Opinión

  • | 2009/10/20 07:00

    Trabaje menos, logre más

    La competitividad organizacional depende de que logremos ser más productivos, ya sea porque logremos más resultados con los mismos recursos, logremos los mismos resultados con menos recursos o, lo mejor, que logremos más resultados, con menos recursos.

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Por Andres Aljure Saab *

El tiempo, a diferencia de recursos como el dinero, la información o incluso la salud si así se quisiera, es quizás uno de los recursos más valiosos con los que todos contamos, independientemente de nuestra capacidad económica, nivel educativo o edad y, en especial dentro del mundo organizacional, del rol que desempeñemos, del nivel jerárquico que tengamos o del proceso en el que participemos.

 

A pesar de ello, tendemos habitualmente a usarlo como mercancía barata y a desestimar la importancia de que ¡todos! los colaboradores lo gestionen bien como consecuencia de recibir formación y/o guías para ello, sobre todo, en el caso de culturas como la nuestra en la que el uso eficiente del tiempo puede no ser una fortaleza.

Se dice que la administración del tiempo puede ser deficiente como consecuencia de situaciones como ausencia de prioridades, deficiente planeación o inapropiada delegación, entre otras. Sin embargo, quiero centrarme en uno de los factores que con frecuencia y en forma generalizada en las organizaciones, grandes o pequeñas, públicas, privadas o del tercer sector, nacionales e internacionales, genera una pérdida de tiempo significativa: la inadecuada gestión de las reuniones.

El uso efectivo de las reuniones presenciales o virtuales, como mecanismo de comunicación por excelencia ¡es un tema que impacta directamente la competitividad organizacional! Comparto un par de varios ejemplos posibles: durante el desarrollo de un proceso de asesoría para la gestión de la comunicación, realizado para una importante firma del sector farmacéutico en Colombia, se proyectó el ahorro de 1.800 horas hombre y de 63 millones de pesos al año a través del uso apropiado de sus reuniones. Por otra parte, para una compañía del sector educativo, también en Colombia, se calculó un costo de 58 millones de pesos anuales como consecuencia de la falta de puntualidad en sus reuniones, por parte de sus colaboradores.

Según lo anterior, y si considera que para usted o para su organización la gestión de las reuniones es un tema susceptible de mejora, el siguiente decálogo de pautas puede serle de utilidad como una guía sencilla y práctica para incrementar la competitividad personal y organizacional. Este ha sido construido a partir de los hallazgos y situaciones identificadas en más de 60 organizaciones de diverso tipo.

Decálogo para la gestión de reuniones
© Aljure&Ocampo

1. Nunca asista u organice una reunión si no conoce el objetivo y el sentido de su participación.


2. Evite participar en reuniones donde su aporte o aprovechamiento, en relación con el tema, no es representativo y comuníquelo oportunamente.


3. Si el aporte que usted puede hacer en una reunión es puntual, evite participar en la totalidad de la misma y comuníquelo oportunamente.


4. Cuando usted es quien organiza, defina y comunique previamente la agenda, la hora inicial y la final y cúmplalas al desarrollarla.


5. Asista puntualmente.


6. Nunca finalice una reunión sin tener claro: qué compromisos se fijaron, quién (es) tiene (n) la responsabilidad, para cuándo se debe cumplir y cómo se verificará el resultado.


7. Elabore un acta o memoria de la reunión, difúndala a todos los participantes e interesados y hágale seguimiento.


8. Si tiene acceso a Outlook u otras tecnologías afines, utilícelas.


9. No programe el 100% de su tiempo, deje espacio para actividades de rutina.


10. Identifique las horas en que usted es más productivo y evite, si es posible, acordar citas en esas horas.

* El autor es socio fundador de Aljure y Ocampo Comunicación para la Credibilidad y Competitividad Corporativas. andres@aljureyocampo.com


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