| 3/1/2006 12:00:00 AM

¿Hacia dónde van los trámites

La tramitomanía viene sufriendo un drástico cambio. Todavía se conserva una percepción negativa por parte de los empresarios. Es hora de informarse sobre lo que debe y no debe pagar, y de las herramientas disponibles.

El típico empresario pyme debe lidiar con todo tipo de asuntos, a diferencia de los jefes de departamento de una compañía grande. Tiene que librar batallas simultáneas con la Dian, los bancos, la Alcaldía y los empleados, lo que le quita tiempo para concentrarse en su negocio. Los trámites son una de las grandes distracciones. La observación es la misma: en vez de estar tramitando certificaciones, permisos o registros, el empresario podría dedicarse de lleno a la empresa. Ante este aparente desincentivo, muchos optan por formalizarla parcialmente o no hacerlo del todo. Pero dos hechos hacen que sea hora de revaluar esta decisión: ahora hay menos trámites y se realizan más rápido que antes. Muchos ni siquiera saben que incluso desde fuera del país se puede crear una empresa por internet en Colombia. Aunque los adelantos son sorprendentes, todavía falta de camino por recorrer. El segundo hecho es que no constituir una empresa formalmente implica elevados costos de oportunidad, además de la exposición a penalidades legales. Por ejemplo, imposibilita la solicitud de un crédito, un permiso de exportación o el registro como proveedor de la mayoría de las compañías colombianas.

Es entendible que el empresario pyme se sienta acorralado, pero puede evitarlo si se informa, se organiza y se adapta a los cambios en las reglas de juego. Y la solución está en su propia casa u oficina. Internet contiene información de primera mano en guías, ejemplos y tutoriales. Además, facilita la organización porque no implica desplazamientos ni restricciones de horario, y permite archivar los documentos en el computador. Y facilita que el empresario conozca los cambios en las normas.

Internet le permite arrancar sin pistas Armand Toonen es cofundador y director de TM International, una compañía dedicada a la consultoría internacional y el desarrollo de nuevos negocios. En agosto de 2005, se puso en la tarea de crear una empresa en Bogotá, el problema es que estaba en Maastricht, Holanda. Empezó por lo que muchos se preguntan a diario, "¿cómo constituyo una sociedad limitada en Colombia? ¿Hay estatutos estándar que yo pueda usar?" Entonces, contactó la embajada de Holanda en la capital, y en vez de recibir un curso extenso sobre los pasos a seguir, le respondieron con una sola frase: "por favor, entre a los trámites virtuales de www.ccb.org.co".

"Estudié la información disponible en el portal y ¡decidí registrarme!" Las plantillas de los estatutos (modelos estándar, sobre los cuales se puede trabajar) le fueron de gran utilidad, pues no contaba con una asesoría técnica personalizada, como les pasa a casi todos los emprendedores colombianos. Explica que gracias a la seguridad y facilidad de acceso al sistema, pudo suspender el proceso varias veces para detenerse a pensar, y después podía retomarlo donde había quedado, sin estar obligado a terminarlo en un solo intento. Con respecto a las firmas y los pagos, esperó hasta llegar a Bogotá, "claro que tuve que pararme de mi asiento para firmar los documentos que generé al final (en la Notaría 19), pero esto fue muy rápido porque todo se había realizado previamente desde mi computador". Pudo organizar eficientemente su tiempo, llevar a cabo el proceso rápidamente y a su manera -porque, según cuenta, detesta las filas-. "Cada vez que paso por la Cámara de Comercio o alguna notaría y veo a la gente esperando, yo pienso 'espero que no estén constituyendo una empresa porque hay una manera más rápida de hacerlo' y es mejor dedicarle tiempo a lo que necesita una compañía, que quedarse parado en una fila".

La aclaración de Toonen es válida, una cosa es constituir una empresa, pero otra muy distinta es realizar los trámites requeridos para su normal funcionamiento. Específicamente, una empresa realiza trámites en ocho etapas (ver gráfico). Los requisitos, costos y tiempos de tramitación dependen de la naturaleza y las características correspondientes al negocio particular. La tabla aquí expuesta no es completa, pero reúne los trámites comunes para la mayoría de empresas colombianas. Es preciso señalar la confusión entre pagos y trámites. Por ejemplo, el gravamen a los movimientos financieros (4 x 1.000) técnicamente no es un trámite que realice el empresario, aunque esté obligado a incurrir en este costo. Una vez se hace evidente esta distinción, el empresario está en capacidad de averiguar todo sobre los trámites propios a su actividad: costos, renovaciones, fechas de pago, y hasta lo que le puede pasar si no los cumple. En ese momento, pasan a un segundo orden.

Convivir con los trámites "Los trámites con la Cámara y con la Dian los tomamos como rutina. Para nosotros no tienen ninguna complicación", explica María Stella Lizarazo, gerente general de Arturo Lizarazo y Cía. Esta es una constructora de pozos profundos para agua que desde hace 26 años suministra equipos, ejecuta mantenimientos y realiza estudios para su localización, entre otras tareas especializadas. "Esto no quiere decir que no sea engorroso y dispendioso. El tiempo que requiere una renovación se podría emplear en otra actividad". Su equipo acaba de recibir capacitación para reportar toda la información acerca de liquidación de aportes por medios magnéticos, aunque solo se trate de 12 empleados. Con esto se confirma que la actualización e implementación de herramientas tecnológicas ya no está condicionada al tamaño de la empresa porque, como dice Lizarazo, "si uno no entra en esto, sale del paseo".

"Uno debe actuar menos por el castigo que pueda recibir y más por la satisfacción de cumplir y hacer bien las cosas". Incluir este tipo de obligaciones en las provisiones, actualizarse y contar con una buena asesoría por parte del contador son instrumentos útiles para dimensionar la capacidad del negocio, alcanzar cierta tranquilidad y diseñar una mejor estrategia de crecimiento. Pero así como unos incorporan los trámites en su estructura financiera, otros siguen sin entender del todo el tema. Muchos consideran que lo que pagan por trámites debe salir directamente de sus bolsillos, como si los trámites fueran cobrados al empresario y no a la empresa. Ese es el efecto de no incluir adecuadamente un costo en la planeación financiera.

Todos para uno y uno para todos Para Toonen, crear una empresa es una tarea ágil y fácil. Para Lizarazo, cumplir a tiempo los trámites y aplicar herramientas que facilitan su realización, le permiten al empresario incorporar la tramitomanía en su estructura de negocios. Estos casos ponen en evidencia los adelantos en materia de simplificación -ahora es más fácil y hay más ayudas-. Sin embargo, falta entrar con mayor fuerza en el resto de etapas. Si bien es cierto que la apertura y el cierre son más simples, el grueso del trabajo se debe realizar en las etapas intermedias, sobre todo en las obligaciones y la operación.

Hace 5 años, el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), las Cámaras de comercio y las Alcaldías de Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga, Cartagena, Cali y Medellín se unieron para trabajar por esta causa. Conformaron los centros de atención empresarial (CAE) y crearon el modelo de la Ventanilla Única. Los logros ya empiezan a notarse. Para la muestra, el año pasado en Sudáfrica, la CCB fue reconocida por contar con el proyecto más exitoso en favor de la pyme.

Aunque la simplificación ya dio sus primeros pasos, necesita dar otros más. El objetivo es llegar al punto en que se cree una empresa en solo un paso, en una ventanilla y con un solo requisito, para reducir al mínimo su costo. Esto no significa que las otras siete etapas no están en la mira. Dado el éxito de esta primera fase, se espera que se pueda continuar con el impulso y simplificar las demás etapas empresariales. Como dice la gerente de la constructora de pozos, "lo traumático es que hay que pedir permiso de perforación, y ese es un cuello de botella porque elaboramos toda la solicitud, hacemos todos los trámites, pero llegamos a la corporación y resulta que ese trámite puede durar hasta dos años". Esto implica un cambio radical de costumbres, de una cultura que tiene una larga historia en entidades públicas, sus funcionarios, las agremiaciones y otros organismos. Aunque sea difícil, la tarea debe ser una prioridad. En últimas, el empresario está dispuesto a adaptarse a las reglas, aprender nuevas herramientas e informarse prudentemente, siempre y cuando las autoridades se dediquen responsablemente a cumplir este objetivo. Nota: Para conocer cuáles ciudades, notarías y Cámaras de Comercio ya ofrecen estos servicios, diríjase a gerenciacae@confecamaras.org.co o comuníquese al teléfono (1) 3467055.
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