10 puntos clave para crear los estatutos de su empresa

Estos deben estar acorde con los principios del tipo de sociedad que tiene o desea constituir, porque son el mejor ejercicio para entender la empresa y generar mayor acercamiento con sus hijos y socios. Desde hace algún tiempo vengo reflexionando sobre la forma como los empresarios nos interesamos en entender todos los temas operativos de la compañía, como la búsqueda de clientes, desarrollo del producto, consecución de los empleados, pero le damos poca importancia a los aspectos legales, relacionados con la constitución de la empresa.

Hace algunos años un alumno me comentó que iba a crear una empresa y necesitaba los estatutos de una S.A.S. (Sociedad Anónima Simplificada); le contesté que tenía muchos modelos, que incluso en la Cámara de Comercio le proporcionan los creados por el abogado Francisco Reyes Villamizar, autor de este tipo de sociedad. Le dije textualmente: “Si no haces una tarea exhaustiva con tus socios de entender los estatutos, va a arrancar mal la empresa”. A lo que él me contestó: “Eso sólo es un trámite engorroso que agrega poco valor”. Desde ese momento comprendí no sólo la importancia de este tema, sino la incidencia que ha tenido en nuestros empresarios el hecho de no darle relevancia a los estatutos, pues estos no sólo definen el marco legal de la empresa, sino que son el principio para mantener un buen ánimo societario que busca resolver adecuadamente los posibles conflictos.

Para empresarios familiares o no, es muy importante tener presentes las siguientes recomendaciones al diseñar los estatutos de una nueva empresa o modificar los existentes, tenga en cuenta que para hacerlo necesita el 100% de los votos de las acciones.

1. Revisar el monto del capital social. Colombia tiene una tradición bastante dañina empresarialmente, que consiste en colocar el menor capital social posible, para pagar menos impuestos, incluso, de entrada muchos tributaritas lo aconsejan. Si el capital social es muy bajo, se está generando una cultura que no es coherente con el negocio, técnicamente se debe tener una estructura optima de capital.

2. Pactar por anticipado la distribución de las utilidades. Este aspecto debe quedar registrado en el acuerdo, porque de no colocar ninguna normatividad, se regirá por lo establecido por la Cámara de Comercio.

3. Prácticas de endeudamiento. Al existir la mala práctica entre los socios de no poner el verdadero capital social de la compañía, es poco probable que los bancos presten dinero a la empresa, como consecuencia, es usual que los socios realicen préstamos a título personal, práctica que no es recomendable, como tampoco lo es la de no aclarar los topes de endeudamiento. Se sugiere que la Junta Directiva coloque unos límites de endeudamiento y le solicite a los socios el aval de los créditos.

4. Elegir el tipo de acciones de la compañía. La S.A.S. nos permite establecer el tipo de acciones acorde a los criterios de los socios. Acciones nominales tradicionales, en las cuales una acción tiene derecho a un voto, acciones con doble voto, acciones preferentes, en las cuales se tienen derecho a dividendos, independiente de los resultados de la empresa, acciones de industria para compartir con los empleados. Por ejemplo, si los socios de su empresa son su esposa e hijos, puede darles acciones reservándose el derecho de usufructo.

5. Evaluar la creación de una Junta Directiva. Según su tamaño, las empresas tienen la posibilidad de crear o no la Junta Directiva. Mi recomendación es que así no se esté obligado a contar con ella, como ocurre con las S.A.S, siempre es importante tener una Junta Asesora, así sea sólo de tres miembros, para que las nuevas generaciones comprendan la importancia de contar con externos de experiencia en el negocio. Esta Junta debe al menos reunirse 6 veces por año, cuando las empresas son pequeñas y 12 veces al año cuando alcanzan mayor tamaño. Es conveniente facilitar a través de los estatutos la creación de comités de evaluación y remuneración de Junta Directiva, para hacer un seguimiento y planeación adecuado a la empresa.

6. Definir la importancia de la Asamblea de Accionistas y el Consejo de Socios. Además de la Asamblea de Accionistas que en todas las empresas debe hacerse como mínimo una vez al año, recomiendo la creación de un Consejo de Socios, sus miembros no deben estar en la Junta Directiva.

7. Incorporación del Revisor Fiscal. Aunque legalmente por el tamaño de su empresa, no se le obligue a contar con un Revisor Fiscal, es bueno tenerlo para poder educar a la siguiente generación, de la importancia que un tercero revise las cuentas, sobre todo cuando hay confianza, que es lo más importante en una sociedad, así el buen ánimo societario suele permanecer.

8. Derechos de Preferencia de los Socios. Una parte fundamental de los estatutos es prever los posibles inconvenientes que pueda tener toda sociedad. El más importante es el derecho de todos los socios a tener la preferencia en la compra de las acciones. Si un socio se quiere retirar, el primer lineamiento lo debe tener el núcleo de la familia, la empresa, los socios. Por experiencia he comprobado que como muchos propietarios de empresa no leen con detenimiento los estatutos, se suelen saltar esos mecanismos, dejando abierta una puerta a futuras disputas.

Así mimo es importante tener en cuenta el derecho de todo socio a aceptar o no un nuevo socio, en este caso se establece una mayoría calificada para su aceptación. Cuando éste es rechazado, la compañía puede comprar las acciones, dejarlas en tesorería hasta que haya un nuevo socio que sea aceptado por la mayoría. Esta opción no está en ningún estatuto estándar de la Cámara de Comercio.

9. Mecanismos de protección a los accionistas. El primero es el derecho de acompañamiento y el segundo es el de arrastre. Si un socio mayoritario, en pleno uso de sus facultades, decide vender sus acciones a un tercero, los socios minoritarios usualmente corren el riesgo de perder con ese tipo de acción. Si estos derechos de acompañamiento y arrastre quedan registrados en los estatutos, se garantiza para ambas partes un trato justo.

10. Resolución de conflictos. Si bien esta cláusula aparece en todos los estatutos, es fundamental adicionarle una en la que se establezca que en caso de presentarse un conflicto determinado, éste se pueda resolver con unos amigables componedores escogidos por las partes, la segunda opción son las cámaras de comercio y en una tercera instancia, los organismos internacionales. Para empresas pequeñas la primera opción es suficiente.

Señores empresarios: Nunca es tarde para revisar los estatutos de su empresa, hacer una reunión, leer cada artículo, comprenderlos, adicionarles o quitarles diferentes aspectos que tengan que ver con la cultura de su organización o situación empresarial particular. Por ejemplo, la S.A.S. es tan versátil que usted puede colocar muchos elementos para facilitar la sucesión de la empresa, para atraer a las nuevas generaciones de propietarios, para agregar estatutos relacionados con los mecanismos de control y de seguimiento.

* Ph.D. Director del Área Family Business, INALDE Business School, Universidad de La Sabana
gonzalo.gomez@inalde.edu.co