Opinión

  • | 2017/01/03 00:01

    El balance entre la gerencia de proyectos y la gestión del cambio

    Los proyectos de transformación organizacional deben gestionar tanto lo técnico como lo humano del cambio. Aprenda como integrar estas actividades en sus proyectos.

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Los cambios organizacionales, bien sean grandes o pequeños, implican de una gran organización y planeación para que puedan llegar a ser efectivos.  Sin embargo, la mayoría de las organizaciones tienden a ser muy buenas para hacer la gerencia del proyecto, pero se olvidan de gestionar la parte humana del mismo, también conocida como gestión del cambio. ¿Cuál es entonces la diferencia entre estas dos variables?

Cuando se habla de la gerencia del proyecto, me refiero a la parte técnica del mismo. Esto incluye: planear, ejecutar, monitorear y realizar un cierre del proyecto. Para llevarlo a cabo, se cuenta entonces con herramientas como el mapa del proyecto, el caso de negocio, el presupuesto, el cronograma y ciertas herramientas para medir el avance del mismo.

Por su parte, la gestión del cambio, tiene como objetivo que las personas puedan moverse de la situación actual al futuro deseado de una forma fluida que permita alcanzar los objetivos del negocio a tiempo y dentro del presupuesto. Esta incluye actividades como: preparar el cambio, gestionar el cambio,  y reforzar el cambio. Para lograrlo, se cuenta con herramientas de medición de la disposición organizacional al cambio,  planes de comunicación, planes de patrocinio, planes de coaching , planes de entrenamiento o capacitación, estrategias de resistencia al cambio y técnicas de  refuerzo o reiteración del cambio.

Entender sus diferencias no es una cuestión de ver cuál es más importante por encima de la otra, sino de buscar el equilibrio entre cada una de estas acciones. De hecho, la recomendación es que los equipos de gerencia de proyecto incluyan algunos expertos de gestión de cambio que aseguren una correcta gestión de la resistencia e implementación de todos los planes mencionados anteriormente.

Así, estos proyectos son una serie de actividades simultáneas que atacan diferentes variables del proyecto con el fin de asegurar su éxito. Todo comienza por definir los objetivos, el alcance del proyecto y el cronograma. Luego se debe medir la disposición que tiene la organización para cambiar; ésta se hace a nivel individual, pues en últimas, cada individuo tiene una transición independiente que puede ser más rápida o lenta dependiendo de los bloqueos emocionales que se tienen y las habilidades con las que se cuenta para asumir el cambio. Seguido de esto se debe seleccionar al equipo que lidere el proyecto, y el cual debe incluir expertos en gestión del cambio, o en su defecto, capacitar a algunos de los miembros para que sepan cómo asumir esta gestión.

Por otro lado, cree un plan de comunicaciones que se enfoque en transmitir la necesidad de cambiar, las implicaciones que éste tiene en el rol y las condiciones laborales de cada colaborador y el cómo cambiar, es decir, las actividades que se llevarán a cabo para que éste se haga efectivo. Tenga en cuenta que las investigaciones han demostrado que el principal emisor de la información referente a las razones del negocio para cambiar deben provenir del gerente o director general, mientras que hablar de las implicaciones individuales debe ser una conversación cara a cara con el jefe directo.

Finalmente, comience a ejecutar su plan, mida constantemente el progreso y celebre las pequeñas victorias. Pero sobretodo, aprenda a escuchar más allá de lo que las personas dices pues así, y solo así, podrá saber a ciencia cierta si usted se encuentra por buen camino.

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