Opinión

  • | 2012/09/03 11:00

    ¿Cuándo es conveniente una oficina familiar?

    Desde hace algún tiempo se ha empezado a hablar de la importancia y manejo de las oficinas familiares, sin embargo no muchas organizaciones tienen claras sus funciones y limites de acción. Opinión de Gonzalo Gómez-Betancourt.

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Desde hace algún tiempo se ha empezado a hablar de la importancia y manejo de las oficinas familiares, sin embargo no muchas organizaciones tienen claras sus funciones y limites de acción.

En mi experiencia he encontrado diferentes conceptos con respecto a estas entidades. Algunas familias empresarias no le encuentran ningún sentido, creen que es una estructura burocrática que usurpa funciones de la compañía y en otros casos sucede todo lo contrario, pues la oficina familiar es reconocida como la encargada de hacer negocios y fortalecer la unidad familiar.

El concepto tradicional de oficina familiar se generó en Estados Unidos y en Europa, como un ente independiente encargado de manejar la liquidez de la familia, que usualmente es una parte reservada del patrimonio. Con el paso del tiempo las oficinas familiares han adquirido diferentes funciones y distintos niveles de participación en las empresas, el patrimonio y la familia.

Para mayor claridad explicaré lo que debería hacer una oficina familiar y lo que no, teniendo en cuenta múltiples experiencias de familias empresarias del continente.

Alcance de la oficina familiar
La oficina familiar no debe asumir labores empresariales, sin embargo algunas se encargan de llevar la contabilidad de las compañías, la búsqueda de sinergias, tergiversando sus funciones al convertirse en un holding empresarial. Adicionalmente he visto oficinas familiares que sólo manejan aspectos de la propiedad, y su principal responsabilidad es hacer todo el seguimiento desde la auditoría, análisis de las inversiones, manejo del gobierno corporativo de las empresas y el manejo de la propiedad de cada individuo como por ejemplo sus contabilidades, cuentas personales y liquidez. En este tipo de oficinas familiares se incluyen temas de formación de los miembros de la familia para que sean mejores propietarios o representantes adecuados ante los órganos de gobierno de las empresas.

Algunas familias en éste nivel, deciden usar las oficinas familiares para diversificar el patrimonio, fuera del negocio central, manejándolo de manera independiente, generando fondos de liquidez, negocios de finca raíz y pequeños emprendimientos que no justifican la creación de una empresa. La confusión se puede presentar cuando estos emprendimientos se consolidan, requieren de una estructura como empresa independiente y empiezan a crearse cargos dentro de la oficina familiar, o cuando la liquidez es tan importante que exige un manejo profesional. Aunque ésta es una función importante, en muchos casos estas oficinas familiares empiezan a olvidar su tarea más importante que es la familia.

La mayoría de estas estructuras no le presta apoyo real a los temas de interés familiar, como organizar de vacaciones compartidas, afianzar los lazos, trabajar en pro de evitar conflictos, celebrar fechas especiales o mantener vivas las costumbres. Sin embargo son muchas las oficinas familiares que justifican su razón de ser por temas patrimoniales en lugar de trabajar por la familia.

Para que una oficina familiar llegue a ser bien vista por todos, es necesario que ofrezca servicios principalmente para la familia y en segunda instancia servicios para la propiedad, en ningún caso es conveniente que preste servicios a la empresa, pues se corre el riesgo de entorpecer las funciones de sus órganos de gobierno, directivos y trabajadores.

Para diseñar el alcance de la oficina familiar y su portafolio de servicios, es necesario tener en cuenta las expectativas de la familia propietaria con respecto a la familia como tal, al manejo de sus propiedades y de las acciones de la empresa. Esta es la base para diseñar una visión y posteriormente articular una estrategia fuerte que se fortalece con la oficina de familia.

Perspectiva patrimonial
Existen tres tendencias sobre la expectativa del manejo de la propiedad: Individual, intermedia y colectiva. Cuando las familias tienen una perspectiva individual no aprecian la labor de las oficinas familiares, ya que prima el individuo y su independencia para gastar sus dividendos, tampoco aprecian ayudas en el manejo patrimonial, prefieren manejar sus propias contabilidades, obligaciones tributarias, etc. Para quienes tienen una perspectiva intermedia del patrimonio, existen unos mínimos que deben pagarse a nivel de la propiedad como estudios sectoriales, auditorias externas, aspectos tributarios, contabilidades personales, seguros compartidos, seguridad privada, abogados, entre otros, y los gastos que superen estos acuerdos, los aporta el individuo de sus dividendos. Para las familias con una perspectiva colectiva, todo lo debe pagar el patrimonio familiar y muchas veces no llegan a ver dividendos.

Perspectiva Familiar
En este concepto se han encontrado familias con perspectivas Individuales, intermedias (juntos pero no revueltos) y de unidad familiar. Los de perspectiva individual han aprendido que cada núcleo familiar es independiente y no les interesan las actividades de familia, les parece que una oficina familiar encargada de hacer programas de este tipo es una pérdida de dinero y tiempo. Las familias con perspectiva intermedia saben que hay aspectos comunes familiares que deben promoverse, pero sin mucha intervención dentro de cada núcleo familiar. Y aquellas que tienen una perspectiva como un único grupo familiar, desean que todos los miembros participen y se beneficien de actividades de educación, salud, ocio, filantropía, etc. Estas familias incorporan ideas de los familiares políticos para el direccionamiento de la unidad familiar. Las familias más unidas destinan presupuestos más amplios para desarrollar estas actividades que aquellas que no las consideran importantes.

¿Cuándo implementar una oficina familiar?
Existen distintas expectativas frente al manejo de la familia y el patrimonio, sólo en los casos con perspectivas intermedias o colectivas es conveniente implementar una oficina familiar y sus beneficios serán evidentes para todos. En los demás casos, no se justifica su implementación debido a que no hay vocación de familia empresaria, porque prima el individuo sobre el bien común, y ésta estructura genera conflictos al interior de la familia.

Sea cual sea el caso, una oficina familiar puede prestar servicios relevantes y obtener economías de escala en gastos de los miembros de la familia como seguros, declaraciones de impuestos, etc. También es importante aclarar que al momento de crear una oficina familiar, es necesario delimitar muy bien sus funciones, para evitar que ésta asuma demasiados temas que incrementen sus costos y complejidad, pues la razón de ser de estas organizaciones es alcanzar sinergias y simplificar trámites para fortalecer la unidad familiar y potenciar el crecimiento del patrimonio.

* Ph.D. – gonzalo.gomez@inalde.edu.co
Director del Área Family Business, INALDE Business School, Universidad de La Sabana


                                                               
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