| 1/25/2018 4:28:00 PM

Llega la hora de la revolución digital

A partir del año entrante, todas las compañías que declaran y pagan IVA e impuesto al consumo deberán expedir facturas electrónicas.

El tiempo se agota. A la transición que Colombia adelanta hacia el sistema de facturación electrónica le queda poco menos de un año pues, según el decreto 2242 de 2015, a partir de 2019 las compañías que declaran y pagan IVA e impuesto al consumo deberán expedir sus facturas de esa manera –electrónica– como única forma de su registro contable de transacciones. Pero, además, deberán cumplir estándares específicos, basados en un formato de intercambio de datos internacional denominado UBL 2.0.

Esta revolución digital, sin embargo, será útil para todos. El uso de la factura electrónica conlleva beneficios en primer lugar para el cliente como, por ejemplo, ahorros derivados a un menor uso del papel, lo que también genera economía en costos de las operaciones y de bodegaje por el almacenamiento de estos documentos.

Asimismo, se evitan reprocesos por errores humanos debido a la sistematización de los procesos, al tiempo que se reducen los días de recaudo de cartera y, en general, se ahorra tiempo, al agilizarse la entrega de la facturación a la DIAN y a proveedores.

“Sin duda, la aplicación de tecnología a los procesos de facturación se convierte en un valor indispensable dentro del proceso de transformación digital que están atravesando las empresas en el país”, señala Jorge Mateus, responsable del mercado de Industria de Indra en Colombia. Esta firma multinacional participó en la definición de los estándares exigidos y las soluciones implementadas por la DIAN para recibir y procesar las facturas a partir del año que viene.

Una de las soluciones computacionales que garantiza la implementación de ese modelo en una compañía es B2B Connect, porque además de ser completa es a la vez configurable de acuerdo con las necesidades de los clientes, permitiendo la integración ágil, rápida y sencilla con los sistemas de gestión, la incorporación de reglas de negocio automáticas a los procesos de recepción de cuentas por pagar. Asimismo, es totalmente escalable con independencia del volumen de los procesos de emisión o concurrencia en la recepción.

“Se trata de una plataforma flexible, probada y con más de 2.000 clientes a nivel internacional, que cuenta con total garantía tecnológica al incorporar el conocimiento e implantación de las mejores prácticas en el uso de la facturación electrónica en otros países”, explica Mateus.

De acuerdo con el experto, con esta solución se facilita la incorporación del modelo de facturas electrónicas a una empresa. En la primera fase, en efecto, se identifican las necesidades específicas de las compañías para transformar sus facturas al estándar exigido por la DIAN y se realizan integraciones (no intrusivas) con sus sistemas internos. En la etapa de servicio, se procesan los documentos, se envían a sus adquirentes (clientes) y se reciben facturas de los proveedores entregando las correspondientes copias a la DIAN, según lo que estipula el decreto.

Pero antes de implementar este tipo de facturación –además del tiempo, que se agota–, existen otros desafíos por delante. “El reto inmediato es cumplir con la obligación legal de la DIAN, especialmente para aquellas compañías consideradas ‘Grandes Contribuyentes’, pero, a mediano plazo, también existe un reto de cambio cultural que supone la migración a la facturación electrónica”, señala el experto de Indra.

Sin la ayuda adecuada, este proceso puede ser complejo y largo en el tiempo, por lo que las empresas deben buscar asesoría de consultoras con experiencia en este tipo de modelos que les permitan lograr una transición lo más sencilla, fiable y rápida posible. “Finalmente, no podemos desconocer que la transformación digital es una realidad para todas las compañías con operaciones en Colombia, por lo que la tecnología se hace necesaria para cambiar los procesos manuales por nuevos modelos digitales que permitan mayor productividad, eficiencia y les ayuden a ser competitivas en el mercado”, concluye Mateus.

 

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