El e-mail frente al rendimiento diario

Se estudia a través de una pequeña encuesta desarrollada por un profesor de psicología económica el tema de estar recibiendo correos permanentemente y, sobretodo, las alarmas que se prenden cada vez que entra un correo—bien sea en el celular o en el computador—y, en algunos casos, perturban el buen desarrollo del trabajo o de la actividad que estamos desarrollando. De aquí surge la pregunta ¿qué tan urgente debemos atender el correo electrónico recibido y de qué manera su contenido complementa el trabajo que venimos desarrollando en ese preciso momentos?.

Los correos electrónicos se han convertido en una mezcla de bendición y un mal en nuestras vidas. Bendición por que se han convertido en un amplio canal de comunicación para todo y para todos: para nuestros amigos, familiares, compañeros de trabajo y negocios. Un mal pues constantemente nos interrumpe en nuestro trabajo y en general en nuestra vida diaria. Así mismo, terminamos a merced del tiempo de los demás.

¿Y si pudiéramos poner o recibir los correos electrónicos bajo nuestro propio criterio o prioridades personales? y ¿si pudiéramos decidir cuál y qué tipos de mensajes de correo electrónico recibir y cuando?.

 Para profundizar en lo anterior, se le realizó una encuesta a 1500 personas que reciben correos electrónicos para determinar sus criterios sobre cuál debería ser el tiempo de lectura ideal de estos.

 En la actualidad las personas reciben en un 100% de mensajes notificando la llegada de un nuevo correo electrónico, generando distracción. Se le preguntó a la gente qué porcentaje de sus mensajes de correo electrónico quisiera ver  rápidamente y de acuerdo con la encuesta, solo el 11% de los correos electrónicos necesitan ser atendidos inmediatamente a la llegada del mensaje de notificación que interrumpe las actividades cotidianas.

 Además, se preguntó: ¿qué porcentaje de los correos electrónicos son basura o desearía borrar, inclusive, no haberlos recibido? ¿Qué pasa entonces con el otro 89% de los mensajes de correo electrónico? ¿Cuánto tiempo necesitan las personas para ver el resto de sus mensajes de correo electrónico en las diferentes etapas del tiempo? ¿A partir de incrementos de horas, al final del día, durante la semana o en general durante el mes?

 Se encontró que el 31% de los mensajes de correo electrónico recibidos pueden ser  revisados con un retraso de 1 a 8 horas y los mas importante, no requerirían de una notificación de llegada. La gente necesita ver un 20% adicional de los mensajes de correo electrónico al final del día, el 11% al final de la semana y el 3% a finales del mes. El 24% restante de los mensajes de correo electrónico podrían ser simplemente borrados o archivados.

 Con estas preferencias de correo electrónico en mente,  imagine que hubiera un sistema genial de correo electrónico en el cual lo mágico sería categorizar automáticamente los mensajes en estas diversas categorías dentro de su computador.

 Cuando se le preguntó a los encuestados sobre las 4 categorías principales que les gustaría para su correo respondieron que serían: mensajes de correo electrónico para ser atendidos de carácter inmediato (con notificaciones); al final del día; al final de la semana; e-mails para ser borrados automáticamente.

 En términos generales, las personas sólo quisieran ser interrumpidas con un estimado de un 10% de sus correos electrónicos a través de un mensaje de notificación inmediato.

 El estudio concluye  que lo que esto significaría es que los servicios de e-mail están perjudicando la atención de la gente de una manera improductiva en el 90% de los casos, al utilizar una sola bandeja de entrada de correo. Posiblemente se requerirían 4 bandejas de correo catalogadas así:

1)inmediatamente,

2)al final del día,

3)al final de la semana,

4)al final del mes o para ser borrados; de esta manera, mejoraría nuestra atención y, posiblemente, nuestra productividad.