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| 3/21/2019 3:06:00 PM

Oficinas abiertas, no tan buenas como las pintan

Su diseño buscaba fomentar la colaboración entre trabajadores, pero se comprobó que causó el efecto contrario.

Realizado en alianza con 

Desaparecer los muros de los cubículos y desaparecer las oficinas privadas características de la jerarquía corporativa, se pensó en principio que era la forma más adecuada para que existiera más colaboración entre los equipos de trabajo, pero el resultado no fue positivo.

Para 2014, alrededor de 70% de todas las oficinas del mundo tenían planos abiertos. Ahora se han convertido en la norma, especialmente en los círculos de tecnología y de startups. Por ejemplo, las empresas de Silicon Valley fueron de las primeras en defender los espacios de trabajo abiertos y el nuevo edificio MPK 21 de Facebook, representa la tendencia actual de diseño de oficinas abiertas.

Aunque la idea principal con este diseño era fomentar la innovación, la creatividad y la colaboración, un creciente cuerpo de investigación indica que, en la práctica, pueden tener el efecto contrario.

Retos del diseño

Las distracciones fueron las protagonistas de este tipo de diseños. Los que hablan en voz alta, el que come al lado todos los días, el que canta o tararea mientras trabaja. Estos son solo ejemplos de lo que viven algunas personas que trabajan en oficinas con diseños abiertos, aunque muchos comentan que es el precio a pagar por tener mayor colaboración y comunicación.

 “Realmente crea un ambiente donde las personas pueden colaborar; pueden innovar juntos ", dijo Lori Goler, directora general de personal de Facebook. "Hay mucha espontaneidad en la forma en que las personas se topan unas con otras en un espacio creativo de colaboración realmente divertido".

Investigadores de la Harvard Business School en 2018 analizaron la forma en que estos diseños afectaron la colaboración entre los trabajadores.

El primer estudio de este tipo que midió objetivamente los impactos de las oficinas de abiertas se hizo mediante el uso de credenciales y micrófonos electrónicos para registrar las interacciones de los empleados y rastrear el uso del correo electrónico.

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La información que arrojó el estudio fue que una oficina abierta reducía las interacciones cara a cara 70%.  El tipo de diseño hizo que los compañeros de trabajo tuvieran menos contacto social y más uso del correo electrónico y mensajes instantáneos.

Además, encontró que los trabajadores eran menos productivos en oficinas abiertas y, de manera crítica, la calidad de su trabajo también disminuyó.

El profesor Ethan Bernstein, coautor del estudio, explica "si estás sentado en un mar de personas, por ejemplo, es posible que no solo busques para evitar la distracción (por ejemplo, poniéndote unos audífonos grandes) sino también - porque tienes una audiencia en todo momento - también sientes la presión de verte realmente ocupado".

Estudios adicionales han demostrado otros problemas relacionados con esos espacios “relajados y libres”. Cuando el psicólogo organizacional Matthew Davis revisó más de 100 estudios de entornos de oficina, descubrió que tenían un efecto negativo en la capacidad de atención, el pensamiento creativo, la productividad y la satisfacción laboral.

Los empleados que trabajaban en oficinas abiertas también tenían niveles de estrés más altos, menor concentración y motivación que aquellos en diseños de oficinas estándar.

Según investigadores de la Universidad de Tecnología de Queensland, 90% de los empleados que trabajaban en una oficina abierta tenía altos niveles de estrés, conflicto, presión arterial y rotación laboral.

Un estudio danés a 2.400 empleados también encontró que las personas que trabajan en oficinas totalmente abiertas sufrieron 62% más de días de enfermedad que aquellos que tienen en oficinas cerradas o con cubículos. 

¿Cuáles son las quejas?

La distracción fue el indicador que sobrepasó las quejas de las personas que trabajan en oficinas con diseños abiertos, porque trae menos productividad y mayor tasa de ausentismo. Es por eso que un espacio de trabajo que minimiza la distracción de todo tipo no es solo una decisión de Recursos Humanos, es un movimiento financiero inteligente.

La Universidad de Sídney dice que "descubrimos que las personas en oficinas abiertas estaban menos satisfechas con el entorno laboral que los de oficinas cerradas", dijo Jungsoo Kim, coautor del estudio. "Los beneficios de estar cerca de compañeros de trabajo en oficinas abiertas fueron rebasados por factores como el aumento del ruido y la menor privacidad".

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Una alternativa funcional

En lugar de combatir la distracción, un equipo multifuncional puede colaborar abiertamente y capitalizar la energía del otro. La proximidad en realidad aumenta la productividad, porque todos los miembros del grupo están trabajando en un solo proyecto y comparten los mismos objetivos del día a día.

En su empresa, JotForm, dice que sus empleados trabajan en equipos pequeños y multifuncionales de cinco o seis personas. Cada equipo incluye un diseñador líder que trabaja en estrecha colaboración con desarrolladores de IU y CSS, científicos de datos y cualquier otra función necesaria.

Cada grupo tiene su propia habitación con una puerta. Las oficinas también tienen pizarrones grandes, escritorios grandes, espacio para que la gente se estire y varias herramientas de productividad.  “En nuestra experiencia, estos espacios privados ayudan a nuestros equipos a mantenerse enfocados. Pueden deshacerse de los audífonos con cancelación de ruido y trabajar de manera productiva, luego reunirse y colaborar según sea necesario”.

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