Opinión

  • | 2017/04/27 00:01

    El comité de dirección: principios del funcionamiento eficaz

    Me niego a dar recetas útiles sobre cómo debe funcionar un comité de dirección. Sin embargo, hay unos principios recogidos de la experiencia que nos pueden ayudar a tomar decisiones de cara su funcionamiento.

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Me niego a dar recetas útiles sobre cómo debe funcionar un comité de dirección sencillamente porque la tarea directiva no es ciencia que tiene leyes universales cuya validez es incuestionable, contrario a lo que sucede en la física o en la matemática. Sin embargo, hay unos principios recogidos de la experiencia que nos pueden ayudar a tomar decisiones de cara al funcionamiento de los comités de dirección.

Lo más importante es señalar que el comité de dirección, con la junta directiva, son los dos soportes y ejes más determinantes del éxito del gobierno de una empresa. Tanto el uno como el otro ayudan a mejorar la toma de decisiones de una organización y, sobre todo, permiten la institucionalización de una empresa, es decir, el paso del personalismo del jefe al mando por consenso y con claras responsabilidades individuales.

La premisa de arranque es clara: un grupo de personas inteligentes, con juicio, creatividad y buen análisis de la información toman mejores decisiones que un jefe que se basa en su intuición o parecer. Naturalmente, la madurez de un comité de dirección se alcanza después de cohesionar los equipos, tener a la gente idónea y confiable y, especialmente, con una buena metodología para establecer discusiones de valor.

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Una buena discusión requiere conocer los hechos y las evidencias del asunto (diagnóstico), enmarcar el problema (lo que me aleja del fin), así como detectar causas y consecuencias. Luego, definir criterios, crear alternativas y, finalmente, tomar decisiones. Estos pasos son esenciales para un adecuado funcionamiento de un comité de discusión abierto a distintas posibilidades: un comité de dirección maduro. Lo contrario consiste en comités de dirección cuya tarea es validar lo que el jefe quiere o busca que todos quieran. Este es el ejemplo de un comité de dirección inmaduro donde todos los asistentes pierden el tiempo.

Principios para un buen funcionamiento

En primer lugar, todo comité de dirección requiere orden. Este se concreta en varias acciones precedentes. Lo primero es el orden del día previo a la reunión para su adecuada preparación. Después viene la disciplina en el uso de la palabra que consiste en no repetir ideas ni llevar discursos preelaborados y, también, la disciplina para oír lo que se está diciendo. Curiosamente, la gran ausente de las discusiones es la atención. Resulta casi imposible poner atención con un computador abierto, una tablet o un celular que recibe una notificación cada treinta segundos.

En segundo lugar, un comité debe contar con la preparación previa, lo que quiere decir disposición anticipada de quien convoca para saber qué objetivos quiere lograr en el comité, la naturaleza de la reunión (informativa, de seguimiento o decisoria) y, sobre todo, informe a los demás lo que espera de cada uno, por ejemplo, un informe, una presentación o una recomendación sobre una decisión. Por otro lado, quien participa de un comité debe disponer de tiempo en su agenda para leer y estudiar los temas que se analizarán. Es muy usual ver a muchos ejecutivos y directivos llegar en blanco al comité, esperando a ver qué pasa.

En tercer lugar, el comité requiere de deliberación: ponderar los pro y contra, las consecuencias y, ante todo, la conveniencia y oportunidad de la decisión. Hay dos grandes enemigos de la deliberación: en primer término, las largas presentaciones de power point y, en segundo lugar, las agendas ambiciosas de muchos puntos en el orden del día.

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El otro problema son las decisiones ya cocinadas que se ponen en consideración. Sabemos que a un directivo le cuesta compartir el poder, pero es saludable llegar a una reunión con la mente abierta a nuevos puntos de vista. Para esto, lo más natural debe ser que quien hace cabeza pregunte con naturalidad: “No sé cuál es la respuesta a este problema, lo que busco es comentar y analizar ideas con ustedes” (Useem, 2006).

Por este motivo, una buena deliberación debe contar con cuatro atributos clave (según Ran Charam en Conquering a Culture of Indecision, HBR, 2006):

1.  Apertura: El resultado no debe estar predeterminado. Existe una búsqueda de alternativas y descubrimientos

2. Franqueza: Es una disposición a decir lo que no se puede decir para evitar los vetos por inacción

3. Informalidad: las reuniones rígidas y orquestadas no generan los resultados indicados.

4. Conclusión: Las personas saben exactamente lo que se espera que hagan

Finalmente, si reconocemos que toda organización trabaja sobre la base del pensamiento, el juicio y las decisiones, pues, naturalmente el crecimiento y madurez del gobierno se convierten en un imperativo y los dos motores básicos, por excelencia, son la junta directiva y el comité de dirección.

Es tiempo de prestarles atención para tomar mejores decisiones que, en última instancia, marcan el futuro de la organización en el largo plazo. Como dice Kahneman, el premio Nobel de economía en el 2002 sobre este tema: “hay mucho por hacer en la mejora de la toma de decisiones. Un ejemplo, entre muchos otros, es la sorprendente ausencia de una formación sistemática en la tarea esencial de organizar reuniones útiles”.

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