| 8/10/2013 7:00:00 AM

Parques Nacionales, al día en comunicaciones

En la institución había una obsolescencia de comunicación que duró 12 años. Su mecanismo de comunicación estaba basado en una serie de mails que no funcionaban de forma productiva.

Parques Nacionales Naturales de Colombia, para mejorar la comunicación y colaboración entre los 57 parques nacionales naturales  del país y las 6 direcciones territoriales del nivel nacional  ubicadas  en Santa Marta, Medellín, Cali, Villavicencio, Bucaramanga  y  2 sedes en Bogotá, adoptó una solución que permitió mayor eficiencia comunicativa entre los funcionarios, esta herramienta también ha permitido la reducción de costos por medio de teleconferencias, evitando así que los directores de las áreas se vean obligados a viajar entre ciudades.

La misión de la institución que administra los parques naturales del país es administrar y conservar las áreas del Sistema de Parques Nacionales Naturales, coordinar y proteger las áreas protegidas, en el marco del ordenamiento ambiental del territorio,  que involucra en su día a día la interacción de un total de 1.300 personas aproximadamente entre funcionarios y contratistas encargados de cuidar y desarrollar estrategias dirigidas a conservar los diferentes parques alrededor de Colombia.

Precisamente, la coordinadora del grupo de sistemas de información y radiocomunicaciones de Parques Nacionales Naturales, Paola Devia, comenta que en la institución había una obsolescencia de comunicación que duró 12 años, pues no encontraban una solución favorable para el problema, su mecanismo de comunicación estaba basado en una serie de mails que no funcionaban de forma productiva, pues los servidores trabajaban todo el tiempo al límite y no tenían la capacidad para manejar la cantidad de información de la institución.

“Iniciamos el proceso de búsqueda de solución y recibimos propuestas del proveedor con el que contábamos antes, pero el problema era que las cuentas de correo quedaban en los servidores de la institución, esto representaba llenarnos de cuentas que la gente no podía leer ni se podía descargar la información del servidor, generando caos porque los correos se rebotaban o no los recibían. A pesar de tener cuentas a perpetuidad el nivel de insatisfacción era muy alto”, asegura Paola Devia.

El Paso a la nube

Una vez analizado el costo beneficio y descartar como opción la plataforma existente, Parques Nacionales encontró en Google Apps la solución ideal por sus beneficios en costos, ubicuidad y seguridad; por esa razón, Eforcers fue seleccionada para acompañar a la entidad  en el proceso de cambio a la nube.

La plataforma entregada por ese proveedor fue implementada el 28 de diciembre del 2012 cuando se dió inicio a un proceso de acompañamiento por medio de videotutoriales para enseñar, a los diferentes funcionarios, a realizar backups y migrar información a las nuevas cuentas con éxito, se elaboraron boletines informativos a todos los involucrados para lograr sacar el mayor provecho a los diferentes beneficios de Google Apps.

Eforcers llevó a cabo capacitaciones presenciales y virtuales para dar a conocer en su totalidad la plataforma, crear un espacio para que los implicados pudieran conocer las  ventajas, novedades, resolver preocupaciones, incentivar al equipo y generar expectativas reales y positivas del futuro.

“Nos sentimos muy bien acompañados en el proceso de implementación de la plataforma Google Apps en la institución y en el proceso del cambio que dio por medio de diferentes capacitaciones que se llevaron a cabo de forma dinámica y estructurada garantizando la seguridad necesaria en los involucrados para lograr que se subieran a bordo definitivamente a la nube”, cuenta la subdirectora de gestión y manejo de áreas protegidas, Carolina Jarro Fajardo.

Parques Nacionales de Colombia encontró en la accesibilidad y movilidad de la información el mayor beneficio para obtener los servicios que ofrece la plataforma, pues el modelo anterior cliente-servidor no permite mucha movilidad de los datos ni acceso fácil a ellos, mientras que en Google Apps la posibilidad de entrar desde diferentes dispositivos móviles como tablets y celulares genera una comunicación más fluida.

“Esto permitió a Parques Nacionales de Colombia reducir costos de operación, gracias a la función de videollamadas de Google “Hangout” que da la posibilidad de conectarse con las diferentes regiones, reduciendo costos de tiempo y dinero que pueden ser reinvertidos en las áreas protegidas”, asegura Carolina Jarro Fajardo.

La comunicación dentro de la institución se ha transformado drásticamente gracias a la implementación de Google Apps, pues la fluidez de la información encontrada en esta plataforma permitió una mayor eficiencia comunicativa entre los funcionarios, esta herramienta también ha permitido la reducción de costos por medio de teleconferencias, evitando así que los directores de las áreas se vean obligados a viajar entre ciudades.
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