¿De la caja menor?

Es común escuchar a los jefes utilizar la popular frase: “saque de la caja menor…”. Pero muchas veces la que puede traer problemas serios, no es la frase, sino las consecuencias económicas que se generen, al no tener un criterio adecuado de cómo manejar esta importante herramienta empresarial.

En opinión de contadores y administradores de empresas, la caja menor, como comúnmente se le conoce, es una herramienta que debe ser utilizada para la agilización y control de los gastos de menor cuantía, que no requieren el tratamiento que se le da a otra serie de compras.

Suministros de oficina, dotación de cafetería y gastos en combustible o transporte, y una que otra eventualidad, son por lo general los ítems que pueden financiarse con el monto asignado a una caja menor. Sin embargo y dependiendo de los objetivos de cada empresa, el listado puede variar. Algunas empresas consultadas coinciden en afirmar que la caja menor es utilizada para adquirir repuestos e insumos para equipos de computo. Carmenza Arias, coordinadora de procesos de una compañía de telecomunicaciones afirma que “este tipo de compras son a menudo de carácter urgente y por esta razón deben hacerse con dinero en efectivo que sale de la caja menor”.

Se hace necesario tener en cuenta, que la creación y aplicación de un procedimiento adecuado de manejo y control de la caja menor, es cada vez más importante en el ámbito de la estandarización de los procesos y la optimización de los recursos en la empresa. Pese a que no existe un manual estricto para su creación y respectivo manejo, las personas encargadas de dicha función coinciden, en que lo mejor es hacer un análisis prioritario de las necesidades que presenta la organización, para que con base en ello, puedan fijar un monto de dinero específico para la creación de la misma. Cabe resaltar, que las empresas que en la actualidad se encuentran inmersas en el panorama de la certificación de sus procesos, bajo parámetros de la norma ISO 9001, reconocen cada vez más la importancia de crear instructivos que estandaricen algunos procesos, incluyendo el adecuado manejo de ésta.

Manejos equivocados
Por ser un fondo en efectivo, la caja menor debe tener una serie de controles bastante rigurosos y específicos. En general, no sólo las Pymes, ni las grandes empresas, tienen claro para qué se debe destinar la caja menor, y cometen el error de utilizarla para préstamos personales, cambio de cheques ajenos a los procesos internos, entre otros. Dinero.com consultó varias empresas para saber sobre el tipo de controles que podían aplicarse para evitar estos inconvenientes, y todas ellas coincidieron en que es importante contar con una persona que tenga un perfil adecuado para que pueda realizar el control de los soportes y el arqueo periódico, y que además conozca cuáles son las verdaderas prioridades de la empresa al momento de tomar una decisión tan importante, como lo es el destinar dinero en efectivo para una compra. De tal forma, se hace fundamental el hecho de saber elegir a la persona para esta importante función.

En algunas compañías, prefieren delegar el manejo a uno o varios empleados basándose en perfiles de honestidad, organización, integridad y responsabilidad. Rocío Stévez, coordinadora administrativa de una empresa que se dedica a la fabricación de materiales para construcción, asegura que “es conveniente que la persona responsable del manejo y los fondos de la caja menor, sea un empleado del área administrativa, financiera o contable. Esto con el objetivo de tener un control más estricto de los gastos que se autorizan y de velar por el cumplimiento de los requisitos legales y tributarios correspondientes al manejo de facturas de venta o documentos equivalentes”.

En este caso, la empresa tiene claro que siempre es conveniente designar dos funcionarios a cargo. “Uno que es la persona a quien se le entrega el monto en efectivo y debe mantener un permanente control sobre sus transacciones, para responder ante los directivos por su utilización. El otro es el encargado, quien es la persona que maneja directamente todas las compras, archiva los soportes correspondientes, realiza arqueos parciales y rinde cuentas al responsable”, explica Stévez.

Medidas de seguridad
Es evidente que el manejo del dinero en efectivo, debe ser realizado bajo ciertas medidas de seguridad que se deben tener muy en cuenta para evitar dolores de cabeza. Para dicho manejo, es necesario que el funcionario a cargo cuente con un lugar aislado, donde no exista tráfico de personas y donde se pueda ubicar la cajilla de seguridad para almacenar, no solo el dinero, sino los comprobantes respectivos a cada transacción.

Por otra parte, el lugar de trabajo de esta persona debe estar acondicionado con un espacio para depositar estos documentos bajo llave, y a su vez, poder acceder a ellos rápidamente sin necesidad de tener que abrir y cerrar la caja fuerte. Adicionalmente, se hace necesario y conveniente, que para las autorizaciones de desembolsos de dinero, intervenga más de una persona, por ejemplo el gerente financiero o tesorero, quiénes podrán dar su visto bueno.

Pese a que la infraestructura de cada empresa es diferente y los niveles de seguridad en algunas compañías pueden ser más o menos drásticos, es necesario no descuidar en ningún momento cualquier medida de seguridad que garantice el óptimo desempeño de esta vital e importante herramienta.

Por otra parte, se hace necesario resaltar también la importancia de los “recibos de caja menor”, con los que sin duda se puede lograr una forma mas eficiente de control, en donde se detallan de forma general los gastos realizados. Lo ideal es anexar cada factura o comprobante de compra a un recibo de caja menor. Esto permitirá, que se pueda clasificar el gasto y contabilizarlo de acuerdo con los parámetros establecidos por la empresa y exigidos por la Ley.

Así las cosas, está claro que una caja menor no es el lugar de donde se saca dinero para una u otra cosa, ni donde se puede recurrir cuando no se tiene dinero disponible, pues seguramente, esta suplirá verdaderas necesidades dentro de las empresa. Además, que deben existir personas preparadas en diversos aspectos para manejarla y no debe ser asignada a dedo o por simple confianza. A su vez, es de vital importancia tener los espacios adecuados para que quien sea el encargado, pueda tener la suficiente seguridad y tranquilidad al momento de manipular el dinero que allí se encuentre.

No olvide que es mejor buscar otra parte para sacar dinero, que recurrir a esta importante herramienta empresarial.