Opinión

  • | 2014/03/17 16:00

    ¿Cómo sobrevivir a la “reunionitis aguda”?

    Jefes y empleados coinciden que el principal ladrón de tiempo en las organizaciones es el exceso de reuniones. ¿Cómo evitarlas o hacerlas más eficientes? Opinión de Álvaro Bonilla.*

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Es común escuchar a los ejecutivos contar cómo estos encuentros o mal llamados “despachos” en la oficina, que en la mayoría de las ocasiones se caracterizan por ser largos, sin temas definidos y sin un enfoque claro, les quitan a sus colaboradores más de tres o cuatro horas, tiempo que podría ser invertido en actividades un poco más productivas.

No se trata de satanizar las reuniones, estas son un recurso valido para fomentar el trabajo en equipo y la conexión entre individuos con el fin de poner en común estrategias y tácticas para el cumplimiento de objetivos, pero si se le dedica mucho tiempo a estos encuentros y si especialmente se hacen con poca planeación, afectarán la productividad de los empleados y por ende la motivación de los mismos para asistir y participar activamente.

Partiré de una afirmación: La gestión de las reuniones depende del líder quien es la persona que las convoca, invita y quien determina el marco para desarrollarlas. Estas deben tener una agenda clara, unos objetivos definidos y un mapa trazado para que sean eficaces, para que motiven la participación y sobre todo, para que sean cortas y con la más baja frecuencia posible. No olvide que el objetivo es planear y coordinar, para luego ejecutar, pero es imposible ejecutar si el tiempo de sus empleados se orienta solamente a estar de reunión en reunión.

Este tipo de encuentros existen para lograr que la estrategia de la organización descienda a todo el equipo y no para convertirse en presentaciones y en discursos interminables. Usted debe conectar a sus colaboradores con la emoción y no con el simple pensamiento racional que en vez de compartir conocimiento, lo que logra es aburrir al auditorio.

¿Cómo hacerlo? A través de la didáctica, la metáfora y sin hacer que la atención se divida en comprender una presentación. Recuerde, una presentación sólo debe apoyar su discurso, jamás contenerlo en su totalidad. La mejor estrategia es utilizar imágenes evocadoras y potentes, gráficos y esquemas sencillos, frases cortas y poderosas. Evite que sus palabras sean el centro de atención, invitando con preguntas a que el auditorio participe.

¿Problemas con la multitarea? Se ha generado la costumbre que en las reuniones todos llevan sus computadores para continuar respondiendo mails o terminar informes. Costumbre bastante perjudicial porque las personas ni trabajan, ni participan en la reunión. Los neurólogos han comprobado que el cerebro humano funciona mejor cuando se concentra o presta toda su atención en una sola tarea a la vez, la multitarea es una manera muy efectiva de hacer las cosas a medias. Por eso proponga a su equipo de trabajo encuentros cortos pero con enfoque total, sin computadores, tabletas ni celulares.

Honré a los puntuales y genere una cultura de cumplimiento. Generalmente las reuniones funcionan mejor cuando no están en medio de la jornada laboral, sino al iniciarla o terminarla. Inicie puntualmente y comprométase a terminar a la hora acordada. Si necesariamente tiene que ser una reunión extensa, planifíquela con pausas que le permitan a su equipo descansar y comer. Consejo: Nunca convoque este tipo de encuentros los viernes en la tarde, prefiera en cambio el primer día de la semana.

Envíe los objetivos de la reunión con al menos 48 horas de anticipación, así las personas podrán llegar preparadas con información pertinente. Invite a sus colaboradores a que sean concretos cuando participen pero no al punto de asfixiar su capacidad de comunicación.

Por último, trace muy bien los límites y temáticas a tratar. Generalmente las reuniones dedican el 80% del tiempo a discutir asuntos varios y 20% a tratar la temática de la agenda. Así mismo, existen personas que son expertas en desviar la atención y en dirigirla a asuntos que no son objeto de la reunión. Para esto aproveche la técnica de “parqueadero”, donde anotará aquellas cosas que no vienen al tema principal pero que son importantes y merecen tratamiento, compéndielas a lo largo del encuentro sin desviarse del tema principal.

* Consultor empresarial – Profesor Universidad de La Sabana
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