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| 6/11/2020 12:06:00 AM

Videollamadas, chat, correo…¿qué atienden los colaboradores?

Cuatro canales son los más usados por los jefes para dar instrucciones a los empleados durante la cuarentena. La clave es evitar enviar el mismo mensaje por varios canales.

En estos dos meses de cuarentena en Colombia, la dinámica laboral ha cambiado por completo y uno de los aspectos más importantes es el trabajo remoto, y con él, los canales de comunicación que se emplean para enviar mensajes y directrices.

En un sondeo realizado a finales de mayo, a través de consultas directas a trabajadores públicos y privados, coincidieron en afirmar que reciben tanta información que muchas veces quedan perdidos. Es decir, hay saturación de información con lo cual se corre el riesgo de que alguna actividad no se realice y peor aún, que un proceso no culmine adecuadamente.

¿Cuáles son los canales de comunicación más usados? y ¿qué tan efectivos son en estos momentos? La mayoría de empresas y entidades se comunican con sus colaboradores a través de WhatsApp, videollamadas, correos electrónicos y llamadas telefónicas.

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El top uno es el WhatsApp, por ahí los empleados reciben instrucciones generales para los equipos de trabajo, solicitud de reportes e informes que se necesitan de manera inmediata, tareas específicas y hasta regaños de los superiores.

En segundo lugar, están las videollamadas, que reemplazaron las reuniones presenciales. En ellas se vuelven a recibir instrucciones generales, se retroalimentan los proyectos, se asignan tareas puntuales, se verifica que los colaboradores entienden lo que deben hacer y no falta un tema de última hora por resolver.

Es importante tener en cuenta que hay momentos en los cuales mientras el trabajador escucha la videoconferencia, recibe llamadas o mensajes de WhatsApp que debe atender con prioridad.

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También sucede que la instrucción que fue recibida por WhatsApp se la vuelven a dar en la videollamada. Eso sin contar que, si el trabajador remoto está en tres o cuatro grupos de chat de su empresa, recibe la misma indicación muchas veces.

Las llamadas telefónicas están en tercer lugar en orden de cantidad de veces que se reciben. En estos momentos una llamada se convierte en algo importante y urgente que lleva a que el trabajador deje lo planeado para atender este nuevo requerimiento.

Finalmente, están los correos electrónicos mediante los cuales se reciben las mismas ordenes o instrucciones que se enviaron por WhatsApp, videoconferencia o telefónicamente, todo porque en que la cultura de las organizaciones existe la idea de que debe estar por escrito para que se cumpla.

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La saturación de instrucciones y órdenes puede ser un elemento adicional para el estrés de quienes están trabajando desde sus casas. Entonces ¿qué hacer?, ¿cómo manejar mejor estos canales?

A continuación, unas recomendaciones para que gerentes, directores y encargados de áreas tengan canales más efectivos y puedan garantizar una adecuada comunicación con sus colaboradores.

  1. Establezca para cada canal una prioridad y el tipo de información que debe transmitir. Recuerde que esto lo deben conocer todos los miembros de las empresas. Ejemplo: las instrucciones de realización de informes solo se manejarán por correo electrónico, los temas urgentes de última hora por teléfono y WhatsApp.
  2. Evite saturar de información a los colaboradores enviando la instrucción más de una vez por los diferentes canales. Es mejor ser preciso y claro una sola vez. Menos, es más.
  3. Establezca contacto directo y déjese ver en cámara, en el caso de las videollamadas. Sus colaboradores necesitan sentirlo presente y cercano y aunque la conectividad no siempre lo permite, trate de hacerlo por lo menos en los primeros cinco minutos, son clave.
  4. Realice reuniones ejecutivas. Las videollamadas o reuniones virtuales deben durar máximo 45 minutos para no perder la atención de los usuarios. Tenga clara la agenda y controle que las intervenciones no superen los cinco minutos.
  5. Envíe información puntual, especialmente a través del WhatsApp. Es importante que los mensajes tengan un título para que sea más fácil encontrarlos cuando se requieren.
  6. Tenga reuniones uno a uno, especialmente cuando es un llamado de atención. Hágalo de forma persona con una llamada telefónica o una videollamada.
  7. Respete el horario de las jornadas laborales.

“Reciben tanta información que muchas veces quedan perdidos o no recuerdan por qué canal lo envío el jefe”

*Por: Eliana Castellanos Díaz

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