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    Jorge Iván Gómez Osorio     | 2017/06/15 00:01

    La clave de la gestión del tiempo… sin recetas

    El secreto de una buena gestión del tiempo está en recordar las palabras del santo que dice: “Haz lo que debes y está en lo que haces”.

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El problema

Uno de los mayores enemigos del mejoramiento de un directivo es la dispersión, la cual consiste en dividir el esfuerzo, la atención o la actividad, aplicándolos desordenadamente hacia múltiples direcciones. Las causas pueden estar desde el uso incorrecto de la tecnología hasta la ausencia de disciplina mental para concentrarse en una tarea al tiempo. Un ejemplo de esta situación, probablemente, usted lo está viviendo al momento de leer este artículo porque suenan alarmas de chats, del Outlook, o su mente está atascada en algún problema o emoción, todo al mismo tiempo. Como consecuencia surge un descenso en la productividad, frustración por no lograr lo proyectado y, sobre todo, pérdida de reputación por bajo desempeño.

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Igualmente, vivir en ese modo de “piloto automático” nos priva de experiencias significativas por estar en presencia física pero con ausencia mental. El mejor ejemplo es cuando decidimos tomar unas merecidas vacaciones para estar con nuestra familia, pero nuestra mente y espíritu están con el último problema que dejamos en la oficina y dejamos de experimentar con plenitud el momento de esparcimiento que tanto buscamos.

¿Dónde encontrar la clave para mejorar?

La clave está en aprender a desarrollar una capacidad directiva: prestar atención. Cuando lo hacemos, liberamos la mente de la sobrecarga de ocupaciones y preocupaciones que, la mayoría de las veces, no nos permiten concentrarnos en lo que hacemos. Asimismo, se incrementa nuestra memoria en el trabajo, la comprensión, el aprendizaje, la calidad de las discusiones, la resolución de problemas y, especialmente, la toma de decisiones (Ribera & Guillén 2014).

El propósito de prestar atención consiste en permitir un equilibrio de nuestra vida personal y familiar con el trabajo. En otras palabras, esto nos lleva a liberar el tiempo improductivo y el activismo sin dirección para dedicarlo a otros fines como pasar más tiempo con la familia, los amigos o practicar un deporte, lo cual nos brinda mayor sentido de bienestar y realización.

Empresas como General Mills o Google han implementado programas para mejorar la capacidad de prestar atención y, de esta forma, incrementar la productividad y el sentido de satisfacción y contribución del trabajo. De hecho, Google tiene un programa denominado Search Inside Yourself que busca generar espacios de reflexión personal para entrenar la atención, el autoconocimiento y el fomento de hábitos mentales sanos como el orden, la organización y el mono-task.

Algunos principios que nos pueden ayudar

Cuidar los horarios:

Debemos aprender a tener horarios con respecto a nuestro propio trabajo y llevar este orden a la agenda. Por ejemplo, debemos tener un momento para responder las llamadas, contestar el teléfono o escribir informes. Las primeras horas de la mañana son la mejores para actividades que requieran concentración y uso intensivo de la fuerza de voluntad.

Filtrar las actividades:

Conviene evitar hacer compromisos que no sabemos si podemos cumplir o no. ¿Para qué enviar una comunicación o hacer un informe que no nos están pidiendo porque no es necesario? Además, antes de iniciar una lista de pendientes, es preciso preguntarnos si es necesario, útil o si me permite lograr algún objetivo. Muchas veces llenamos nuestras listas de pendientes que no tienen ningún impacto en nuestros objetivos personales o profesionales.

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Tenga el valor de apagar el celular o el computador mientras trabaja:

Debemos reconocer que el peor cáncer de la vida directiva es el activismo, una adicción que genera su propia adrenalina. Esta enfermedad, para citar un ejemplo, se hace más evidente cuando tenemos que contestar el correo electrónico inmediatamente cuando lo recibimos y dejamos de lado lo que estábamos haciendo; por no mencionar nuestras reacciones con el whatsapp o las alertas de Facebook o Linkedin. El mayor problema de este problema radica en que nos volvemos irreflexivos, primarios, reactivos y emocionales a la hora de tomar decisiones, lo cual va en contravía de lo que se espera de un directivo: su prudencia, ponderación y ecuanimidad.

Conclusión

Los directivos normalmente contamos con 48 horas a la semana. Tenemos limitaciones de tiempo y de espacio. Por lo tanto, debemos aprender a elegir los objetivos que perseguiremos y los que aún no. En la tarea diaria de alcanzar nuestros objetivos debemos aprender a prestar atención a lo que queremos lograr y evitar la dispersión. Debemos descubrir que el futuro se construye con un presente bien administrado. En resumen, el secreto de una buena gestión del tiempo está en recordar las palabras del santo que dice: “Haz lo que debes y está en lo que haces”.

Lea también: ¿Cuáles son los obstáculos para ser gerente general?

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