| 10/6/2008 12:00:00 AM

Fraudes ejecutivos alertan a compañías

Un Informe de la firma Kroll destaca la importancia de la investigación interna por fraude como una herramienta para mitigar los daños sin aumentar el riesgo.

El fraude corporativo - cuando los ejecutivos de la compañía administran mal el negocio, violan leyes contables y tributarias, cometen desfalcos o manipulan los resultados, entre otras situaciones - representa uno de los riesgos de mayor impacto legal, financiero y de reputación para cualquier empresa u organización, de acuerdo el último Informe Mundial sobre Fraude, elaborado por Kroll.

Según el Informe Mundial de Kroll sobre fraude, la investigación interna es esencial para poder llegar a la raíz del problema, para impedir delitos futuros y poder solicitar las respectivas indemnizaciones.

“Tuvimos un caso en donde un empleado de confianza de la compañía, con más de 20 años de servicio, logró sustraer US$13 millones de las cuentas de los clientes; esta situación muestra la importancia de la investigación, detectar problemas y desarrollar programas de prevención de fraude”, explica Andrés Otero, Gerente General de Kroll en Colombia.

La investigación de Kroll señala también que muchas empresas víctimas de fraude se desaniman cuando deben rastrear y recuperar los fondos extraídos.

“Un esquema de fraude típico es complicado y abarca múltiples áreas funcionales de la compañía, por lo cual, siempre se debe contar con la experiencia de contadores forenses, especialistas en casos de fraude, acompañados de un equipo multidisciplinar”, explica Otero. “El fraude puede convertirse en un asunto de gran complejidad, debido a que las compañías pueden presentar este problema en cada uno de los procesos que intervienen en sus operaciones: compra de materia prima, producción y distribución”.

El Informe Mundial sobre Fraude, elaborado por Kroll, destaca el uso de técnicas contables sofisticadas para detectar, rastrear y resolver fraudes constituye una prioridad cuando los resultados pueden tener consecuencias en los estados financieros.

“Las habilidades en temas legales, contables, tecnológicas y de investigación son esenciales para poner al descubierto la gravedad del fraude y negociar las complejidades normativas que acarrean. Incluyen un conocimiento profundo de los estados financieros, de los esquemas de fraude potenciales, de los sistemas efectivos de control interno, de las computadoras y sus redes, así como de las normas y reglamentaciones contables, que son esenciales para determinar la dimensión de ciertos fraudes”, dice el gerente general de Kroll en Colombia.

Mejores resultados de las evidencias electrónicas

El crecimiento exponencial del uso de las computadoras, el correo electrónico y la comunicación basada en Internet, ha incrementado, en gran medida, las evidencias disponibles para los investigadores de fraude. En la actualidad, los malhechores dejan un registro mucho más extenso de lo que hacían sus predecesores. Sin embargo, la creciente influencia de la tecnología no ha cambiado los fundamentos de una investigación de fraude de éxito. Más bien, el dominio de la nueva tecnología es un complemento necesario para los principios de investigación vigentes desde hace mucho tiempo.

Estas son cinco de las mejores prácticas, según la firma Kroll, que se deben poner en funcionamiento al interior de las compañías, para así tratar de evitar el fraude.

Encontrar evidencia de relevancia potencial y determinar su disponibilidad

Con toda la anticipación posible, los investigadores deben articular los hechos claves en el fraude para rastrear el universo de evidencias potencialmente útiles. Crear un mapa exige que se entiendan las numerosas formas en las que se recibe o transmite la información electrónica y cómo se registran estas operaciones.

Por ejemplo, una investigación por robo de secretos comerciales por lo general exige que se establezca quién tuvo acceso a los documentos confidenciales de la compañía afectada. El ladrón puede haber recibido dicho documento en el correo electrónico de un colaborador, haberlo descargado al momento desde una biblioteca en línea o extraerlo ilícitamente desde una ubicación remota. Por lo tanto, la evidencia que demuestre quién robo los secretos comerciales puede encontrarse en las bitácoras del servidor interno de la compañía afectada, las bitácoras de las sesiones de sus empleados en Internet, así como su correo electrónico.

Una vez que queda claro en dónde se puede encontrar la evidencia, la siguiente tarea esencial es determinar cómo obtenerla. Entre las consideraciones clave se encuentran: cómo registra la compañía sus transacciones, la ubicación física de la evidencia y quién tiene la custodia sobre ésta; así como determinar si algún empleado de la compañía puede ser contable para asistir en la obtención.

Preservar orígenes e integridad de las evidencias

Es necesario reunir evidencias de tal manera que se pueda debatir una posible afirmación del sospechoso de que éstas no son contables ni se le pueden atribuir a él. Cuando se trata de un caso que sólo involucra documentos, con el fin de evitar que el sospechoso niegue su pertenencia, los investigadores deben establecer con toda precisión de cuál escritorio y cajón se recuperaron los documentos.

Así mismo, en cualquier caso que involucre computadores personales, es importante que los investigadores no sólo reúnan evidencias de primera mano para demostrar a quién se asignó el computador y cuáles empleados tenían privilegio de acceso, sino también que aseguren el contenido de la memoria de la computadora de tal manera que puedan rechazar en un futuro argumentaciones de sabotaje. Los investigadores de Kroll le recomiendan contratar a una firma de prestigio para que copie las unidades de disco.

Designe un investigador para que revise las evidencias

Las evidencias electrónicas sólo sirven en manos de quien las sabe utilizar. Lo ideal es que el revisor conozca a profundidad datos específicos del caso, que posea un conocimiento amplio sobre las herramientas de revisión forense y una larga experiencia en investigación de fraudes, todo lo cual es esencial para detectar patrones y asociaciones críticos en las evidencias electrónicas.

Determinar una cronología antes de iniciar entrevistas

Casi invariablemente, una descripción cronológica de sucesos, que contenga todas las evidencias conocidas, revela detalles sobre un esquema fraudulento, así como sus participantes, lo que de otro modo permanecería oculto. El conocer estos detalles pone al investigador en mejores condiciones para lograr que los sospechosos admitan los hechos.

Por ejemplo, una cronología mediante la que se establezca la relación entre un permiso de 10 días por incapacidad, que haya solicitado el administrador de una red bajo sospecha de haber robado secretos comerciales a la compañía para la que trabaja, y 10 accesos registrados por él al sistema de computación de la compañía, desde una dirección I.P. registrada bajo el nombre de una compañía de la competencia, constituye una prueba impugnable de las actividades fraudulentas del empleado.

Respalde sus entrevistas con evidencias electrónicas

Utilizadas correctamente, no hay mejor prueba de la credibilidad que las evidencias electrónicas. Estas evidencias son notablemente efectivas para que se admita una culpa, ya que se trata de pruebas objetivas de lo que el sospechoso dijo o hizo en un momento o lugar particular. Además, permiten al investigador hacer preguntas cuyas respuestas verdaderas él ya conoce; incriminar al testigo concediéndole la oportunidad de dar declaraciones que sean acordes con los hechos y, lo más importante, lograr que haga su confesión o, de lo contrario, llegar a la conclusión de que el testigo está mintiendo.

Dado el predominio de la información digital en los negocios de la actualidad, la detección, obtención y análisis de las evidencias electrónicas se han hecho elementos esenciales para realizar investigaciones de éxito sobre fraudes. Al aplicar técnicas de investigación rigurosas, como éstas, se incrementarán las posibilidades de revelar el alcance completo de un fraude.

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