Las reuniones, ¿un mal necesario?

Cuando tenemos demasiadas reuniones esto puede ser una evidencia de una mala planeación y de un deficiente establecimiento de mecanismos de colaboración y de logros conjuntos. En una gran mayoría de estas no se cumple con los objetivos propuestos y es allí donde se presenta la queja de las personas respecto a la denominada “reunionitis”.

Mucho se ha escrito sobre este asunto e incluso muchas instituciones y escuelas de negocios han planteado teorías para ser exitosos en este campo y tener resultados beneficiosos. No obstante lo anterior, las soluciones planteadas no dejan de ser puntuales y simplemente “paños de agua tibia”.

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Buscando la efectividad, se proponen aspectos tales como: tener una agenda muy clara, celebrarlas de pie, delegar a otras personas para que asistan, tener motivos muy claros para hacerlas (¿es imprescindible realizarlas? ¿No habrá manera de informar por otros medios, correo electrónico, teleconferencia, etc.?), convocar solo a los interesados y concernidos teniendo un orden del día muy específico sin volverlas “eternas”, preparar con antelación los detalles del comité o encuentro (documentos a tratar, diapositivas a presentar, etc.).

Algunos investigadores especializados han llegado a concluir que para mejorar el exceso de estos eventos, se requiere un cambio más drástico y contundente puesto que esta situación afecta mucho a las personas, su manera de colaborar y la forma en que realizan su trabajo cotidiano. Los consejos que normalmente nos brindan sobre su manejo, y que nos permitirán tener más tiempo y no desperdiciar dinero, deben ser complementados con decisiones más radicales para una efectiva gestión de este importante tema.

Dentro de estas últimas recomendaciones se encuentran algunas que ratifican que las empresas pueden beneficiarse cuando centran toda su energía en transformarlas en lugar de simplemente tolerarlas e indican la manera en que se puede identificar y abordar los problemas que enfrentan los grupos con ellas.

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Perlow, Hadley & Eun, investigadoras de Harvard y la primera, fundadora de The Better Work Institute, una entidad asociada a compañías globales que les colabora a transformar la manera en que trabajan manteniéndose al día con las cambiantes realidades empresariales, a partir de sus estudios, han encontrado que muchos de los problemas asociados con el exceso de reuniones se pueden resolver con un enfoque estructurado para analizar y modificar los patrones de estos encuentros y que al haber muchas personas involucradas en la programación y ejecución de las mismas, se requiere un esfuerzo colectivo para remediar estas situaciones. En este orden de ideas proponen cinco (5) pasos básicos:

• Recoger las impresiones de cada miembro: para tener una visión más clara de la manera en que ellas afectan al equipo, utilizar encuestas o entrevistas para tener la opinión de los colaboradores y esto ayudará a medir el alcance del problema. Se encontrarán las posiciones individuales frente al tema y se detectará cuánto trabajo no se hace diariamente.

• Interpretar en conjunto los datos: hay que analizar los comentarios de todos y ver lo que funciona y lo que no. No se deben emitir juicios y se debe favorecer la discusión abierta. De esta manera los gerentes u organizadores pueden tener plena conciencia del impacto que estas generan en los convocados.

• Ponerse de acuerdo con un objetivo colectivo y relevante: beneficiarse personalmente de la iniciativa del grupo es un gran motivador. Establecer periodos de “reuniones libres” influye en que el grupo reevalúe las que normalmente están programadas y a preguntar quién realmente necesita asistir. Los espacios que brinda esto aumenta la productividad individual y reduce el desborde en el tiempo personal.

• Establecer pequeñas metas y monitorear el progreso: se deben evaluar avances concretos y medibles. Pequeños logros tangibles permiten que la gente celebre y pequeñas pérdidas proporcionan oportunidades para aprender y corregir. Objetivos simples y manejables como: no permitir la presencia de ninguna tecnología externa (uso de teléfonos móviles, portátiles que distraen, etc.), centrarse más en la discusión, tomar notas de manera manual, preparar con antelación el material necesario, ser breves en el tiempo del encuentro, armonizar los horarios con las agendas de los participantes.

• Debatir regularmente como grupo: realizar un balance regular y abierto de cómo se sienten las personas acerca de aquellas a las que asisten y de los procesos en su labor de manera más general. Descubrir nuevas formas de trabajo conjuntas y evaluarlas periódicamente.

Se supone que las reuniones mejoran la creatividad y la productividad en las empresas pero sucede lo contrario cuando son demasiadas, mal planeadas o mal dirigidas, o las tres. Esta realidad trae muchos problemas a la organización y por ello es indispensable adoptar soluciones que sean sistémicas y sistemáticas. Las acciones propuestas por estas investigadoras implican que los participantes se comuniquen más abierta y honestamente ayudándose mutuamente, priorizando, obteniendo acceso a otros recursos o reasignando y compartiendo actividades.

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Intervenir la manera en que se manejan las reuniones mejora la productividad, la comunicación y la integración del trabajo de equipo. También tiene un impacto directo en la satisfacción laboral y en que todos logremos un equilibrio entre el trabajo y la vida personal. No debemos eliminarlas, debemos saber gestionarlas.