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| 1/24/2019 12:00:00 AM

¿Qué tan productivas son las reuniones que planea?

El rendimiento de sus empleados luego de las reuniones depende del éxito de las mismas, por eso es importante hacerlas productivas.

Si usted lidera equipos de trabajo y sufre de ‘reunionitis aguda‘, la primera pregunta que debe hacerse es si verdaderamente planea las reuniones antes de realizarlas o si pertenece al grupo de ejecutivos que, según un estudio realizado por Harvard Business Review (HBR), de las 23 horas que pasa en encuentros labores cada semana, en promedio, ocho son improductivos.

Las cifras anteriores demuestran que gran parte de las reuniones a las que se asiste no tienen mucho sentido y el diagnóstico de ‘reunionitis‘ es acertado, pues es indiferente si se hacen o no las reuniones porque a largo plazo todo sigue igual.

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Alrededor de 90% de las personas dice soñar despiertas en las reuniones y 73% admite que utiliza el tiempo de la reunión para hacer otro trabajo, afirma el estudio de HBR. Así que al terminar estos espacios los empleados pueden padecer el fenómeno conocido como “síndrome de recuperación de la reunión”.

Según el estudio, este síndrome hace que los empleados queden con la sensación de que perdieron su tiempo y esto puede prolongarse durante horas con quejas y reclamos.

Si cree que la improductividad es un factor común, tanto en sus reuniones como en su equipo de trabajo, algo está haciendo mal y necesita replantear la estrategia con estos puntos clave:

La planeación

Lo más importante en este paso es tener claro el objetivo y para lograrlo puede plantearse preguntas como: ¿para qué voy a hacer la reunión? y ¿por qué quiero hacerla? Esto para entender lo que se quiere lograr con la reunión. Después hay que elegir minuciosamente quiénes son los indicados para hablar del tema y qué pueden aportar en este espacio, para que se convierta en un diálogo grupal.

Hay que pensar además, qué tipo de lugar es el indicado para citar a sus empleados y en qué horario pueden estar tranquilos para captar toda su concentración, teniendo en cuenta que una reunión debe durar entre 45 minutos y una hora para que sea realmente efectiva.

La acción

Lo primero es llegar puntual a la reunión porque esto demuestra respeto por el tiempo de sus invitados y, de paso, usted puede agradecerles por asistir. También, en esta era es necesario invitarlos a desconectarse del celular y demás deberes, para concentrarse en el objetivo de la reunión.

Cuando llega la hora de iniciar el diálogo con su equipo no puede perder la noción del tiempo, así que debe ser concreto en las explicaciones para lograr generar participación e interacción entre todos los asistentes sin extenderse más de lo estimado. Manejar la discusión que trajo el tema en la reunión también es su responsabilidad, así que debe estar atento a lo que hablan e intentar no perder el foco del objetivo o redireccionar la conversación si es necesario.

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Asignar funciones y tareas

Para cumplir el objetivo planteado es esencial delegar funciones a personas o equipos de trabajo que desarrollen las ideas y acuerdos que se pactaron. El cumplimiento de estos compromisos adquiridos dentro de la reunión será un indicador para medir la eficacia de dicha reunión, eso sí, acompañado de un seguimiento realizado por el líder o algún delegado que revise los avances periódicamente.

Evaluación

En este paso nuevamente usted debe hacerse preguntas como: ¿las personas si estaban concentradas?, ¿quiénes fueron los que más participaron?, ¿qué ideas quedaron? y tener en cuenta también los aspectos positivos y negativos para que la próxima reunión sea aún mejor.

Si sigue estos pasos, todos con la misma importancia, podrá realizar reuniones verdaderamente productivas. La preparación, buena comunicación, el seguimiento a las tareas y la evaluación son las claves de una reunión bien planeada.

Objetivos claros

Diana Arango, sicóloga y coach organizacional, asegura que es primordial saber que una reunión busca congregar personas para tomar decisiones o para hacer seguimiento de algún tema y hay que tener claro el objetivo desde el momento de la citación hasta que se termina el espacio de discusión, de manera que el tema a tratar se hable con efectividad.

“La reunión para un líder es una danza entre el escuchar y el hablar, ahí está la clave para hacerla efectiva porque juntos pueden resolver el objetivo”, sostiene esta experta.

Pensamiento creativo

Las reuniones pueden convertirse en un círculo vicioso o virtuoso. De usted depende el rumbo que van a tomar estos encuentros. Por eso debe lograr que los asistentes participen activamente con técnicas como medir el interés de una idea con todos los asistentes y luego discutir los resultados.

Igualmente, se aconseja incorporar momentos de silencio donde los participantes puedan pensar en sus ideas para después compartirlas en voz alta.

Según la investigación realizada por Harvard Business Review, “este enfoque produce más pensamiento creativo que la lluvia de ideas". También sirve pedirles a los asistentes de una reunión que lean una propuesta antes de discutirla, lo que puede aumentar su comprensión y retención de la nueva idea y, por lo tanto, su compromiso con ella.

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