| 4/1/2005 12:00:00 AM

Exigencias sobre el sistema de información

Exigencias sobre el sistema de información
La reforma más reciente (Ley 863 de 2003) es la más exigente en cuanto a sistemas de información que he visto", dice Jaime Echavarría, presidente de Mecosoft, desarrolladora de software empresarial. Gracias a ella y al poderoso sistema de información MUISCA, se ampliará la base de contribuyentes y el control de la Dian será notorio. Dentro de pocos años, estará en capacidad de hacerle al empresario su declaración. Así, los tradicionales pagos ficticios y la informalidad serán estrategias crecientemente arriesgadas. Y cuando antes la presentación en medios magnéticos era obligatoria solo para grandes contribuyentes, ahora también lo es para las empresas con ventas superiores a $1.500 millones. Para cumplir estas obligaciones, la empresa debe tener un sistema de información que:

- Identifique plenamente al tercero. Antes esto era responsabilidad de la Dian, ahora es de la empresa saber todo acerca del tercero con quien transa. Esto es, quién es tributariamente con su RUT. Debe, además, tener una imagen de estos registros. Cuál es el acumulado de sus transacciones con él, dónde se ubica y a qué régimen pertenece.

Todo esto es el soporte probatorio, sin el cual se perderá la deducibilidad de los gastos y costos que reclame el empresario. Como dice Echavarría, la empresa debe llevar a los terceros "limpios" mes a mes. Mecosoft estima que por el desorden en el manejo de información, alrededor del 30% de los costos y el 20% de los gastos de una empresa no tienen el soporte suficiente para ser aceptados por la Dian como deducciones válidas.



Y no olvide:

- Realice en cualquier momento un P&G a la par con la información contable y financiera para que la Dian acepte sus gastos en su declaración. Además, para que pueda realizar cruces de las cuentas de IVA, ICA y retención en la fuente.

- Haga análisis multidimensional de las cifras. La Dian lo visitará no solo con base en errores de evasión o elusiones mal respaldadas, sino con base en tendencias tributarias inadecuadas, dadas la historia de la empresa y las desviaciones de los estándares de su sector. Por ello, la empresa debe monitorear constantemente sus indicadores tributarios.

- Sea preventivo. El sistema debe poder alertar antes y no después de que suceda algo con consecuencias fiscales. Por ejemplo, cuándo un tercero, por el monto de transacciones con él, debe pasar del régimen simplificado al común, pues esto genera nuevas obligaciones para la empresa.
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