Adiós al papel: Comenzó el revolcón de las facturas en Colombia

Patinar facturas de empresa en empresa buscando sellos y firmas aquí y allá, es una costumbre que tiene los días contados. Con la masificación de la factura electrónica los empresarios grandes y pequeños tendrán que olvidarse del papel y dar un salto de fe hacia un mundo completamente virtual.

Aunque la factura electrónica existe desde hace varios años en el país, es ahora cuando empezará a ponerse de moda. Todo por cuenta de la terminación del piloto de la Dian y la emisión de un decreto del Ministerio de Comercio que facilita las condiciones para que las facturas puedan ser aprobadas por el comprador y vendidas por las empresas a inversionistas en cuestión de horas.

“Estamos a muy pocos días de finalizar la prueba piloto y arrancar en forma con esas empresas que van a ser calificadas. Tenemos un plan hacia el 18 de octubre como fecha límite para finalizar y ahí esperamos que cerca de 27 empresas potenciales proveedores sean autorizados por la Dian para prestar estos servicios”, señaló Leonardo Sicard, director de fiscalización de la Dian.

Vale recordar que desde abril varias de las empresas más grandes del país estuvieron ‘probando’ los sistemas de facturación electrónica para ponerlos a punto. En la prueba participaron las firmas que podrían convertirse en proveedoras del software necesario para hacer que desde el comienzo la factura sea virtual y nunca se imprima. Estas firmas ya están empezando a visitar empresas para vender sus servicios pero vale recordar que todavía no están oficialmente autorizadas pues la lista de empresas calificadas se conocerá a finales de octubre.

Por otro lado, el gobierno emitió un decreto que permitirá crear un mercado virtual para las facturas electrónicas. La idea principal es que un proveedor no tenga que esperarse los 90 o 120 días que se demora el pago de una gran empresa sino que pueda vender virtualmente su factura a un inversionista y recibir dinero en cuestión de días para seguir trabajando.   

¿Cómo funcionará el nuevo sistema?

Todo lo que sigue después de entregar la mercancía va a cambiar: En lugar de hacer una cuenta de cobro física se va a crear una cuenta virtual que podrá ver pero no tocar. La Dian será notificada automáticamente y su cliente la recibirá por correo electrónico, ese cliente tiene tres días para aceptarla. Después de eso usted puede vender la factura  o sentarse a esperar a que le paguen.

El gobierno cree que el cambio va a ser clave para la financiación de las pymes en Colombia debido al mercado de reventa de facturas o factoring.

“En muchos lugares se utiliza la factura como forma de financiación de los empresarios ¿Qué hace uno? Supongamos que soy una pyme y le vendo a un cliente, ese cliente se compromete a pagar en tres meses. Para yo poder tener capital de trabajo lo que hago es coger esa factura y dársela a alguien para que me dé plata antes, eso se llama descontar la factura”, explicó a Dinero David Salamanca el director de Unidad de Regulación Financiera.

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De acuerdo con Salamanca el mercado secundario de facturas en el país podría pasar del 1% del PIB al 10% en los próximos años abriendo un nuevo canal de financiación para los negocios, especialmente para los pequeños. El descuento de la factura implica que el empresario vende su cuenta por cobrar un poco más barata a un tercero para poder tener plata antes y así reinvertir en el negocio o cubrir gastos.

Para que esto sea posible será necesario darle vida a un registro único de facturas que nos diga a quién pertenece cada una. Una vez esté en marcha este registro cada cuenta de cobro va a tener un número de identificación único llamado Cufe (Código Único de Facturación Electrónica) y cualquiera podrá consultar ‘la vida’ de ese documento. El gobierno está trabajando en una licitación para definir quién y cómo va a operar el registro. 

Esto va a evitar que la misma factura sea vendida más de una vez y dará seguridad sobre a quién finalmente habrá que pagarle.

En el nuevo sistema las empresas podrán vender facturas a cualquier firma de factoring como ocurre hoy o acudir a un sistema de negociación para ‘subastar’ su papel. Estos sistemas de negociación operarán como una bolsa de valores y se espera que puedan dar información de referencia para saber ‘a cómo están comprando’

Sin embargo, el cambio más difícil estará en la cultura de las compañías.

“Facturaenlinea.co lleva siete años en Colombia haciendo factura electrónica y definitivamente el reto más grande es que una empresa entienda que ya no necesita el papel. Entienda que un documento digital tiene la misma validez jurídica que un documento físico, hay muchas que todavía nos piden que les imprimamos la factura electrónica”, explicó el socio de Facturaenlinea.co, Óscar Moreno.

Efecto en cadena

Las primeras en usar la factura electrónica serán las empresas de mayor tamaño en el país y la apuesta es que estas compañías lleven al sistema a sus proveedores y estos a los suyos. De acuerdo con Moreno esa cadena de eventos ya se está desatando lo que permitirá ir masificando el nuevo esquema.

Se espera que las grandes empresas contraten a los diseñadores de software para poner a punto sus sistemas de facturación. Para las Pymes la idea es que la misma Dian ofrezca un programa gratuito. La entidad comenzará a trabajar en el diseño del programa y el objetivo es que los negocios pequeños puedan emitir las facturas desde una página web.

Sin embargo, Leonardo Sicard aseguró que tarde o temprano la factura electrónica pasará de ser una posibilidad a ser una obligación. Entre otras cosas porque al tener una ‘trazabilidad’ o seguimiento preciso de las facturas se hace más fácil fiscalizar y detectar la evasión de impuestos. También va a ser mucho más ágil la petición de devoluciones de IVA.

Chile se demoró 14 años en masificar la factura electrónica y llegar al 90% de los contribuyentes y los expertos creen que el proceso en Colombia puede tardar unos cinco años.