| 3/17/2009 12:00:00 AM

Para tener en cuenta

Documentos soporte

Para tener en cuenta

Tan importante como el dinero, son los documentos soporte. Las normas jurídicas y tributarias, determinan que toda transacción comercial debe tener un soporte escrito. Facturas, recibos, vales, entre otros, son pruebas fehacientes de que el dinero de la caja fue invertido en gastos operacionales autorizados.

 

Por disposición tributaria estos documentos deben poseer cierta información indispensable que además de ser útil para el control interno de los gastos, debe ser tenida en cuenta a la hora de realizar una compra, como:

- Identificación del vendedor o de quien presta el servicio.
- Identificación del adquiriente de los bienes y servicios, cuando se trate de un responsable con derecho al descuento, es decir, estar dirigida a nombre de la empresa con número de Nit., y en ningún momento, a nombre del responsable de la caja o del que realice la compra.
- Fecha de expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- Calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas.
- Discriminación del impuesto sobre las ventas.
- El número de resolución con la cual la DIAN autoriza la facturación.

En casos particulares donde no existe una factura como tal, se pueden utilizar los equivalentes a estas. En compras de suministros de aseo y cafetería, que por lo general son adquiridos en almacenes de cadena y supermercados, los tiquetes de la máquina registradora reemplazan la factura y son válidos para soportar el gasto realizado.



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