Costeo por actividad (III)

En la revista DINERO de julio de este año se expusieron algunas bases conceptuales de este concepto moderno de contabilidad. Se insinuó entonces que las contabilidades de costo tradicionales y los sistemas de información diseñados alrededor de ellas, se han utilizado básicamente para controlar costos. Pero en los mercados actuales los administradores de las empresas requieren no solamente información adicional sino especialmente, información adecuada. Es básico diseñar y encontrar el sistema adecuado de información en cada empresa.

Los sistemas de información modernos deben permitirle a los administradores tomar decisiones que contribuyan a formar organizaciones conscientes de la calidad y que aumenten el valor de la empresa. En la organización consciente de la calidad no es suficiente el conocimiento y la administración de los costos internos. Los mercados actuales exigen a las empresas conocer y administrar los costos completos de su cadena de valor.

Por ovo lado, tradicionalmente las empresas han determinado precios agregando un margen de utilidad al costo de los productos. Los abiertos y competidos mercados actuales están obligando a las empresas a pensar en costos determinados por los precios. Como consecuencia, muchas empresas ya asumen que sus precios de venta no pueden aumentar. De esta forma, ya no se deben elaborar presupuestos como en el pasado. En lugar de programar y analizar con base en presupuestos anuales es preciso establecer objetivos mensuales de reducción de costos y mejoramiento de procesos y luego comparar los objetivos con la reducción real.

No es suficiente determinar precios correctamente o poder vender a los precios del mercado. Los clientes hoy exigen calidad, buen servicio, flexibilidad y valor en los productos que encuentran en el mercado. Para proporcionar todo esto, y lograr los niveles de productividad necesarios para crear riqueza, los administradores de las empresas necesitan analizar una mayor y mejor información.

El mejoramiento de los procesos requiere de una organización consciente de la calidad. En la gestión basada en la actividad, las actividades de las personas estarán cruzadas, orientadas hacia el proceso. Las personas que realizan el análisis de los resultados serán también los responsables de mejorar. Esta información proporciona a las empresas las herramientas para sus decisiones de mejoramiento continuo, de planeación estratégica, para lograr los niveles de productividad, aumento de valor y creación de riqueza deseados.

L os administradores de las empresas también necesitan aplicar estos nuevos conceptos de costos y administración. Ya no es suficiente analizar individualmente flujos de caja, estados financieros o los demás índices tradicionales. Para llegar en Colombia a los niveles de utilidad neta requeridos para crear riqueza, competir en el mercado y crear organizaciones conscientes de la calidad, se requieren sistemas de información mucho más sofisticados que los actuales. Como explica Peter Drucker, además de la información básica utilizada tradicionalmente, las empresas hoy requieren simultáneamente información sobre productividad, competitividad y la utilización de recursos:

-Ya no es suficiente medir la productividad de la mano de obra, y se está utilizando el análisis de valor económico agregado, el cual mide la productividad de todos los factores de producción.

- La competitividad mide la habilidad para hacer algo que los demás no pueden hacer, ni siquiera pobremente. Con este análisis se pueden reconocer las nuevas oportunidades en los mercados.

- La información sobre recursos se relaciona con la utilización de los recursos de capital y personas. Los administradores necesitan utilizar y distribuir los recursos humanos tan eficientemente y productivamente como el capital.

Es muy posible que hasta ahora el concepto de costear y administrar la cadena de valor, o utilizar contabilidades de costo, haya tenido que ser una abstracción teórica para muchos administradores, en la medida en que era muy difícil y dispendioso efectuar su medición. Pero, también es cierto que los mercados anteriores no lo requerían. Sin embargo, los errores hoy, en una economía abierta, son muy costosos.

Las empresas que vendan productos o servicios equivocados, presten un mal servicio, diseñen productos muy costosos, no sepan cómo mejorar, no conozcan las verdaderas rentabilidades por producto, cometan errores en las compras, diseñen estructuras organizacionales inapropiadas o desarrollen programas de reducción de costos que no funcionen en la práctica, perderán competitividad y tendrán que sufrir las consecuencias en el mercado. pero afortunadamente en este momento las oportunidades para elevar la calidad de la información son inmejorables. El desarrollo tecnológico reciente de la computación ya esta haciendo posible el diseño de los sistemas de información requeridos y la aplicación práctica de estos conceptos.

Aunque existan muchas dificultades prácticas en la medición de los valores de la cadena económica por la falta de uniformidad en los sistemas de información de las empresas y por la dificultad de compartir esa información internamente, se hace imprescindible costear las cadenas de valor. Los mercados lo van a exigir. De hecho, ya lo están exigiendo, aunque en Colombia no nos hayamos dado por enterados debido a décadas de economía cerrada.

Como dice Peter Drucker, "se requiere analizar información de la cadena de costos, la estrategia corporativa y el desarrollo de productos, como un todo, independiente de las fronteras legales de las empresas. Lo que importa en el mercado es la realidad económica, el costo de todo el proceso económico, no quién es dueño de qué. El costo que importa para la competitividad y la rentabilidad es el costo del proceso total y esto es precisamente lo que el costeo por actividad registra y hace manejable. El costeo por actividad parte de la premisa básica de que los costos de producción no son la suma de los costos de operaciones individuales. Por el contrario, asume que la producción es un proceso integrado que empieza con las compras y continúa aún después de la venta del producto terminado. El servicio todavía es un costo del producto, aun después de que el cliente haya pagado". El conocimiento de toda esta información es el conocimiento de la cadena de valor de la empresa.

Cada empresa deberá encontrar, entonces, su mejor sistema de información, y desarrollar sus propios índices y medidas de desempeño. Ya no se puede seguir pensando que se pueden aplicar conceptos de calidad total, mejoramiento continuo, reingeniería, o planeación estratégica, sin recibir permanentemente información contable por actividad. Ya no se puede seguir pensando que hoy existen las mismas dificultades de sistematización de hace años, para costear, o que los procesos de sistematización de las empresas seguirán siendo los mismos.

El software existente hoy para costear por actividad opera en PC's, en sistemas operaciones DOS o Macintosh, con licencias individuales por PC o en red, en ambiente windows y es tan fácil de operar como una hoja de cálculo o un procesador de palabras. La filosofía de uso de la licencia es igual.

El valor de una licencia individual es aproximadamente US$5.500, con la cual se puede costear cualquier tamaño de empresa. El uso estará únicamente limitado por la configuración del PC. Se recomienda un tamaño mínimo de 8 MB de memoria RAM y unos 400 MB de memoria en disco duro. Por otro lado, no existe, en este momento en el mundo, ningún programa integrado que permita contabilizar y simultáneamente costee por actividad.

Ya no se pueden aceptar opiniones de "asesores gerenciales" que ofrecen seminarios sobre contabilidad de costos por actividad y sostienen que no se debe aplicar a toda la empresa, que primero se deben desarrollar proyectos pilotos para algún producto, planta o departamento de la empresa. Obviamente, estos asesores no han hecho su tarea, últimamente, sobre el tema. En este momento, se debe pensar en la implementación total de la empresa.

La metodología de implementación parcial era válida hace unos años cuando la teoría no estaba totalmente desarrollada y tampoco existía software. Al fin y al cabo, el concepto de costear por actividad fue inventado en 1982 y sólo a finales de la década se generalizó su utilización en otros países. Las empresas pioneras en utilizar el concepto utilizaron proyectos pilotos y hasta desarrollaron su propio software. Ellos, de alguna forma, todavía estaban contribuyendo a la investigación y desarrollo del concepto.

La teoría hoy ya está desarrollada. La etapa de experimentación pasó y Colombia se puede beneficiar de todo eso. La contabilidad de costos por actividad ya es utilizada en casi 1.000 empresas en el mundo y 4.000 sitios de trabajo en Norte América, Europa, Canadá y Sur América. Esa variedad de empresas tan enorme indica que la teoría ya está comprobada adecuadamente.

Por ejemplo, es utilizada por Allied Products, Apple, Ameritech Publishing, AT&T, Bank of Scotland, Bell Laboratories, Boing, British Airways, Community Mutual Insurance, Cincinnatti Coca-Cola, Colgate Palmolive, Coors Brewing, Ford, GTE Products, Hewlett Packard, Honeywell, Hughes Aircraft, Hughes

Tools, IBM, Kodak, Mobil Chemical, Motorola, Nabisco, London Stock Exchange, Lloyds Bank, Kraft General Foods, State Mutual Insurance, Stanley Tools, Visa Intemational, Volvo Penta Production, Philips y una infinidad más.

A pesar de que las empresas en Colombia, hasta ahora, han estado básicamente investigando sobre el concepto, varias ya empiezan a desarrollarlo en la práctica, con mayor decisión en el sector manufacturero que en el de servicios. En general, el sector de servicios en Colombia no tiene cultura de costear o utilizar ese tipo de información. La mayoría de sus directivos están apenas tratando de asimilar el concepto.

Por ejemplo, en el sector de autopartes Yasaki-Ciemel está diseñando e implementando para finales de este año la contabilidad de costos por actividad. Con la apertura económica sintieron la necesidad de costear sus productos con mayor exactitud para competir con la libertad de importación que tienen hoy las ensambladoras.

En el sector de aceites y grasas comestibles otra empresa, Grasas S.A., también está en vías de diseñar e implementar la contabilidad de costos por actividad. En este sector industrial existe exceso de capacidad instalada y por lo tanto hay necesidad de mejorar constantemente la productividad para competir adecuadamente. Están convencidos que la contabilidad de costos les proporcionará la exactitud requerida.

En el sector textil hay empresas como Fabricato que se han interesado en el tema, aunque todavía no se han decidido a aplicarlo en la práctica. Ya es el momento de tomar la decisión. En algunas empresas pequeñas del sector existe la falsa creencia de que sólo se puede utilizar en empresas de mayor tamaño.

Una empresa líder en el sector de materiales de empaque, Smurfit Cartón Colombia, que fue pionera en el diseño de la contabilidad de costos por actividad hace aproximadamente tres años, se quedó en la etapa del proyecto piloto, sin tratar de implementarlo, hasta ahora, en toda la empresa. Y hay otros intentos en otras otras áreas manufactureras, como por ejemplo Cementos Samper, Varela, Papeles Nacionales y Laboratorios Beussie.

Por el lado de las empresas de servicios, en el sector financiero existen ensayos en bancos (Banco de Colombia) y corporaciones de ahorro y vivienda (Las Villas). Debe señalarse que en estos ensayos se han definido cantidades muy altas de actividades (600-700 actividades por sucursal, por ejemplo). Ninguna empresa debe definir más de 200 actividades, independiente de su tamaño, y 12-15 procesos.

Ya existe una empresa inmobiliaria, Representantes Inmobiliarios del Grupo Cafetero, que tiene el diseño y se encuentra en el proceso de implementación. La empresa piensa dedicarse en gran escala a la titularización de activos y consideró necesario tener una contabilidad de costos por actividad.

Algunas compañías de seguros (Seguros Bolívar y Ganadera de Seguros) también están tratando de asimilar el concepto y aprender a utilizar ese tipo de información. Igual sucede en el sector de almacenes generales de depósitos como lo ilustra el caso de Almaviva. Sin embargo, en lo que atañe a las fiduciarias, leasing, o corporaciones financieras todavía no hay ningún desarrollo de interés.

Las experiencias de todas las empresas de los países más avanzados han sido exitosas. No hay razón alguna para que en Colombia no lo sea. Será interesante analizar los resultados reales de las experiencias colombianas a partir de 1996.