Normativas de buen gobierno corporativo en la era digital

En un mundo en evolución constante, las organizaciones y en especial, en el mundo corporativo cada vez más en varias  jurisdicciones, se considera la obligatoriedad de realizar las reuniones de Juntas Directivas como una parte esencial del funcionamiento de los negocios. La nueva tendencia es que si las actas de las reuniones no se registran y se conservan, se considera un delito definido en las nuevas legislaciones.

El enfoque del menor esfuerzo en esta materia no es el más aceptado, y esto tiende a reproducirse en los códigos de buen gobierno en el mundo corporativo, de la misma manera que hay legislaciones en las que se aceptan el llevar acabo la reunión de Junta Directiva por medios digitales, lo cual se considera un delito, al no dejar registrado en la minutas de la reunión o inclusive dejar gravado en medios magnéticos, las resoluciones aprobadas en la respectiva reunión.

Los directores de empresas deben tener en cuenta, que las minutas son un registro formal por escrito de los asuntos tratados y resoluciones tomadas en la reunión y se pueden presentar en la corte como evidencia de la empresa, con el fin de que se ejecuten correctamente. 

Por lo tanto, cada director presente en la reunión registrada en las minutas, debe tomar el tiempo para considerar el contenido y proporcionar su aporte antes de que las actas sean firmadas por el Presidente y el Secretario. Las actas de la Junta constituyen una prueba de que las reuniones han sido debidamente realizadas y convocadas, y hace referencia a que todos los procedimientos registrados han tenido lugar, así como a que todas las citas registradas son válidas.

Obviamente se mantiene el poder para aprobar una resolución por escrito en el lugar donde se celebró  la reunión y en el caso de que la mayoría de los miembros se reúnan por un medio digital: ¿dónde se considera que se celebró la reunión? 

Por primera vez, los criterios para determinar dónde se celebraron las reuniones, se establece en las nuevas legislaciones. Por ahora se han establecido tres diferentes opciones: 

1. El lugar donde se encuentra el mayor grupo de participantes.

2. Si los participantes están dispersos en varios lugares,  el sitio de la reunión se establece donde se encuentra el Presidente de la Junta.

3. Si las dos primeras opciones no se aplican, el grupo puede determinar la ubicación por sí mismo.

Otra práctica adicional es la opción para tomar una resolución de Junta Directiva, cuando no es práctico que los Miembros de la Junta de una empresa puedan reunirse y en donde todos sus miembros por unanimidad están de acuerdo en la acción propuesta. Entonces es posible que pasen una resolución por escrito y firmada por todos, en lugar de la celebración de la reunión.

En conclusión, observamos que el mundo corporativo está adelantando esfuerzos en ponerse a tono con las nuevas tecnologías y realidades que estamos presenciando; por otra parte, en algunos países todavía falta por digerir y tomar conciencia de lo que esto significa y el impacto que pueda tener en la competitividad y la productividad de nuestros negocios, asumiendo las necesidades y los nuevos retos a los que nos enfrentamos en estos temas en el mundo.