar la detección de cualquier tipo de alteración o modificación al documento.
7. El formato del documento debe conservarlo a lo largo del tiempo.
8. La firma digital tiene que ser emitida por una entidad de certificación digital acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación -ONAC-.
9. Debe haber un riguroso proceso de validación de identidad para la emisión del certificado de firma digital.
10. La herramienta que se implemente debe dejar firmar fácilmente desde cualquier dispositivo: computador, tablet y/o smart phone.
11. La firma digital o electrónica no debe estar contenida en soporte token USB, sino debe tratarse de un servicio multicanal y multi dispositivo, que pueda usarse en computadores portátiles y de escritorio, o en tabletas y celulares.