Improvisando en el "home-coronoffice"

Estamos viviendo una crisis sanitaria por el virus COVID-19, lo que provoca que desde el pasado 20 de marzo Colombia esté realizando, sin haberlo nunca preparado, el primer experimento de “Home-Office” de la historia del país como una alternativa para continuar las actividades productivas sin exponer a los trabajadores al contagio. Para una organización que no está acostumbrada al “Home-Office”, adoptar este nuevo modo puede tener consecuencias serias, no solo porque se requieren capacidades tecnológicas, si no, un tema de reorganización interna: en pocas palabras, “adaptarse al cambio”. ¿Qué debemos hacer como empresa? 

Nuestro deber es usar todos los medios modernos para evitar la propagación del virus, es en este escenario que el “Home Office” se impone como la idea evidente, ya que según la opinión de muchos especialistas el confinamiento es la mejor solución para frenar la propagación del virus y no saturar las instalaciones de salud de nuestros respectivos países. Posiblemente usted se encuentra en home office desde hace unos días, o debe gestionar equipos en home office, pero ¿Qué es exactamente el home office? Se traduce como “oficina en casa”; la idea es que el trabajador tenga a su disposición en su casa un espacio equipado donde pueda trabajar. A partir de esta definición, el término teletrabajo comúnmente utilizado en las últimas semanas es una traducción equivocada del home office ya que este permite trabajar desde cualquier lugar que no sea la oficina central usando las distintas tecnologías de información y comunicación. ¿Cómo gestionar el “Home-Office”? 

Según los consejos de varios Coaches Agile para gestionar sus empleados en home office estos deben tener un espacio propio para poder concentrarse sobre su trabajo, evitar las distracciones, hacer pausas activas o deporte, etc. Sin embargo, esto no es tan fácil de gestionar por la misma coyuntura, ya que hay factores como el estar pendiente de los hijos (para que lo apliquen), una serie de medios que nos inundan de noticias tanto verdaderas como falsas y el hacer pausas activas y ejercicio se dificulta por el solo hecho de no poder poner un pie afuera de casa. Posiblemente sus empleados no están en home office, tal como lo habíamos soñado todos: es probable que algunos no sientan la presión del jefe que les controlaba varias veces al día y pues eso baja su productividad porque se sienten más libres. Si cree que solamente pasa en su empresa, el estudio de 2018 de Gallup mostró que solamente el 12% de los empleados eran activamente comprometidos en el trabajo. Los gerentes representan el 70% de la variación en el compromiso de los empleados. 

El COVID-19 nos obliga a reorganizar el trabajo, a adaptarnos con velocidad y efectividad, así como en encontrar soluciones disruptivas para resolver los problemas que vamos a encontrar en nuestro camino y que nunca hemos tenido antes. Para muchas empresas, será una cuestión de supervivencia. Por lo anterior sugiero utilizar las siguientes tácticas para la continuidad de su negocio: 

1. A continuación delimito una fórmula que establecí en 2019, basada sobre mi estudio de los casos de éxito de Business Agility en entornos VUCA: Agilidad Estratégica = V x E x D, donde V = Velocidad (de adaptación); E = Efectividad (de adaptación); D = Disrupción. Basado en mi fórmula y mi punto de vista, se deben revisar las prioridades de su negocio: - Revisar estrategia y adaptar sus metas: ¿Cuáles son las operaciones que le permitirán asegurar la continuidad de su negocio y en este contexto, su supervivencia? Empiece por pensar qué proyectos podría sacrificar (de ser necesario) y organízelos al final de su lista de prioridades. - ¿Es tan importante respetar todas las políticas de la organización en este momento? considerando que no: lo que debe privilegiar son los comportamientos de sus empleados, no las políticas y procesos internos que a distancia van a frenar la operación. ¿Es realmente tan importante que usen solamente las herramientas autorizadas por las empresas? un empleado que utiliza WhatsApp porque la plataforma de videoconferencia no está disponible, o porque no logra acceder, es un empleado que quiere hacer avanzar las cosas, por lo cual es importante entrar a revisar los actuales procesos y herramientas de la empresa, los cuales pueden ser el problema. ¡Hay que aceptar que las condiciones cambiaron, por lo cual se deben cambiar las reglas del juego! 
2. ¡Reorganizar equipos de trabajo! Recuerde a sus empleados cual es el principal propósito de la organización, y en conjunto con ellos, analicen cómo “fraccionar” los equipos de trabajo generando escuadrones más pequeños, enfocados en actividades muy precisas. Estos tendrán una comunicación más asertiva y eficiente, menos conflictos, más colaboración (la complejidad de la colaboración es la razón principal para mantener equipos pequeños, es de orden n2, donde n es el número de miembros en el equipo). 

Es importante adaptare a un estilo más moderno de liderazgo empoderando sus equipos, estableciendo estatutos y restricciones con ellos, así su middle-management no será el cuello de botella que frenará su operación. 

3. ¡Lidere a sus equipos! Empoderar los equipos no significa tampoco dejarles sin directrices y sin restricciones, si bien es importante darles autoridad y autonomía, estas deben ir alineadas a resultados. Existen varias formas de dar autoridad y autonomía a los equipos; personalmente utilizo el Delegation Poker del Management 3.0. y da excelentes resultados, al mismo tiempo que se gana buy-in de los empleados. Comience por definir OKRs (Objetivos y resultados claves) medibles y alineados a sus capacidades y orientados a comportamientos. Una vez que los OKRs están definidos es necesario hacer un seguimiento con la frecuencia necesaria y suficiente para sincronizarse como equipo (monitorear con el fin de reorientar o corregir). 

4. ¡Asegurar que la tecnología funciona! Este no es momento para frenar el trabajo por problemas tecnológicos, existe una multitud de herramientas colaborativas, use las que el equipo domina, escúchelos y sea oportuno a ajustar o cambiar esos medios tecnológicos si es necesario. 

¡Afrontar el Reto!

En conclusión, creo que la continuidad de negocio no es un tema tecnológico sino de organización. Depende de usted como líder entender que sus retos no son el “Home Office”, si no, su capacidad de organizar equipos, empoderarlos y animarlos. 

En estas condiciones de improvisación, no considero que podamos hablar de “Home Office”, sino de “Home-CoronOffice”. 

*Yannick Le Guévéllou Exsis Digital Angels Gerente de Transformación Thought Changer / Disruption.