Opinión

  • | 2014/04/28 11:00

    ¿Cómo hacer un adecuado seguimiento a su empresa?

    Hacerle seguimiento a la empresa implica revisar los balances, las notas del revisor fiscal, preguntar en la asamblea, y absolver todas las dudas, así se irá viendo como necesario y válido que el accionista esté cuidando su propiedad. Opinión de Gonzalo Gómez Betancourt.*

COMPARTIR

Al inicio de esta serie de columnas dedicadas al manejo que todo buen empresario debe darle a la propiedad, definimos como su mayor responsabilidad la de cuidar la organización y facilitar los medios para que crezca y pase de generación en generación de una manera adecuada.

Para lograrlo es clave hacer un seguimiento, el cual depende en gran medida de la participación que usted, como propietario, tenga en la Asamblea General de Accionistas, órgano de gobierno al que nos referimos en términos generales en el artículo anterior y que en esta oportunidad analizaremos desde el punto de vista técnico, como la mejor herramienta para el control de las finanzas de la compañía.

Existe una técnica simple que le permitirá hacer un análisis rápido y contundente, se basa en formular en la Asamblea, preguntas apropiadas y relevantes sobre los informes presentados por la administración y la revisoría fiscal, los cuales deben ser aprobados por usted como accionista y lo llevarán a concluir el verdadero estado de la empresa. Esta técnica se ha denominado en el área de control directivo como un análisis de fuente y usos, el cual me tomaría mucho tiempo explicar detalladamente, sin embargo voy a tratar de concretarlo en algunas ideas que, incluso para los especialistas en esta técnica les parecerá simplista, pero que en mi experiencia, es absolutamente contundente para cualquier persona, incluso sin mayores conocimientos contables, porque puede hacerla por sus propios medios.

En principio, el estado de fuentes y usos permite conocer cuáles fueron las fuentes de los recursos de la empresa y en qué se utilizaron en un período determinado de tiempo, que es la principal preocupación del accionista. Es decir, se toman los estados de resultados, los activos (caja, clientes, inventario, y los fijos), los pasivos (proveedores, bancos, Impuestos, laborales) y en el patrimonio (Capital, reservas, Utilidades).

Aunque parece simple, lo primero que debe analizarse es que cuadren el activo total con la suma del pasivo y el patrimonio. Después se coloca en una columna el balance y estados de resultados del año finalizado con el año anterior y se resta el primero del segundo. Es allí donde se establecen primero las fuentes, es decir los recursos con los cuales se financió la organización que se obtienen de una reducción de los activos y de un aumento de los pasivos y/o patrimonio, por ejemplo, si se redujeron las cuentas por cobrar, o se redujo el inventario, si se aumentaron los préstamos, si se aumentaron proveedores, si se aumentaron las utilidades. Así mismo, los usos son en dónde los recursos fueron utilizados, es decir todo aumento del activo o reducción del pasivo y/o patrimonio, aumento de cuentas por cobrar y clientes, pago de proveedores y de bancos. Con esta información usted puede saber a qué se dedicó la organización en todo el año. Por ejemplo si se adquirió una financiación por un monto mayor al patrimonio, es una bandera roja, sobre la cual se debe estar alerta y conocer sobre qué garantías se realizó el préstamo para comprar un activo, este tipo de decisiones deben ser informadas por la administración a los accionistas.

Al realizar un cuadro, como el que a continuación presento como ejemplo, Usted ve las principales fuentes y los principales usos, donde no haya algo coherente, tiene todo el derecho de preguntar sobre cada una de las cifras presentadas, con lo cual se está haciendo un seguimiento a las tareas de la empresa. Adicionalmente se debe hacer el ejercicio de análisis vertical y horizontal con el estado de resultados, es decir el de pérdidas y ganancias y hacer exactamente la misma comparación. El primero es dividir cada ítems entre las ventas, el segundo, es el porcentaje de variación de un año a otro. Esta cifra le permite ver el crecimiento o decrecimiento de las ventas, costos y gastos.

Finalmente algunos indicadores de gestión, como los siguientes: Liquidez, endeudamiento, índice de solvencia, rotación de inventarios, rotación de clientes, rentabilidad sobre patrimonio, rentabilidad sobre ventas. Con estos indicadores mirados año a año se puede entender cómo va la compañía, se verá si la administración está haciendo su trabajo, si el patrimonio es rentable o no, con lo cual, aplicando las técnicas anteriores y con aproximadamente sólo dos horas de estudio de los estados financieros, usted ya está preparado para actuar de manera responsable en la Asamblea.

Así mismo, cuando revise el informe del revisor fiscal, especialmente las anotaciones a los estados financieros que usualmente realiza, es preciso que lea con precaución esas notas aclaratorias, en especial cuando utiliza la palabra salvedades. Una forma de mantener control sobre la propiedad es tener contacto directo con el revisor fiscal, tema que no es usual en nuestro país, por lo que venimos promoviendo entre los empresarios, la creación de los comités de auditoría, donde propietarios activos con conocimientos financieros y contables puedan ejercer los controles necesarios a la administración y de esta manera no esperar a que se acabe el año para revisar el informe, sino estar en ese proceso de seguimiento durante todo el año con el fin de conocer la realidad de la organización.

No sólo es importante observar las notas a los estados financieros, sino el informe sobre otro tipo de riesgos, por ejemplo que los Software utilizados por la compañía, tengan las respectivas licencias de uso. Así mismo, que la información sobre partes vinculadas esté avalada por el revisor fiscal, para corroborar que se hayan seguido los procedimientos adecuados para dichas contrataciones. Así mismo, en el informe de la administración deben certificarse los salarios de los administradores.

Para finalizar, recomiendo a todos los accionistas, hacer un seguimiento a los números, implementando técnicas sencillas como las que recomendamos y no olvide que si encuentra alguna cifra con la cual no está conforme, tiene 15 días hábiles para ejercer su derecho de inspección. Por ejemplo, si ve una inversión en activos que le genera dudas o no está conforme con la nota aclaratoria del revisor fiscal, usted puede solicitar la asignación de una persona que le explique los rubros, incluso le dé a conocer las facturas, los comprobantes del diario y de los temas que quiere aclarar. Sin embargo, en mi experiencia, en Colombia esto suele ser visto como una falta de confianza hacia la administración, cuando en realidad no lo es, si promovemos esta práctica de hacerle seguimiento a los números por parte de los accionistas, estaremos contribuyendo a legitimar un acto de transparencia, de apertura a que los accionistas puedan y deban preguntar las cosas.

Cuando un empresario se convierte en un propietario pasivo, no le está haciendo aportes a la empresa, en la medida en que puede dejar pasar muchas situaciones irregulares en el manejo de los recursos, por exceso de “confianza”, que se van volviendo una tradición en la empresa y que a la hora de corregirlas, pueden verse como una manifestación de desconfianza en la organización, lo cual no debe ser.

* Ph.D. Director del Área Family Business, INALDE Business School, Universidad de La Sabana
gonzalo.gomez@inalde.edu.co


¿Tiene algo que decir? Comente

Para comentar este artículo usted debe ser un usuario registrado.

EDICIÓN 531

PORTADA

La Bolsa de Valores necesita acciones urgentes

Con menos emisores, bajas rentabilidades y desbandada de personas naturales, la Bolsa busca recuperar su atractivo. Finca raíz, su nueva apuesta. ¿Será suficiente?