2020, el año de la facturación electrónica

Muchas compañías podrían pensar en que no hay nada de malo con mantenerse en lo de siempre. Seguir trabajando sus procesos bajo los medios tradicionales y no ser parte del mundo digital que para muchos puede ser asustador y lleno de incertidumbre. Sin embargo, en la actualidad existen ya ciertos procedimientos frente a los cuales las organizaciones se verán obligadas a unirse a la era digital o incurrirán en sanciones legales millonarias e incluso podrían poner en riesgo el funcionamiento de sus negocios.

Para octubre de este año, todos los contribuyentes sin importar el tamaño de su organización deben haber adoptado la facturación electrónica dentro de sus negocios y deben estar reportando de esta manera frente a la Dian. Si bien esto suena sencillo, dar ese paso para empresas medianas y pequeñas puede ser mucho más complejo de lo que se considera. Siendo más específicos, enfoquemos la conversación sobre un proceso que las empresas colombianas han ido adelantando, pero aún falta acelerar la transición y es el de la facturación de papel al medio electrónico, un proceso que por supuesto debe ser aprobado, supervisado y registrado ante la Dian. La facturación electrónica se empieza a convertir en uno de los requisitos indispensables que la entidad exige a sus contribuyentes, con el objetivo de conocer el comportamiento adquisitivo de los colombianos en tiempo real. 

No basta simplemente con empezar a emitir facturas de manera electrónica y subirlas a la plataforma. Cada factura que se emite debe estar aprobada antes de llegar al adquirente y en caso de incurrir en alguna equivocación o generar información incompleta, se emitirán sanciones inmediatas para el comercio. 

Lo anterior puede elevar el estrés y el riesgo para aquellos empresarios dueños de PYMES que están abriéndose paso en el mercado colombiano. Ahora bien, de no cumplirse a cabalidad este requisito, los empresarios se verán entre la espada y la pared al tener que adoptar de manera acelerada alguna nueva tecnología contando con poco presupuesto y luchando por mantenerse vigentes entre variables como la competencia, los impuestos y eventuales sanciones, factores que ponen en riesgo los nuevos negocios en Colombia. 

No obstante, así como la tecnología y la era digital han traído consigo requisitos que aumentan el estrés y crean preocupaciones, también han creado soluciones prácticas y ágiles que ayudan a minimizar la tensión que puede estar produciendo este tema entre los pequeños y medianos contribuyentes. 

Integrar un software propio de facturación electrónica a sus negocios puede significar precios muy altos, capacitaciones costosas e incluso, mientras se aprende a manejar a la perfección, posibles sanciones innecesarias frente a la Dian. Por esta razón, lo más recomendable en estos casos es hacer uso de los softwares en línea de facturación electrónica que les permitirán hacer esta transición de manera rápida, segura y eficaz. 

Siendo esto así, al momento de escoger el mejor software en línea para su negocio, tenga presente que la plataforma cumpla con ciertas características que le permitan asegurarse de que es la mejor herramienta para integrar la facturación electrónica en su empresa y cumplir con lo requerido por ley. 

Entre estas características deberá fijarse en que el software cumpla con los requisitos exigidos por la Dian y esté autorizado por la misma entidad como proveedor, de tal manera que las facturas se emitan sin errores y no produzcan retrocesos de cara al cliente o a su declaración de impuestos. De igual forma, es importante que la plataforma que escoja le transmita la seguridad necesaria en cuanto a la legitimidad del proceso y que le permita tener acceso a las facturas emitidas en cualquier momento en caso de que las llegue requerir. Finalmente, escoja una plataforma que esté acorde con la imagen que quiere proyectar a sus clientes y le permita personalizar las facturas con su logo y demás para mantener la imagen corporativa con la que viene trabajando desde antes. 

Este tipo de facilidades no solo permitirá a las PYMES cumplir con la ley, sino que también les abrirá las puertas a la era digital, poniéndolos en igualdad de condiciones con las grandes corporaciones que tienen elevados presupuestos para cumplir con los requisitos sin problema. 

Si su empresa aún no ha sido contactada por la Dian para realizar el paso a la facturación electrónica, tenga por seguro que este año lo será. Aproximadamente el 50% de las organizaciones en el país ya han sido convocadas por la entidad para realizar la transición bajo la resolución 000064 de 2019. 

La recomendación entonces es revisar la resolución para estar al tanto de la fecha en la que debe adoptar la medida y si le es posible, comenzar desde ya a hacer uso de estos softwares en línea para integrar la facturación electrónica lo antes posible al funcionamiento de su negocio. 

Recuerde que si se encuentra dentro de los mercados que clasifican para ser parte de los días sin IVA y aún no tiene la facturación electrónica incorporada en su empresa, no podrá disfrutar de estos beneficios y se perderá de la oportunidad de incrementar sus ventas. 

El 2020 será el año de esta transformación, no se resista. Adopte la medida de una forma rentable y beneficiosa tanto para su bolsillo como el crecimiento de su empresa.