| 11/28/2006 12:00:00 AM

Protocolo familiar IV

Gonzalo Gómez B. y María Piedad lópez V. terminan con este artículo su especial sobre Protocolo Familiar y explican cuáles deben ser los órganos de gobierno que deben funcionar en una empresa.

El trabajo en la empresa familiar

Antes de entrar en las reglas sobre el “trabajo en la empresa familiar” es oportuno recordar la coherencia que debe darse entre estas reglas y el “Tipo de empresa familiar que se quiere ser”, pues como se ha indicado, en cada tipo de empresa familiar, el trabajo de los miembros de la familia tiene sus propias características.

Al analizar el tema del trabajo en la empresa familiar, se deben analizar las relaciones entre la familia y el trabajo y viceversa, las cuales incluyen hechos como la muerte imprevista del sucesor o de todos los accionistas y el proceso de sucesión en la parte Ejecutiva y Directiva:

• Incorporación y retiro de miembros de la familia: es necesario establecer reglas para la entrada y salida de los miembros de la familia en la empresa, para despedir a un miembro de la familia y para renunciar a la empresa.
• Consanguíneos: se refiere al lugar que daremos a nuestros hijos en la empresa familiar así como a la forma de evaluarlos y remunerarlos.
• Parientes políticos: se establece el papel que desempeñan los parientes políticos en la empresa familiar y los cargos que se les debe ofrecer, si es pertinente.
• Requisitos para el ingreso: se define el perfil que debe tener una persona que trabaje en la empresa y la formación que se brinde a los hijos para que ingresen en la empresa.
• Sistema de remuneración: es decir, los tipos de remuneración que se implementan en la empresa: fijo, variable, o fijo y variable.
• Sistema de promoción: son los criterios que se utilizan para promover profesional y personalmente a los miembros de la empresa.
• Sistemas de evaluación: se definen los criterios bajo los cuales se evalúa el trabajo de los miembros de la familia y de la empresa.
• Planificación de la sucesión del presidente y gerente de la empresa: debe planearse el proceso de sucesión en la empresa, así como la elección del posible sucesor de la misma.
• Reglamento de jubilación: se refiere a las condiciones prestacionales con las que el fundador de la empresa se retirará.

Preguntas guía para definir el tema del trabajo en nuestra empresa familiar.

• ¿Estamos obligados a trabajar siempre en la empresa o tenemos otras posibilidades profesionales?
• ¿Deberíamos animar a los familiares políticos o a otros familiares a trabajar en la empresa?
• ¿Qué preparación profesional deberíamos exigir a los familiares que trabajen en la empresa?
• ¿Cómo asignar cargos y responsabilidades?
• ¿Se encuentran la mayoría de los miembros familiares más competentes en los cargos de mayor responsabilidad dentro de la empresa?
• ¿Cómo evaluar y remunerar a los familiares que trabajan en la empresa?
• ¿Qué debemos hacer cuando un familiar no trabaja satisfactoriamente o abandona la empresa?
• ¿En qué gastos puede incurrir la empresa en beneficio de los accionistas: seguros, viáticos, club social, impuestos de vehículo, formación? O, ¿Preferimos que los accionistas sólo reciban dividendos sin ningún tipo de contraprestación por el hecho de serlo?
• ¿Cómo elegir al líder sucesor de la empresa?
• ¿Cuándo debemos decidir quién será el futuro sucesor de la empresa?

La propiedad en la empresa familiar

En este capítulo del protocolo familiar es donde se explicitan las reglas que están relacionadas con la transmisión de las acciones, quién o quienes ejercerán los derechos políticos sobre esas acciones, las transacciones por compra y venta de acciones, la valoración de acciones y el fondo de liquidez.

• Separaciones de bienes / Testamentos: se refiere a la forma de repartir la propiedad de la empresa entre la familia.
• Reglamento para la venta de acciones: se define a quiénes se les dará prioridad en el momento de vender una acción.
• Fondo de liquidez: se establecen los criterios de creación de un fondo de liquidez para la compra y venta de acciones, así como para establecer el precio de las mismas.
• Pacto de re-compra: razones para recomprar las acciones y lograr que el control de la propiedad continué dentro de la familia.
• Valoración de acciones: se establecen los mecanismos que se utilizarán para definir el valor de la acción.
• Equidad es igual a justicia: es necesario precisar cómo se repartirá la propiedad entre los hijos teniendo en cuenta las capacidades y aptitudes de cada uno.

Preguntas guía para definir el tema de la propiedad en nuestra empresa familiar.

• ¿Queremos mantener la propiedad de la empresa o deberíamos venderla?
• ¿Quién o quiénes deben tener acciones de la compañía?
• ¿Debemos tener todos la misma participación accionaria, trabajemos o no en la empresa?
• ¿Deberíamos crear un fondo de liquidez para la recompra de acciones?
• ¿Cómo se deben comprar las acciones de la familia?
• ¿Cuánto valen las acciones?
• ¿Qué hacemos si alguno de los accionistas quiere vender su parte?
• ¿Cómo ayudar a los familiares en los apuros económicos?
• ¿Cómo gratificar el esfuerzo de los empleados decisivos que no pertenecen a la familia?
• ¿Deberíamos dar acciones a los empleados decisivos de la empresa?

Órganos de gobierno a implantar en nuestra empresa familiar

En este punto se identifican los órganos de gobierno necesarios en una empresa familiar.
Desde el enfoque netamente empresarial, la empresa debe contar, necesariamente, con un Directorio y una Junta General de Accionistas.

Desde el enfoque familiar, la empresa debe contar, necesariamente, con un Consejo de Familia.

Junta General de Accionistas: su función es velar por la propiedad de la empresa. Es el órgano de gobierno que se encarga de:
• Dividendos de la empresa.
• Nombrar el Revisor Fiscal de la empresa.
• Nombrar a los miembros del Directorio de la empresa.
• Definir las inversiones y desinversiones a realizar cuando pasan de los límites establecidos.

Directorio: su objetivo es dirigir la empresa. Es el órgano de gobierno que se encarga de:
• Definir la estrategia de la empresa.
• Definir la estructura de la empresa.
• Establecer los sistemas de dirección (Remuneración, evaluación, comunicación, rendición de cuentas).
• Manejar el endeudamiento.
• Aportar conocimientos y otros recursos.
• Dirigir el desarrollo del equipo directivo.
• Supervisar al gerente general en la consecución de la estrategia.
• Planear la sucesión del gerente general.


Asamblea Familiar: su objetivo es mantener la unidad y armonía familiar. Como órgano de gobierno familiar se encarga de:
• Reunir a la familia entera por lo menos una vez al año. Se recomiendan reuniones de carácter cultural, explicando la misión y visión de la empresa, la consecución de sus objetivos y sobre todo formación en aspectos familiares y empresariales a todos los pertenecientes a dicho órgano.
• Mantener los lazos afectivos entre la familia.

Consejo de Familia: es el órgano de gobierno familiar encargado de:
• Posicionarse como veedor del protocolo familiar.
• Asegurar que la Asamblea Familiar cumpla con su función de mantener la unidad y la armonía de sus miembros.
• Citar y organizar la Asamblea Familiar, buscando actividades llamativas y sanas de recreación y unión.
• Nombrar los miembros del comité de liquidez.
• Nombrar los miembros del consejo junior, cuya función es preparar a las futuras generaciones.
• Ser catalizador para la resolución de conflictos familiares.

Consejo Junior: es el órgano de gobierno familiar conformado por los miembros de segunda y tercera generación, motivados a trabajar por la continuidad de la empresa familiar. Su objetivo es planear y llevar a cabo la formación y preparación de los futuros líderes de la empresa familiar.

Preguntas guía para definir los órganos de gobierno en nuestra empresa familiar.

• ¿Cuáles órganos de gobierno debemos implantar en nuestra empresa?
• ¿Qué tipo de decisiones se tomarán en el Consejo de Familia?
• ¿Quiénes deben formar parte del Consejo de Familia ?
• ¿Cuál es el perfil establecido para los miembros del Consejo de Familia?
• ¿Quiénes deben pertenecer al Directorio?
• ¿Cuál es el perfil establecido para los miembros del Directorio?
• ¿Qué debemos exigir a nuestros miembros del Directorio?
• ¿Qué tipo de decisiones se tomarán en el Directorio?
• ¿Cómo resolver desacuerdos familiares entre miembros de la misma generación o diferentes generaciones?

Garantizar la seguridad de los miembros de la familia y de la empresa

Por el hecho de vivir y desarrollar sus actividades en medio de un entorno social en conflicto interno, algunas empresas familiares han de tomar decisiones para protegerse de la delincuencia común y los grupos alzados en armas.

Estos grupos financian sus actividades por medio de extorsiones aplicadas a la empresa, presionándola económicamente hasta acabar con su capital de trabajo. Después de la extorsión pasan al secuestro, exigiendo el patrimonio de la empresa, llevándola a su fin.

Por esto, los miembros de la familia deben aceptar recomendaciones como:

• Tratar con respeto a las demás personas.
• No tener automóviles de lujo.
• No pagar con tarjetas de crédito gold en sitios públicos.
• Tener un bajo perfil ante la sociedad.
• Definir, con anterioridad, planes de acción si algún miembro de la familia o de la empresa llegase a ser extorsionado o secuestrado.

Preguntas guía para procurar la seguridad de nuestros miembros familiares y de los que trabajan en la empresa.

• ¿Qué seguridad deberíamos tener como familia dado el problema de secuestros o amenazas?
• ¿Cómo deberíamos responder en caso de un secuestro o amenazas?
• ¿Deberíamos tener un manual de conducta para los miembros de la familia?
• ¿Qué pasos deberíamos seguir como familia si alguno de nuestros miembros es secuestrado?
• ¿Qué pasos deberíamos seguir si alguno de nuestros empleados es secuestrado?
• ¿Qué deberíamos hacer como familia si el fundador es secuestrado?
• ¿Cómo debemos actuar ante las extorsiones de los grupos alzados en armas?
• ¿Cómo debemos actuar ante las extorsiones de la delincuencia común?
• ¿Cómo vamos a detectar la presencia de un infiltrado dentro de la empresa?
• ¿Cómo vamos a actuar ante esta situación?

Frases utilizadas en algunos protocolos familiares

Las siguientes son algunas frases que servirán de ejemplo para comenzar la redacción del contenido de un protocolo familiar. Las líneas debajo de cada frase le servirán para que usted redacte las suyas, como un ejercicio de práctica.

Pueden ser utilizadas para:

• Definir el tema del trabajo en la empresa familiar:

“Como la empresa que somos, hemos decidido que seremos una empresa de dirección familiar”

• Establecer los valores en los que se basará la empresa familiar:

“La honestidad y el respeto serán los valores sobre los que se basará nuestra empresa”

• Asegurar el cumplimiento del protocolo familiar:

“Como miembros de la empresa familiar que somos nos comprometemos a cumplir con lo pactado en nuestro protocolo familiar”

• Planificar el proceso de sucesión en la empresa familiar:

“Como fundador de esta empresa, fijo la siguiente fecha para mi sucesión”


Referencias

Aronoff, Crang;Ward John. Family Business. Values: How to assure a Legacy of Continuity and Success, 2001.

Gallo, M. La Empresa Familiar 6, Estudios y Ediciones IESE, 1999

Gallo, M. El protocolo Familiar, IESE, 2003

Gómez-Betancourt, G. Módulo de Gobernabilidad para Empresas Familiares, Transparencia por Colombia, 2004

Gómez-Betancourt, G. ¿Son todas las empresas familiares iguales ? Caminos a recorrer, 2004

 

*Gonzalo Gómez B. Ph.D. (IESE)
Senior Partner FCCIG
fccig@fccig.com
Profesor Titular del INALDE, Universidad de La Sabana
Especialista en empresa familiar

*María Piedad López V
Asistente de investigación
Área empresa familiar – INALDE, Universidad de La Sabana

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