En las empresas el papel pasa de moda

Los hábitos comunes en las empresas como duplicar e imprimir cualquier tipo de documento indiscriminadamente y considerar que un documento sólo es legalmente válido si está impreso, siguen estando arraigados en las empresas, que no ven la posibilidad de racionalizar el uso del papel.

Existen casos interesantes de compañías que decidieron dar el gran paso y reducir el uso del papel en un gran porcentaje. Bancolombia, es una de esas, donde han implementado procesos de transferencia electrónica de documentos para entrega de informes a organismos de control.

Es tan exitoso este ejemplo, que disminuyeron la cantidad de impresiones de entre 8 y 9 millones al mes a un promedio de 5 millones, pese a que incrementó el número de dispositivos de impresión en 130 unidades el último año, totalizando a agosto de 2013 unos 2.400 dispositivos.

Casos como el de Bancolombia serán presentados en el Seminario Channel Planet Proyecto Cero Papel, que se realizará los días 27 y 28 de agosto de 2013. En este taller se llevará de la teoría a la práctica el diseño e implementación de procesos estratégicos dirigidos a racionalizar el uso del papel y a conocer las opciones legales y tecnológicas a las que las empresas del país pueden acudir.

La Superintendencia de Sociedades es otro de los ejemplos, pues entre 2011 y 2013 ha eliminado unas 39 toneladas de papel gracias a la depuración de documentos y a la implementación de servicios electrónicos para el manejo documental, los cuales han incrementado la productividad de forma significativa para la entidad y en pro del sector empresarial.

Así mismo, el Banco Agrario sobresale por su cumplimiento estricto de la Directiva 04 de 2012 que define la política Cero Papel la cual impulsa la eficiencia administrativa y exige la automatización de procesos de mensajería interna e intercambio de correspondencia entre entidades de forma segura, así como la reducción contundente de papel e impresión en las organizaciones.

Según los organizadores del Seminario, las empresas privadas han sido pioneras en impulsar políticas, proyectos y procesos de oficina sin papel en todo el mundo pues no usar papel o disminuir su uso al reemplazarlo por medios electrónicos se asocia al ahorro de dinero, incremento de productividad y de seguridad de la información, entre otros beneficios.

Según la Water Footprint, para producir una hoja de papel A4 de 80 gr. con celulosa de madera de bosque se usan 10 litros de agua, por eso la oficina sin papel trae beneficios económicos y productivos a las empresas y además contribuye a la protección del medio ambiente.

Así mismo, la Agencia de Protección Ambiental de Estados Unidos indicó con estadísticas que un empleado promedio usa diez mil hojas de papel al año, cifra que multiplicada por los valores de compra de papel, impresión y trámites puede acaparar altos valores del presupuesto de una empresa, lo que ha motivado a las compañías a racionalizar el uso de papel a través de estrategias que van desde la motivación a los empleados hasta el uso de aplicaciones para compartir documentos, entre otros.