La eficacia de los protocolos de familia

Llevo más de 14 años trabajando en el tema de Protocolos de Familia y como especialista, siempre me ha inquietado saber que sólo el diez por ciento de los protocolos que se hacen, se cumplen. Ello demuestra la dificultad en su aplicabilidad siendo preocupante la inversión en tiempo y dinero en su desarrollo, ya que en el 90% de los casos, el resultado final no es el esperado por la familia.

Empecé a profundizar en el tema y analizar a las familias a las cuales les habíamos realizado un diagnóstico y un protocolo. Tomé una muestra de 60 casos, de las 120 que habíamos estudiado y se pudo concluir que aunque los diagnósticos eran similares, los protocolos eran muy diferentes, debido a su proceso de implementación.

Básicamente el desarrollo del Protocolo se puede dividir en su formulación y en su implementación. En su implementación, nos encontramos con dos factores que impactan en el éxito del protocolo: la amplitud y el ritmo.

La amplitud se refiere a la cantidad de temas que serán tratados en el protocolo. Existen algunas familias que buscan incluir muchos temas, otras por el contario buscan limitarlos demasiado o enfocarse solamente en temas empresariales (Junta directiva, ingreso y salida de familiares en la empresa, sistemas de evaluación y remuneración, sucesión ejecutiva), olvidando los temas patrimoniales (estrategia patrimonial, estructura patrimonial, estructuras legales de la transferencia de la propiedad, oficina familiar, Asamblea de Accionistas) y temas familiares (Visión familiar, estrategia familiar, gobierno familiar, estructura familiar). Por otro lado está el tema del ritmo que es la cantidad de veces que la familia se reúne para tratar los diferentes aspectos del protocolo y posteriormente su implementación. Por ejemplo, en la familia mediante el Consejo de Familia, en la propiedad mediante las Asambleas de Accionistas, y en la empresa mediante las juntas directivas y los comités gerenciales.
Se debe tener presente que, a mayor amplitud y mayor ritmo, el protocolo puede tener mayor posibilidad de éxito.

En ocasiones se presentan inconvenientes, debido a que mientras el consultor tiene una idea de cuál debería ser la mejor combinación entre ritmo y amplitud, las familias tiene otra idea de lo que quieren hacer. Existen algunas familias que buscan hacer muy amplio el protocolo, otras, por el contario buscan limitarlo demasiado. De igual forma muchos se interesan únicamente por temas como: Junta de Socios, patrimonio de la empresa, herencia de los hijos, ; temas relacionados con la empresa. Por esas razones existien muchas dificultades a la hora de incluir temas como, familia o propiedad .


Algunas familias empiezan con una amplitud y un ritmo muy bajo pero con el paso del tiempo llegan a mejorar sus resultados. En otras pasa todo lo contario, empiezan muy bien, pero terminan con resultados muy pobres. En algunas familias que tienen éxito en la implementación, se identifica una figura central: un “líder” que impulse el protocolo y motive la realización de las reuniones, y que además, busque el correcto desarrollo del mismo, Se ha visto como en los casos en que la familia empresaria no cuenta con ese líder que impulse el proceso, el protocolo familiar queda olvidado y se pierde el interés de la familia para reiniciar este proceso.

Esto no sólo sucede en Colombia, una vivencia muy parecida tienen los consultores españoles que también tienen dificultad con la amplitud. Como nosotros queremos el buen desempeño de la familia, tratamos de abarcar todos los temas y de esta forma dejar lineamientos claros frente a eventos que son comunes en las empresas familiares, pero al buscar mucha amplitud, las familias dejan de lado la implementación. También pasa lo contrario. Dentro de las experiencias comentadas por un consultor japonés, me decía que el protocolo más exitoso que había adelantado era de una página, es decir, amplitud muy reducida. Le pregunté lo que contenía y me dijo, “el protocolo dice que nos vamos a reunir mensualmente a tocar todos los temas que se necesiten” esto muestra un ritmo alto. Es decir, amplitud reducida y ritmo alto.

Concluyendo, debe existir una buena amplitud en la que se expongan los tres ámbitos: propiedad, familia y empresa, pero además se requiere un acompañamiento del consultor, ya que si éste no los lleva a trabajar en estos ámbitos o no tiene el conocimiento necesario, podrían llegar a generarse falencias mucho más graves.

Director Area Empresas Familiares-INALDE, Universidad de La Sabana
Consultor Senior de Gonzalo Gómez-Betancourt & Consultores Asociados