Opinión

  • | 2009/06/04 00:00

    Ahorrar dinero y ser productivo

    Jorge Silva, gerente general de Microsoft Colombia, escribe para Dinero.com sobre los cinco escenarios soportados con tecnología para ahorrar dinero y ser productivo.

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Es cierto que el mundo se ha hecho más pequeño con los avances de la tecnología. Pero también es cierto que es igualmente enorme pues ya no tiene fronteras desde que estas herramientas tecnológicas permitieron un modo de vida virtual y cada vez más homogéneo. Pues bien, ahora que el mundo es global, y que cada vez hay menos líneas limítrofes entre los países, los beneficios llegan de la misma manera que los problemas y las crisis. Hoy todo se comparte con la misma rapidez y contundencia.

Es por eso que el papel que juega la tecnología es clave en estos momentos en que se habla de crisis económica. La tecnología se puede convertir en un instrumento para convertir un entorno económico difícil en un entorno de oportunidades. Es el momento, entonces, en que los líderes empresariales y los gerentes deben evaluar la mejor forma de utilizar sus recursos para enfrentarse a la incertidumbre económica que enfrenta el mundo.

Pero no solo ellos. Todo el que tenga un negocio –grande o pequeño- debe pensar en cómo hacer para mejorar sus niveles de eficiencia en los procesos, ahorrar tiempo y dinero, mantener la productividad y garantizar el crecimiento y la calidad en los servicios. Es entonces en este escenario en el que la tecnología, sin duda, logra hacer una diferencia importante al ayudar a las compañías y a su gente a responder adecuadamente a este ambiente económico incierto y promover la productividad de los negocios.

Esto lo demuestra, además, una encuesta realizada por la firma Gartner que determinó que por qué la tecnología hace más productiva la vida laboral de los empleados de una compañía. Estos datos sorprenden: en promedio el trabajador de la información recibe 51 mensajes diarios hasta en siete lugares diferentes. Así mismo, uno de cada cuatro trabajadores de la información dedica el equivalente a tres días de trabajo completos intentando comunicarse por teléfono, sin éxito, con otras personas, lo cual se traduce en improductividad para la empresa.

Mientras tanto, cuando se llama a alguien al trabajo, la probabilidad de que conteste su correo de voz es de 70%; el 61% de los trabajadores de la información citó el correo electrónico como su principal herramienta de comunicación, mientras que el 75% afirmó que revisa su correo electrónico antes que su correo de voz cada mañana. El 28% de los trabajadores señaló que las herramientas de colaboración correctas le ahorrarían hasta cinco horas a la semana. Dentro de tres años, más de 100 millones de personas podrán realizar llamadas telefónicas desde Outlook, SharePoint y otras aplicaciones.

Así las cosas, pues se trata de encontrar los mejores escenarios que ayuden a las empresas para mantenerlas en movimiento, robustas, sin que tengan que hacer grandes sacrificios y llegando a niveles óptimos de crecimiento. Después de revisar estos datos que arrojó el estudio de Gartner y de consultas a empresarios de varios sectores se pudieron estableces cinco escenarios que pueden ayudar a las personas y las empresas a ser más productivas, rentables e innovadoras.

- Escenario 1: Comunicaciones unificadas:
La tecnología de comunicaciones unificadas usa software para unificar voz, correo electrónico, mensajes instantáneos y videoconferencias y permitir a las compañías remplazar sistemas tradiciones telefónicos y de correo de voz con soluciones que integran telefonía con servicios corporativos de mensajes, calendario y directorios. Estas hacen posible que las reuniones virtuales sean más parecidas a la interacción cara a cara, compartir información y colaborar entre los integrantes de la reunión.
Esto evita costos en viajes, entrenamientos y desplazamientos. Incrementa la productividad de la empresa al hacer que los empleados, socios y clientes, así se encuentren en sitios remotos, estén siempre conectados y disponibles para lograr el desarrollo de proyectos más rápidamente y a menores costos en las comunicaciones.

- Escenario 2: Virtualización:
Es una tecnología que hace posible la ejecución de más de un sistema operativo en una sola computadora, reduciendo el costo y consumo de energía en las compañías y permitiendo a las organizaciones usar más fuerza de computación de la que ya tienen. La virtualización representa oportunidades para consolidar el número de servidores e incrementar la disponibilidad de todos los aplicativos y sistemas de la organización a un menor costo. El resultado es una gran flexibilidad para los empleados y mayor eficiencia y agilidad para los departamentos de Tecnología de la Información.

- Escenario 3: Colaboración:
Las herramientas de colaboración permiten intercambiar información dando respuestas rápidas a los cambios del mercado. Esta es una manera de conectar a los empleados y a los socios de la organización para mantener la productividad en toda la línea del negocio y no sacrificar los procesos internos de las compañías.
Así es posible hablar de productividad pues se permite la disponibilidad de datos y se mantienen las comunicaciones para respuestas inmediatas; es posible el acceso con información segura, centralizada y disponible para las personas que deban recibirla en el momento exacto en que la necesitan y se asegura una sincronización que permite mantener una lista única de servicios, precios y facilidades que permite el negocio que sea de fácil acceso para los clientes.

- Escenario 4: Inteligencia de negocios:
En tiempo de crisis una herramienta que permita análisis inteligentes es fundamental para disminuir costos y tiempos administrativos, tomar decisiones adecuadas para aprovechar oportunidades, y ofrecer un mejor y más rápido servicio a los clientes y empleados sin dejar de lado la seguridad de su información y la toma de decisiones empresariales correctas. Es una herramienta que ayuda a obtener más rendimiento de los datos, dejando a disposición de las organizaciones una amplia gama de servicios integrados como consultas, búsquedas, sincronizaciones, informes y análisis.

- Escenario 5: Relación con los clientes:
Finalmente están los indispensables CRM que permiten optimizar la administración de las relaciones con clientes, construir nuevas oportunidades de ventas, centralizar los datos de los clientes para un acceso fácil y confiable, ofrecer flujos de trabajo para eliminar los procesos manuales e ineficientes, responder y cerrar rápidamente las consultas de los clientes y facilitar la automatización por medio de programas de marketing, entre otras ventajas.

Uno de estos escenarios podría cambiar el ritmo de cualquier negocio, mejorar los niveles de productividad y eficiencia. La tecnología al servicio de la crisis.

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