| 3/1/2018 12:01:00 AM

Así va el proyecto de facturación electrónica y este es el proceso a seguir

La Dian habilitó recientemente,a 4.500 contribuyentes más para que empiecen a aplicar el sistema electrónico de manera obligatoria. Así va el proyecto.

El sistema de facturación electrónica en Colombia avanza por buen camino, según lo resalta María Pierina González, directora de Gestión de Fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

La directiva precisa que la entidad cuenta con la infraestructura necesaria para recibir las facturas electrónicas de los contribuyentes que se habiliten para estos fines, ya sea de manera voluntaria o porque fueron seleccionados para que adopten este sistema durante 2018.

Los mecanismos se han abierto tanto para los grandes contribuyentes como para las micro, pequeñas y medianas empresas (MiPymes). En el caso de estas últimas, la Dian cuenta con una solución gratuita que facilitará la expedición de la factura electrónica y para ello dispondrá de al menos 7.200 certificados de firma digital que serán asignados sin costo a los primeros interesados.

¿Cuál es el balance de la implementación de la factura electrónica?

La reglamentación legal y tecnológica adoptada hasta el momento garantiza la interoperabilidad entre los participantes del modelo y genera precedentes importantes para el país en esta materia. A la fecha, el proceso de masificación de la factura electrónica avanza satisfactoriamente con 400 facturadores voluntarios y la reciente habilitación de 4.500 contribuyentes para implementar de manera obligatoria este sistema. Se han facturado $21,2 billones, representados en 1’370.159 documentos electrónicos que se han generado y remitido desde marzo de 2017 hasta enero de este año. La entidad, además, realizó 83 eventos de socialización a través de los cuales se han capacitado en este tema a más de 9.000 contribuyentes y profesionales de las áreas contables y administrativas.

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¿Qué impacto tiene la facturación electrónica en recaudación de impuestos?

Se espera que una vez la factura electrónica sea masificada –y con ello las operaciones se reporten en forma inmediata–, esto generará una disminución en los niveles de evasión y con ello un aumento en el recaudo. Se pueden referenciar algunos estudios recientemente publicados en los cuales se evalúan los resultados obtenidos por las administraciones tributarias de Uruguay, Ecuador y Argentina. Dichos estudios, realizados con el apoyo del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), evidencian que la factura electrónica es un mecanismo eficaz para luchar en contra de la evasión. Esto permite prever una reducción de esta terrible práctica en el caso colombiano.

¿Por qué es importante que las empresas asuman este mecanismo digital?

Para ellas se abre un mundo de posibilidades para buscar la optimización de sus operaciones. Estos cambios permiten repensar los procesos para que las organizaciones logren alcanzar nuevos niveles de eficiencia respecto de la gestión documental, al convertirla en electrónica. La factura solo es un documento, pero los empresarios en su gestión diaria usan muchos otros elementos para soportar sus transacciones económicas. Si todos ellos se vuelven electrónicos, los ahorros serán gigantescos.

En materia de ahorros, ¿cuáles son los beneficios?

Un estudio contratado por la Dian con el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT) encontró que un empresario gasta en promedio entre $2.700 y $3.000 durante todo el ciclo de vida de una factura, que más o menos es de 10 años; cuando cambie de paradigma y comience a emitir la factura electrónicamente, ese gasto podrá reducirse a más o menos $500, lo cual quiere decir que tendrá un tasa de retorno positiva y recuperará rápidamente las inversiones que haga.

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¿Qué retos enfrentan los empresarios en este camino?

El mayor reto para los empresarios será entender que la factura no es una obligación, sino realmente una gran oportunidad. Este cambio de paradigma traerá muchos beneficios y cambiará para siempre la forma como se relacionan los compradores y vendedores y, por supuesto, mejorará el relacionamiento entre contribuyentes y la administración tributaria. Por ejemplo, hace unos días un empresario que fue voluntario en proceso de adopción de la factura electrónica manifestó que ha dejado de imprimir mensualmente 100.000 hojas de papel.

¿Cómo está actualmente el panorama de proveedores autorizados por la Dian?

En la actualidad hay 41 proveedores tecnológicos que cuentan con la autorización de la Dian para prestar servicios de facturación electrónica. Esa es una buena noticia, porque los contribuyentes podrán tener muchas opciones y seleccionar una que se ajuste a sus necesidades. De igual forma, permitirá que la competencia regule los precios y tenga una formación eficiente de los mismos, evitando situaciones monopólicas.

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Proceso a seguir

1. Las personas naturales o jurídicas seleccionadas por la Dian deben aprovechar el tiempo e iniciar cuanto antes a establecer la forma que más beneficie a su negocio para facturar.

2. Luego deben decidir si contratar un operador especializado o si se puede facturar directamente, para lo cual hay que establecer si cuentan con la capacidad técnica y la experiencia para crear y mantener un software para expedir facturas, notas débito y crédito electrónicas.

3. Pueden optar por adquirir la solución de facturación que le ofrezca su proveedor de Sistemas de Información Integrados o por contratar un proveedor tecnológico de servicios autorizado por la Dian.

4. También requieren establecer cómo quieren que sea la interacción de la factura electrónica en la expedición y recepción de estos documentos con sus actuales procesos administrativos y definir qué nivel de automatización desean.

5. Al disponer del software de facturación, se ingresa al sistema Muisca con su usuario y clave e iniciar un periodo de pruebas que permitan establecer que el sistema está conforme con la entidad.

6. Cuando esté listo se activará su software ingresando al Muisca, el cual pedirá los rangos de numeración para facturas electrónicas e iniciará el proceso.

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