Las esperas eternas en las notarías

Hasta treinta minutos se demora una notaría en entregar un documento autenticado. Filas y esperas largas para tener un sello en el que conste un asunto sencillo: que la firma en un documento es efectivamente la del firmante. En la época de los computadores ese parece una espera exagerada.

Dinero.com decidió hacer una prueba sobre la eficiencia de las notarías en un asunto elemental. Cuatro personas estuvieron el mismo día a las 3 de la tarde en sitios distintos de Bogotá, autenticando un documento igual.

En la Notaría 1 se demoraron 30 minutos
En la Notaría 32 se tomaron 15 minutos
En la Notaría 21 se tomaron 15 minutos
En la Notaría 24 se tomaron 6 minutos

En la Notaría 1, el enviado de Dinero.com tuvo que hacer tres filas. La primera para entregar el documento, otra para pagar y la tercera para recibir el papel autenticado. La mayor espera, de 20 minutos, estuvo en aguardar a que el notario firmara la autenticación para devolverla.

Para Silvia Segura, encargada en la Notaría 1, la afluencia de público – señala que reciben 1.000 autenticaciones diarias en promedio - y la necesidad de verificar los contenidos, son elementos que retrasan la entrega. “Todos los documentos se verifican. No se puede leer todo, pero hay que conseguir que el usuario quede bien atendido pero que el trámite sea correcto legalmente”, dijo. “Por ejemplo, hay muchas cosas que se consultan al autenticar la fotocopia de la cédula. Eso va en beneficio de las personas”, añadió.

Piensa que en algunos sitios tal vez entregan los documentos autenticados rápidamente porque no hacen una revisión detallada. “Eso va contra el espíritu notarial”, concluyó.

El almuerzo del notario
Hay un obstáculo normativo para agilizar el trámite. Los notarios no pueden delegar en otro funcionario la firma de las autenticaciones, explica Patricia Rodríguez, encargada de la Notaría 32. Por eso cuando está en una diligencia de conciliación, en un testamento o en un matrimonio, que no se pueden interrumpir, las autenticaciones deben esperar períodos largos, dice. También se interrumpe el proceso cuando sale a almorzar.

Un notario puede delegar sus funciones solamente por un día completo. Patricia Rodríguez propone entonces cambiar las normas para que se pueda delegar la tarea de firmar las autenticaciones también. “Si lo puede hacer para un día en particular, ¿por qué no hacerlo para una actividad específica?”, se pregunta.

De hecho, los almuerzos son problemáticos en algunos lugares. La Notaría 1 solo atiende para autenticaciones de 7:45 de la mañana a 1:15 y luego de 2:00 de la tarde a 5. Interrumpe justo en el momento en el que los oficinistas pueden hacer sus trámites personales. Muchas otras notarías trabajan en jornadas contínuas, más cercanas a la necesidad de los ciudadanos.

En proceso de mejora
“Gracias por confiar en nosotros y permitirnos satisfacer todas sus necesidades. Su llamada es muy importante para nosotros ... .sabiendo que es la manera ideal para mejorar nuestros servicios cada vez más”. Así dicen apartes de la grabación del servicio telefónico de la Notaría 21. Sin embargo, la atención no es tan eficaz como el anuncio quiere.

Allí el enviado de Dinero.com entregó los papeles y tuvo esperar 15 minutos a que hubiera un paquete de documentos suficientemente grande para subirle al notario. “Nos toca hablar con la niña que los recibe. Ella sabe que documento que llegue, documento que envía al notario. Nuestro proceso es de ya para ya”, le dijo a Dinero.com Isaías Guzmán, encargado de la Notaría. “Por pereza no lo subió de inmediato y esperó a hacer un paquete”.

A pesar de la demora, en esa Notaría hay esperanzas de que el trámite sea más rápido en poco tiempo. Esta semana comenzó a funcionar un sistema que ya usan muchas otras, en el que con el código de barras de la cédula, se imprime de forma automática un adhesivo con el nombre y la cédula de quien autentica y queda listo para la firma del notario.

Pero quizás el proceso de modernización llegue a final del año a más de estas oficinas. “A más tardar en diciembre de este año ya habrá identificación biométrica. Ya firmé el convenio”, le dijo a Dinero.com Álvaro Rojas, presidente de la Unión Colegiada del Notariado Colombiano.

El proyecto para tener notarías digitales permitirá además que en buena parte de ellas haya cuando menos dos computadores, un scanner y una impresora. Esto, según lo afirma Rojas, vale $3.800 millones y pondría a Colombia como el país más avanzado en este asunto en la región.

Unir a las notarías con el banco de datos de la Registraduría es otro problema. El contratista privado que lo maneja pidió $20.000 millones para conectarlas. La Unión Colegiada pagó $1.200 millones para que alguien más hiciera los programas de comunicación y ahora está negociando los precios de los datos con la Registraduría porque como lo señala Álvaro Rojas, ese valor no se lo pueden pasar las notarías al usuario.

Finalmente el funcionario les pidió a los usuarios de las notarías “un poquito de paciencia”, mientras se montan los nuevos sistemas. Pero el hecho es que, en el entretanto, los notarios deberían hacer de la impaciencia una virtud. Treinta minutos, incluso 15 minutos para conseguir una firma deberían ser inaceptables en cualquier ciudad colombiana.