| 8/17/2007 12:00:00 AM

Con o sin papel

La administración de los ciclos de vida del documento y su uso son más fáciles gracias a la convergencia.

La era en que las impresoras, los escáner y las fotocopiadoras eran entes separados murió hace ya un buen rato, y llegó el tiempo de las multi-funcionales; pero detrás, o mejor, dentro de estas grandes máquinas que hoy reinan en la oferta de impresión, hay una serie de desarrollos de aplicaciones y software que vienen a ayudar a las empresas a administrar el creciente flujo de documentos que desde estas máquinas entran o salen de las empresas.

"Hoy, siendo las multi-funcionales lo que se impone, buscamos que las empresas tengan desde el mismo equipo la posibilidad de administración de sus documentos: hacia adónde van por escaneo o recepción de fax, a través de la red," comenta Andrés Velásquez, gerente nacional de cuentas mayores de Ricoh.
 
Los usuarios de Document Mall de esta compañía, compran un derecho de uso, por un determinado tiempo, de las aplicaciones y un tamaño de almacenamiento en los servidores de Ricoh; obtienen un código y permisos de acceso, y fórmulas de almacenamiento y búsqueda para la gestión y administración de documentos. Mucho más que solo una impresión.

Actualmente, las empresas pueden usar las multi-funcionales como computadores para administrar documentos de entrada sin pasar por la red, y enviarlos directamente por internet a un lugar de alojamiento que pueden alquilarle a su proveedor, que además ofrece la posibilidad de que los documentos sean manipulados solo por personal autorizado, creando incluso niveles para dicho acceso a la información:
 
"Sin llegar a la complejidad de una solución de work flow, les posibilitamos a los clientes simplificar y agilizar procesos muy grandes para gestionar documentos como facturas o proyectos en equipo, y todo solo por adquirir un equipo multi-funcional", dice Velásquez.

Xerox de Colombia ofrece en este aspecto sus soluciones Suite Scan To Desktop y Docushare, para realizar tareas como las descritas, que son "de ayuda vital en los procesos de oficina, (...) ayudando a las organizaciones a tener cada día menores costos de manejo con documentos impresos y mayor información en documentos electrónicos de fácil consulta", dice Fernando Borrero, jefe de producto Office de Xerox Latin North.
 
 "[Estas herramientas] tienen un impacto financiero enorme en la organización, ya que ayudan a eliminar hasta en un 40 % los costos de manejo de documentos impresos", acotó.

Por su parte HP se concentra en soluciones para administrar mejor los procesos de impresión. "Tenemos Web Jet Admin, aplicación que permite saber quién y cuánto imprimió, y que se puede alojar en un servidor o en un equipo administrador de la red. De esta forma, queremos limitar los problemas de crecimientos de trabajo descontrolado en la compañía, sin saber si el parque de impresión es el adecuado", afirma Norma García, gerente de impresión láser e impresión en gran formato de HP Colombia.
 
García explica que se busca también controlar los "costos ocultos de la impresión: desconocimiento de rutinas apropiadas de mantenimiento de las máquinas, de acuerdo a su frecuencia de uso, la compra de impresoras que no son empresariales sino de hogar, pago de costos de soporte innecesarios y reimpresiones igualmente innecesarias, entre otros".

A pesar de estas interesantes ayudas, las multi-funcionales no han tenido un camino fácil hacia las oficinas. "Por su tamaño y cantidad de botones no eran muy amigables para el usuario normal de los equipos. Así que hemos creado como solución paneles de control más sencillos e intuitivos", dice Gracía de HP, y agrega que de acuerdo a las tendencias de uso de los equipos, le han incorporado "discos duros, para documentos recurrentes dentro de la compañía, para no ocupar red y agilizar la disponibilidad de tales documentos". Accesorios que además, con aplicaciones nuevas, permiten el envío directamente a los pc o lugares en la red de documentos almacenados en el equipo multi-funcional.

Las multi-funcionales son producto de la convergencia de chips para tareas sobre y con documento, y sobre la convergencia de redes prestan más servicios de los que usted se imagina. Consulte más utilidades a los expertos en impresión.

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