Memorandos en papel serán historia

Para este 2013 todas las entidades públicas del país deberán implementar partes esenciales de la política de Cero Papel.

A partir de abril, las comunicaciones y memorando internos en papel tendrán que haber quedado en el pasado, pues a partir de esa fecha estas comunicaciones solo se podrán hacer única y exclusivamente en soportes electrónicos, como el correo, intranet o demás sistemas parecidos.

La medida, establecida en la Directiva Presidencial 04 de 2012, hace parte de la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública, con la que el Gobierno busca incrementar la eficiencia del sector público, ahorrar recursos e impactar favorablemente el medio ambiente reduciendo los procesos de impresión en las organizaciones.

El reto propuesto va más allá de la digitalización de documentos, la no impresión o incentivar el uso de correos electrónicos para las comunicaciones: implica un cambio de mentalidad y procesos dentro de las empresas, propósito que muchas de las organizaciones y entidades colombianas están resolviendo a través de la gestión documental.

“La implementación de un proceso de gestión documental en una organización le permite encontrar información 80% más rápido, ahorrar en gastos administrativos hasta en un 50%, optimizar los tiempos de respuesta de días a minutos, reducir el uso de papel y energía a la mitad y eliminar casi que completamente el riesgo de pérdida de datos”, explica Robisson Ruiz, gerente general de Delcop Colombia, empresa que tiene la representación de Xerox en Colombia.

Pero ¿cómo pueden las entidades y organizaciones colombianas dar pasos más efectivos y hacer realidad una política como la de Cero Papel?

Según Robisson Ruiz, cuando las compañías asumen el reto pueden sentirse abrumadas por el cumplimiento de la política. Para evitarlo, deben enfocarse en que el cambio de los procesos de manejo de la información traerá múltiples beneficios.

Agrega que la experiencia muestra que lo esencial es entender que el proceso necesita de asesoría pues cada empresa tiene requerimientos diferentes.

“Existen expertos dedicados a la gestión documental que son los adecuados para hacer alianza con las compañías. Lo importante en este punto es encontrar aliados que tengan productos de última tecnología, una sólida representación en el país y altos estándares de servicio al cliente”.

Aunque la política de cero papel no es totalmente desconocido para los empresarios y entidades públicas colombianas, sí se trata de una tendencia que ha tomado un nuevo y definitivo aire debido a la directriz presidencial y a los beneficios que ofrece.