Plata bien administrada

Un empresario que no dispone de cifras actualizadas, reales y confiables tendrá dificultades al tomar decisiones administrativas, operativas y de financiamiento. Para tener una pyme eficiente, no hay otra opción que organizarse y dentro de este proceso, montar una buena gestión financiera, que no es otra cosa que el manejo y conocimiento de la información financiera y contable para orientarla hacia la toma de decisiones.

Una empresa que realiza una buena gestión financiera dispone de presupuestos, proyecciones de corto, mediano y largo plazo, que le permiten hacer previsiones sobre el futuro. El empresario debe saber que hay que ir más allá de llevar la contabilidad. Tiene que establecer una batería de indicadores financieros para evaluar el endeudamiento, la liquidez y la capacidad de pago, entre otros. Estos indicadores facilitan el análisis de las inversiones que deben asumir la empresa en diferentes momentos del tiempo para expandirse y crecer. Por otro lado, la gestión financiera eficiente permite una gestión tributaria correcta, donde se paguen los impuestos necesarios y a tiempo. Otra ventaja que se genera es la reducción de costos y gastos por tener la información actualizada optimizando la productividad.

El orden en las metas y en las cuentas también sirve para determinar cuánto y cuándo se necesitan créditos, pero además hace más fácil que las entidades financieras se decidan a prestarle a la empresa. Los bancos no les dan crédito a pyme que muestran problemas de planeación financiera, a aquellas cuyos balances no reflejan su situación financiera, o a las que tienen flujos de caja mal elaborados. Tampoco a las empresas que mezclan las cuentas personales, con los gastos familiares y con los movimientos de caja de la pyme.

El empresario pyme debe trabajar para el futuro de su empresa. Esto se hace asegurándose de que la organización no solo se dedique a resolver situaciones del día a día, sino que construya la capacidad de gestión del empresario. En internet, hay herramientas de capacitación y aprendizaje que estén al alcance de todos para conseguir este propósito.

Pero también hay otros lugares para formarse. La Cámara de Comercio de Bogotá ha concentrado gran parte de sus esfuerzos en impulsar la gestión financiera de la pyme, para facilitar su acceso a recursos financieros. Cuenta con el programa Apoyo en Soluciones Financieras, que está conformado por la Rueda de soluciones financieras, Alianzas estratégicas para el financiamiento y la línea de crédito Cámara de Comercio de Bogotá (CCB) - Fondo Nacional de Garantías (FNG). La Rueda de soluciones financieras es un encuentro de las empresas con el sector financiero, en el que se resuelven inquietudes de los empresarios, se presentan soluciones factibles y se busca maximizar el conocimiento entre ambas partes. Las Alianzas estratégicas para el financiamiento permiten acceder a los mejores servicios bancarios y conseguir condiciones más favorables para el empresario pyme. Finalmente, la línea de crédito CCB-FNG otorga un aval sobre el 70% del crédito aprobado y el 30% restante debe ser respaldado directamente por la pyme.

Pero, además, a mediados de septiembre, la Cámara de Comercio lanzó el Programa Tutor de Gestión Financiera. Este tutorial es una herramienta amigable que se puede alimentar con los datos de la compañía, para obtener indicadores financieros, construir una planeación financiera práctica y ofrecer soluciones acertadas sobre la situación actual de la compañía. Este tutorial es un paquete que incluye software, apoyo virtual vía internet y presencial, una guía escrita de conceptos y seminarios de capacitación. El valor de este software es $1.800.000 y está enfocado directamente a dar soluciones financieras. "Todos estos recursos están encaminados a mejorar la gestión financiera de la pyme, con el fin de acceder fácilmente a recursos financieros, contar con información organizada y confiable, para así anticiparse a las necesidades del día a día", dice María Fernanda Campo, presidente de la Cámara de Comercio. Poner en marcha un programa de esta naturaleza tiene los mejores efectos. "Esto le ayuda a construir confianza dentro de su empresa y ante los bancos", comenta.

Por su parte, la Asociación Colombiana de Medianas y Pequeñas Industrias, Acopi, se impuso la tarea de fortalecer la gestión de los empresarios de su sector. En particular, se han enfocado recientemente en ayudarles a robustecer su capacidad de administración de recursos financieros. "La gestión financiera en la pyme es compleja, por las fuertes presiones de liquidez, lo cual genera una descompensación en las fuentes y uso. Esto conduce a un manejo de caja en el que se recibe lo que se pueda y se paga con lo que haya", dice Juan Alfredo Pinto, presidente de Acopi.

"De no hacer una gestión financiera organizada, se da prioridad de manera equivocada a temas que no lo ameritan y se convierte en una gestión desesperada. Cuando se observa una estructura financiera con lineamientos claros y priorizados, se tienen flujos financieros ordenados y se evitan los problemas de tener a veces extraordinaria liquidez y a veces sequías absolutas", explica el dirigente gremial.

Para mejorar en estos temas, las divisiones regionales de Acopi tienen programas de capacitación a los empresarios en diferentes áreas que puedan afectar su gestión. Durante este año, han trabajado en asociación con la multinacional SAP, para ofrecer a las pyme el software Business One, el cual es una solución tecnológica muy amplia que abarca aspectos financieros, administrativos y operativos. Esta herramienta es para empresas que tienen desarrollados los aspectos centrales de información en su empresa y que quieran sistematizar todos sus procesos para llevarlos a que se puedan seguir desde un 'tablero de mandos' único. El tablero muestra todos los aspectos relevantes de los procesos de operación, ventas, administración y finanzas. Con Business One, un empresario pyme puede construir y seguir sus proyectos financieros como lo hacen las empresas más grandes del mundo. Debido a la complejidad de este programa, su valor puede comenzar a partir de $5 millones en adelante, de acuerdo con las características que se le quieran adicionar.

La implementación de la gestión financiera se convierte en un elemento diferencial para la pyme pues es lo que la hace ser más eficiente y organizada. Esta labor permite definir qué tipo de financiación se acomoda más a cada situación, sistematiza y estandariza la información; permite establecer estrategias de corto, mediano y largo plazo y hace más factible el acceso al financiamiento.

Fundes Colombia es una organización dedicada a promover e impulsar el desarrollo competitivo de la pyme en América Latina. Para que la pyme se consolide y se fortalezca, esta organización considera que es necesario que la empresa trabaje con un norte claro. Para desarrollar una gestión financiera eficiente, sostiene esta organización, es necesario tener en cuenta tres puntos clave: la planeación estratégica, la definición y determinación de objetivos claros, y contar con indicadores prácticos y medibles.

Fundes considera que cuando una pyme se enfoca en la consolidación de una gestión financiera precisa, consigue con más facilidad un crecimiento sostenible y el desarrollo de la competitividad. Sin embargo, cree que estas metas solo se alcanzan con la formulación de un plan estratégico que trascienda la resolución de problemas del día a día y de la obtención de un flujo de caja positivo al final de la semana. "La importancia de trabajar con unos lineamientos organizados, está en que permite que la empresa cometa menos errores, que no pierda el foco en su objetivo principal y evita que se quiebre", señala Fundes Colombia.

La pyme debe trabajar en escenarios de largo plazo que hagan compatibles los intereses de los dueños con los de la empresa, y los objetivos de las diferentes áreas de la firma entre sí (la gestión de procesos, de aprendizaje, la operativa y financiera). Con eso claro, una de las tareas de la planeación es la congruencia entre los aspectos operativos y administrativos, a partir de la disponibilidad y las necesidades de recursos financieros: esa es la primera tarea de la gestión financiera.

Fundes ha desarrollado programas de formación y consultoría para pyme. El servicio de consultoría está orientado directamente hacia la empresa, donde se hace un diagnóstico a la medida para prestar soluciones. Se estudian cuáles son las fortalezas y las debilidades que se deben superar y se determinan las condiciones de capacitación de sus empleados para establecer qué áreas hay que reforzar y preparar. También asesoran en manejo financiero, en preparación de presupuestos, alfabetización financiera tanto en la elaboración y lectura de estados financieros, como de indicadores.