Actualmente en Colombia se intercambian 55.000 facturas electrónicas mes

Colombia es un país en donde el número de facturas electrónicas sobrepasa las 55.000 cada mes. Aunque la cifra puede ser pequeña, en un país como Colombia en donde el tema de la facturación electrónica aún no despega, la cifra si es representativa si mencionamos que solo una empresa colombiana, tiene la certificación ISO 9001-2000 que la faculta como la única que puede hacer estas transacciones entre una empresa y otra. Se trata de Assenda, una empresa de la Organización Carvajal, la cual fue certificada hace unos meses en el proceso de facturación electrónica en el país.

Según analistas, las proyecciones son totalmente crecientes y las estadísticas de facturación electrónica se elevarán por la vinculación de las empresas de servicios de energía y telefonía, que iniciarán el proceso en breve. Se puede estar hablando de que en Colombia a 2010 se estará enviando vía internet entre 850.000 y 1.000.000 de facturas mensuales.

En órdenes de compra, actualmente se mueven 800 millones de dólares aproximadamente cada mes.

Y es que cuando un microempresario piensa en implementar un sistema de facturación electrónica, debe tener presente que no se trata de un proceso aislado, sino de un elemento integrado con las actividades financieras y de gestión de tesorería, que incluyen los flujos de compras y ventas de una entidad.

En Colombia el concepto de factura electrónica no había sido actualizado desde hace 12 años, cuando la Ley 223 de 1995 modificó el artículo 616-1 (factura o documento equivalente) y su Decreto Reglamentario 1094 de 1996, expresamente derogado por el Decreto 1929 de mayo de 2007, que es el que rige actualmente.

“Assenda cuenta con una plataforma robusta que maneja esquemas de seguridad y redundancia que le garantizan a los clientes una operación de misión critica como lo es la factura electrónica, además se posee un sitio alterno para recuperación de desastres con capacidad de entrar en operación en el momento de requerirse”, asegura Eugenio Castro Carvajal, presidente de Assenda.

Según el directivo, “debe tenerse en cuenta que para todo proyecto de intercambio electrónico de información y en especial para factura electrónica, se requiere establecer planes de contingencia con los clientes donde el proceso de impresión será una alternativa”.

Procesos de facturación

Según la normatividad legal colombiana todo aquel que es obligado a facturar requiere tener un sistema de facturación por computador. Para el procedimiento de envío o recepción de información se requiere tener un computador con acceso a Internet para conectarse con el CEN Financiero que es el sistema central que Assenda pone a disposición de las empresas para ejecutar los 5 procesos de factura electrónica que son expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición.

Dentro de este proceso, las empresas que más lo pueden utilizar son las pymes. “Así como las grandes empresas pueden hacer factura electrónica, las pymes también. Assenda consiente de que existe en el mercado un gran numero de empresas pymes que utilizan factura pro forma, les proporciona una solución para hacer factura electrónica cubriéndolos con su certificación ISO”, comenta el presidente de Assenda.

Es decir que estas compañías también podrán vincularse en el proyecto utilizando un aplicativo SAF, (Software Aplicativo de Facturación), que cumple con la norma legal de facturación por computador más la generación de factura electrónica.

Facturar electrónicamente no requiere de un curso especial ni ser experto contador. No. Lo importante en todo el proceso es tener claro los aspectos legales que establece la DIAN. La ventaja de trabajar con un tercero como Assenda, es que además de cubrirle con su certificación ISO, también facilita la implementación puesto que se encarga de realizar el acompañamiento desde la concepción del proyecto cubriendo temas como interpretación de la norma, sustentación tributaria, adaptación de los sistemas, acompañamiento técnico, implementación, pruebas, puesta en marcha y masificación de la comunidad de clientes o proveedores.

Trámites

Para poder facturar electrónicamente hay que seguir varios pasos. El trámite inicia con la solicitud, por parte del obligado a facturar, de la numeración de la factura electrónica ante la DIAN, la radicación electrónica de los acuerdos entre las partes y la entrega bimensual de los reportes legales que exigirá la DIAN. Todo está claramente especificado en el Decreto 1929 y la Resolución 14465.

En el Artículo 1 de la Resolución Dian 14465 es claro que se puede coexistir con los dos sistemas de facturación: Factura Electrónica y Facturación por computador. La numeración de las facturas de quienes opten por expedir factura electrónica, obedece a un sistema de numeración consecutiva autorizado por la DIAN.

El obligado a facturar deberá utilizar un sistema de numeración que garantice la unicidad de la factura, el cual podrá contener prefijos alfanuméricos.

La factura electrónica está regida por el Decreto 1929 y la Resolución DIAN 14465. En esta normatividad se resaltan varios puntos entre ellos que las empresas que participan como terceros deben tener certificación ISO9001:2000 para los proceso de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición.

“Otro punto importante es la inclusión del contenido técnico de control de la factura electrónica y de las notas crédito. El contenido técnico de control corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de información contenida en las facturas y notas crédito”, comenta Eugenio Castro Carvajal, Presidente de Assenda.

La factura también debe incluir la firma digital para garantizar la autenticidad e integridad de los datos.

Impacto económico

Las pymes y en general toda empresa que utilice la facturación electrónica obtendrá varios beneficios pues aumentará el nivel de productividad y eficiencia al eliminar labores manuales; esto genera ahorros y aumenta la competitividad; al utilizar este trámite electrónico disminuirá costos operativos y se ahorrará papel; además reducirá errores en los documentos, logrando precisión en la información.

“A su vez, disminuirá los flujos de caja y facilitará el proceso de conciliación de cuentas al tener disponible información confiable y actualizada por medios electrónicos. Además se brindará un mejor servicio al cliente fortaleciendo las relaciones del negocio”, puntualiza Castro Carvajal.