Nuevos desafíos de los entornos de trabajo

La pandemia desencadenada por el covid-19 está creando un imperativo universal para que gobiernos y organizaciones por igual tomen medidas para proteger a la población. En este clima de crisis, sus decisiones no solo determinarán la forma de operar a corto plazo, sino que también influirán significativamente en la manera hacerlo en el futuro. Los líderes exitosos serán aquellos que tomen medidas rápidas para navegar la crisis a fin de evitar la disrupción de sus negocios y la posible pérdida de ingresos, forjar nuevos niveles de confianza con su fuerza de trabajo y posicionar sus empresas para mantenerse competitivos y aumentar la productividad en el futuro.

En ese contexto, el foco principal de las organizaciones debe ser impulsar un entorno de trabajo digital flexible. Si bien muchas empresas tienen alguna forma de entorno de trabajo remoto, la mayoría no ha desarrollado la cultura, tecnología, comunicación y las políticas que tendrán que trabajar casi simultáneamente en el contexto mundial actual.

La hoja de ruta hacia un entorno de trabajo digital flexible destaca seis dimensiones clave para rápidamente hacer la transición: 

1. Cultura y sensibilización: proveer la tecnología y el entorno laboral para permitir un trabajo remoto efectivo, implementando un plan de comunicaciones que entregue guías sobre las políticas tanto externas como internas en este aspecto.  Para muchas compañías, el trabajo remoto es un cambio de paradigma que puede tomar tiempo en ser adoptado. En esos casos es crítico que se les entregue a los líderes las herramientas y el coaching para ayudarlos a crear el entorno adecuado para testear y aprender, así como para ayudar a las personas a adaptarse rápidamente a las nuevas formas de trabajar. 

Aspectos clave:

• Transparencia radical: adoptar un enfoque realmente humano: preparar a los líderes para ser empáticos y estar disponibles para sus equipos. Acelerar la adopción de esta nueva fuerza laboral a través del desarrollo y expansión de una red de “champions” del cambio, que lideren la transición. 
• Cloud primero: las empresas deberán dejar de trabajar en versiones locales de data y documentos, y pasar a adoptar aplicaciones y almacenamiento basadas en Cloud, las cuales puedan respaldar todo, desde la creación de documentos y el desarrollo de aplicaciones, hasta la gestión de procesos y otros.  
• Optimizar el trabajo remoto, ahora: recomendar buenas prácticas para un entorno laboral efectivo en casa, incluyendo ergonomía, reducción de distracciones, y configuración de la red local para impulsar la mejor experiencia para los trabajadores. 

      2. Colaboración elástica: Rápidamente desplegar herramientas de colaboración a través de la organización para construir puentes con los consumidores, socios y proveedores. 

Aspectos clave:

• Adoptar y medir la colaboración: desde hoy, se deben expandir las capacidades de colaboración y comunicación para proveer la cobertura a gran escala de los empleados. Impulsar soluciones basadas en SaaS como Microsoft Office 365, Google G-Suite, Connect, WebEx y Zoom. Lanzar una campaña completa de educación para los colaboradores.  
• Habilitación de negocios cruzados: identificar contactos clave y relaciones business-to-business en el ecosistema. Evaluar las capacidades actuales de reuniones (conferencia web, servicios de video). Se deben crear materiales integrados de comunicación y entrenamiento para que los usuarios del negocio puedan adoptar el cambio en su estilo de trabajo. 

      3. Entorno de trabajo virtual: Evaluar la red tecnológica de las empresas, acelerar el despliegue de dispositivos y potenciar los entornos virtuales para apoyar una demanda móvil creciente.

Aspectos clave:

• Habilitación de dispositivos y aceleración de la movilidad: dar prioridad a la habilitación de los trabajadores que tienen funciones críticas en la conducción de la empresa, asegurando que tengan las herramientas y el acceso que necesitan. 
• Escritorios virtuales: implementar soluciones de escritorio virtual como Microsoft, Citrix, VMware o Amazon que ofrecen espacios de trabajo virtualizados.

      4. Networking fluido:  Impulsar una conectividad fluida, segura y fiable en las redes corporativas, los activos de Cloud, y con los socios estratégicos.

Aspectos clave:

• Redes remotas y domésticas: proporcionar una orientación clara a los empleados sobre opciones y paquetes de conectividad de banda ancha en sus lugares de origen. Considerar la posibilidad de subvencionar soluciones de mayor ancho de banda y calidad de servicio. 

      5. Continuidad distribuida: Mejorar los planes de continuidad de la empresa, incluyendo escenarios como la reducción en el número de empleados disponibles, restricciones en los viajes y situaciones de teletrabajo a largo plazo.

Aspectos clave:

• Vigilar y evaluar: analizar continuamente la inteligencia de las principales instituciones de salud, como la Organización de la Salud y los Centros de Control de Enfermedades, gobiernos y otras ONG. Activar procesos de gestión de crisis y formar un equipo de tareas como sea necesario.
• Planificación de negocios: incorporar la planificación para la pandemia en sus planes de continuidad de negocio, que es similar a la planificación para eventos climáticos catastróficos. Ejecutar a escala completa pruebas de continuidad humanas y de departamentos.

      6. Seguridad adaptada: Generar procesos para situaciones excepcionales, ampliar el enfoque de acceso a la red confiable y automatizar la detección y respuesta. 

Aspectos clave:

• Protección, detección y gestión: el uso ampliado de una multitud de dispositivos en lugares potencialmente menos seguros requieren protección adicional. Construir análisis y automatización en la detección y respuesta para protección, detección y gestión, para reducir la cantidad de intervención humana requerida.

El momento de actuar es ahora. Posponer la toma de decisiones o esperar para poner en marcha acciones puede tener impacto inmediato y a largo plazo en la continuidad del negocio. Esta crisis traerá cambios en la forma en la que trabajamos y nos relacionamos. Ante esto, los directivos deben desarrollar un plan para implementar este entorno de trabajo digital flexible, poniendo el foco en las seis dimensiones fundamentales anteriormente expuestas.

* Presidente de Accenture Colombia