Ensaya esta nueva herramienta gerencial para la productividad

Uno de los problemas más frecuentes que observo de mi propia práctica directiva es que todo el tiempo estoy asediado por múltiples distractores que no me permiten tener una plena concentración en mis actividades. Un claro ejemplo de esta situación es recibir toneladas de información que nos distrae sin remedio, en los grupos de WhatsApp a las 10:00 a.m.

Muchas veces me pregunto: ¿estoy usando bien mi tiempo?, ¿estoy satisfecho con mi propia productividad?, ¿le dedico el tiempo suficiente a mis prioridades?, ¿tengo prioridades o le digo sí a todo?  A partir de estas preguntas y, especialmente, con la cuestión: ¿qué debo hacer para ser más productivo?, surgió este artículo.

Una herramienta poderosa: el mindfulness

A raíz de estos problemas nació un concepto llamado el mindfulness directivo, que ha empezado a ganar terreno en el mundo de la empresa. Se trata de una actividad enfocada en la atención plena. El mindfulness pretende que las actividades que realicemos cuenten con toda nuestra concentración y, de esta manera, podamos tener un incremento de nuestra tranquilidad, bienestar y, en última instancia, de nuestra productividad y rendimiento.

¿Por qué el mindfulness es clave para el directivo?

Debido a la alta exposición que tenemos los directivos a las pantallas, cada vez se hace más difícil la atención y el diálogo profundo.

Por un lado, muchas veces mientras conversamos con alguien, tenemos la mente en otras cosas y perdemos de vista el momento y la situación. Por otro lado, es cada vez más difícil la separación entre la vida personal y la empresa, con lo cual miramos el correo, las noticias o chateamos con asuntos del trabajo mientras estamos al frente de nuestros seres queridos.

Eso sin mencionar lo que le pasa a la mente cuando estás conversando con alguien de tu familia: ellos te hablan y tú tienes puesta la cabeza en el trabajo o en otra cosa. Sin duda, esto es una buena prueba de nuestra falta de separación entre la vida personal y familiar con el trabajo profesional, lo que, en el largo plazo, deteriora nuestras relaciones.

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Si tenemos estos síntomas, ¿qué debemos hacer para usar eficazmente el mindfulness en nuestra vida laboral?

1. Aprende a estar presente. Es lo único real de la vida. Recuerda que el exceso de pasado nos genera nostalgia y remordimiento y el exceso de futuro nos crea una fuerte ansiedad.

2. Intenta escuchar realmente lo que sucede en una reunión; verás como mejora la calidad de tu conversación.

3. Trata de disminuir tu actividad con el celular, despréndete de él, ten el valor de apagarlo cuando requieras atención, sácalo del cuarto, permite que suene y ten el control. Está comprobado que una persona puede sobrevivir sin celular y el mundo igual transcurre.

4. Aprende a gestionar el tiempo y la agenda. El principal error es que creemos que el éxito de la agenda es llenarla de actividades. Por el contrario, la primera tarea de un directivo es priorizar, eliminar y delegar el mayor número de actividades posible. No olvidemos que el directivo es aquel que hace, por medio de otros, que las cosas sucedan. El principio de la eliminación no es para hacer más con menos, sino para enfocar su atención en lo verdaderamente importante de su organización. El peor enemigo del directivo es la sensación engañosa de éxito que produce el activismo.

5. Cuida el orden y el orden cuidará de ti. ¿Quién es un directivo ordenado? El que establece objetivos, define prioridades y expectativas y, sobre todo, aquel que privilegia la reflexión, la deliberación y la ponderación de las decisiones antes que la acción frenética.

6. Aprender a decir ¡no! Y más en nuestra cultura colombiana caracterizada por las formas polites. Cuántas veces nos vemos abocados a situaciones que no queremos por la pena de no decir no cuando corresponde. El secreto para el directivo y para sus pares es hacerse las siguientes preguntas de control: ¿esta tarea añade valor a los objetivos de la organización?, ¿qué aporta este informe?, ¿qué ganamos con esta discusión tal como la estamos enfocando?, ¿estamos perdiendo el tiempo en papeles que no aportan nada?, ¿esto sería más fácil hablarlo personalmente en 30 segundos que escribir un correo en 10 minutos?

7. Los horarios son el guardián de nuestros objetivos y del plan de vida. Uno de los mayores aprendizajes directivos consiste en ceñirse a un horario con prioridades, tareas y acciones para determinada hora. Es muy diferente contestar todos los correos al minuto que hacer tandas para encuadrar respuestas, priorizar y resolver.

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8. Cuentas con 168 horas a la semana. 56 horas para dormir lo adecuado para estar bien de salud. Te quedan 112 horas para distribuirlas entre tus prioridades. Recuerda, el tiempo es una elección y tú eliges a qué actividades les quieres asignar tu tiempo.

9. Cuando le dices sí a algo, le estas diciendo no a otra cosa y viceversa. Cuando decides hacer algo estás clausurando otra posibilidad. Por eso es tan difícil encontrar tiempo para hacer deporte. Esto implica decirle no a algo que nos gusta, por ejemplo, dormir.

10. Cuando digas no tengo tiempo para eso es porque no tienes eso dentro de tus prioridades. ¿Cómo saber entonces cuales son tus cinco prioridades? Pues sabiendo cuáles son los objetivos que has definido en tu planeación anual. Recuerda que el motor de la vida son los objetivos.