| 1/29/2010 3:00:00 PM

Soluciones Bolívar presenta aplicación para gestión

Justificar los gastos de viaje, a pesar de ser un proceso sencillo, puede generar molestias debido a los trámites que se deben realizar y la cantidad de áreas de la empresa que están involucradas en su revisión y aprobación.

Consciente de esta necesidad, Soluciones Bolívar presenta el Sistema de Gastos de Viaje y Representación, una solución que permite la administración de estos gastos de una manera automatizada y eficiente. El proceso cubre desde la solicitud misma del viaje, hasta su legalización, sin importar si éstos son generados por personas de la empresa o si se trata de agentes indirectos.

Adicionalmente, la aplicación fue diseñada para facilitar la aprobación, legalización y consolidación de los gastos de representación efectuados con tarjetas empresariales. Asimismo, permite un análisis gerencial a través del manejo de consolidados por tipo de viaje y centro de costos, entre otros. Todo esto es posible desde cualquier navegador para Internet, pues se puede acceder a la información a través de la Web.

Con los pies en la tierra
Todavía son muchas las organizaciones que manejan la información de gastos de viaje y de representación de forma manual. Las validaciones y sus respectivos controles son mínimos y están centralizados en personas de nómina, funcionarios de auditoría o asistentes de áreas Es común también que los pagos de gastos sean efectuados sin una previa legalización o consolidación y esto impide que se determinen y analicen en su totalidad, con lo cual el control detallado y eficaz es poco probable.

Con el Sistema de Gastos de Viaje y Representación, esta problemática es resuelta y la empresa obtiene una información centralizada para análisis, control y toma de decisiones gerenciales. Dentro de las variables que se tienen en cuenta figuran: objetivo del viaje, costo por tipo de viajes, control de los hoteles autorizados, tarifas corporativas vigentes; así como un control de la solicitud, emisión, devolución, facturación y revalidación de los tiquetes de vuelo.

Por otro lado, la empresa gana en agilidad al acelerar los trámites de solicitud y legalización de las cuentas de gastos existentes, pues todos los procesos son estandarizados y los conceptos que componen las tarifas asignadas para cada tipo de viaje se pueden controlar.

El nuevo sistema de Soluciones Bolívar es un gran avance, pues del control manual de este proceso se pasa a una automatización completa de los procesos de: revisión de cuentas, solicitud de tiquetes, contabilización de gastos, giros de anticipos y legalización de gastos de representación. De igual forma, se incorporan al sistema las políticas corporativas para viajar, logrando que permanezcan en el tiempo y que sean fáciles de administrar y actualizar.

Como consecuencia, se obtiene la contabilización de estos gastos de manera más oportuna y mejor gestionada. También es importante destacar que esta herramienta cuenta con niveles de autorización, con lo cual el control de los gastos se puede descentralizar.

Una solución de fácil implantación
Soluciones Bolívar pensó en una solución que fuera útil para todo tipo de organizaciones. El proceso es sencillo y fácil de seguir desde el inicio de la solicitud de los gastos, hasta la contabilización y la conciliación bancaria. En concreto, este mecanismo consta de varios módulos entre los que se cuentan: Administración de Parámetros, Módulo de Solicitud de Viajes, Módulo de Legalización de Gastos de Viajes, Módulo de Administración de Tarjeta Empresarial, Módulo de Información Gerencial y Consultas y el Módulo de Seguridad.

En cuanto a su desarrollo, es clave resaltar que se basa en J2EE, corre sobre la base de datos Oracle 10 y trabaja con el servidor de aplicaciones IAS. Implementada bajo el modelo ADF (Application Development Framework), de Oracle, puede ser consultada desde cualquier equipo que tenga como mínimo Internet Explorer 5. Esto hace que sea compatible con la gran mayoría de los estándares y tecnologías existentes en el mercado.

Con respecto a la seguridad de la aplicación, ésta puede ser provista a través de cualquier esquema que permita dar o restringir accesos a páginas web (jsp), o sobre servidores que cumplan con JAAS (Java Authentication and Authorization Service).

De esta forma, las empresas pueden aprovechar la tecnología para optimizar un proceso complejo y hacer más confiables, seguros y controlables, los viajes de sus empleados.

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