| 7/1/1995 12:00:00 AM

Costeo por actividad

Los conceptos más modernos en contabilidad consisten en que son las actividades y no los productos los que consumen recursos. Es esencial un buen sistema de información.

En las formas tradicionales de administración, la organización se subdivide en centros de costo que reflejan la estructura organizacional, La organización administrativa refleja esta estructura. La responsabilidad de gestión se asigna por centro de costo. Se comparan los gastos reales con los gastos presupuestados, por centro de costo. Se utilizan las variaciones de los gastos reales contra los gastos presupuestados

Este tipo de organizaciones ya no tienen, en los mercados actuales, la flexibilidad requerida para responder a las necesidades de los clientes y, por lo tanto, de la empresa. Los sistemas tradicionales de información no están proporcionando el conocimiento necesario para lograr los niveles de productividad y servicio requeridos en los mercados actuales.

El problema en los sistemas de administración por jerarquía es que los resultados se analizan en función de los movimientos contables. Las informes no indican qué trabajo efectúan las personas en sus departamentos, cuánto trabajan, si están trabajando bien en lo que hacen o si están trabajando en las cosas adecuadas.

En otras palabras, los sistemas tradicionales de administración tienen cl inconveniente de suponer que la organización puede ser

administrada como compartimentos, en donde existen pocas influencias ínter departamentales, donde no se puede medir la calidad de servicio al cliente. Además, tienen el inconveniente de suponer que los costos no .se pueden reducir.

Este tipo de análisis no está proporcionando información adecuada a la organización para tener la capacidad suficiente de respuesta a las oportunidades de cambio de los mercados, a satisfacer las necesidades de los dientes, innovar o reducir costos. No se está proporcionando, tampoco, la información requerida para medir si lo que hacen los empleados es lo que le puede proporcionar mayor valor al cliente y a la empresa.

Las administraciones de las empresas se deben soportar, principalmente, en los sistemas de información que utilizan. En general, los sistemas de información dependen de la posibilidad de utilizar o no, una contabilidad de costos.

Si la empresa no tiene une contabilidad de costos su sistema de información será más simple. Si la empresa utiliza una contabilidad de costos, su sistema de información será más completo, y podrá analizar mas información.

Las empresas utilizan contabilidades de costos en la medida en que requieren mayor sofisticación en los análisis de sus resultados. Las contabilidades de costo son metodología, para medir costos y diseñar sistemas de información en las empresas.

Hasta finales de la década de los ochenta las contabilidades de costos fueron desarrolladas y utilizadas, únicamente, en empresas manufactureras. Las empresas de servido y comerciales no tuvieron nunca la posibilidad de utilizar una contabilidad de costas.

Las contabilidades de costos tradicionalmente se han utilizado para decisiones financieras y contables. Los costos han sido manejados por las áreas de contabilidad y finanzas. Los costos, estaban relacionados con volúmenes producidos (costos directos).

Igual que los sistemas de información, las contabilidades de costos tradicionales se han basado en la estructura organizacional y no en los procesas que realmente ocurren en la operación de la empresa.

Los sistemas de información hoy deben no solamente tener los objetivos tradicionales de reportar información, sino además facilitar el análisis de la misma a todos los niveles de la administración de la empresa, en entornos mucho más dinámicos que los pasados, con el objeto de satisfacer las necesidades de los dientes. Es necesario establecer criterios de asignación de costos mas precisos, por la mayor ocurrencia de costos indirectos, cambios en las necesidades de los clientes' y competencia en los mercados.

La mejor alternativa disponible actualmente para responder con mayor flexibilidad a las necesidades de los dientes o al mercado en general, es el sistema de administración por actividad, basado en la información de una contabilidad de costos por actividad.

En general, la principal limitación en la exactitud de medición de los costos es el conocimiento del comportamiento de los mismos. El entendimiento del comportamiento de los costos requiere identificar la relación entre los recursos (costos) consumidos en un proceso y la razón por la cual el costo se causa.

La contabilidad de costos por actividad está basada en el concepto de que los productos o servicios no consumen recursos, como .siempre se pensó lusta ahora. Las actividades son las que consumen los recursos. Los productos o servicios (objetos de costo) consumen actividades.

El desarrollo de este concepto pemtitió un mejor conocimiento del comportamiento de los costos de la empresa.

Por primera vez se desarrolla una contabilidad de costos para cualquier tipo de empresa, desde un colegio hasta la más compleja empresa manufacturen.

La contabilidad de costos por actividad es una metodología de medición de costos y desempeño de las actividades, y objetos de costos. Los recursos se asignan a las actividades, y las actividades a los objetos de costo, basados en su uso.

Este diseño permite mayor exactitud en la asignación de los costos de la empresa y permite la visión de la empresa por actividad. Lo importante de recordar es que los costos se causan a nivel de los procesos y no de los productos o servidos, pero luego se deben asignar al producto o servicio.

El diseño de la contabilidad de costos se inicia con el análisis de los procesos de la empresa, en donde se define su estructura vertical y horizontal, para separar las actividades. La actividad es el trabajo ejecutado en la organización, con el objeto de satisfacer las necesidades de los clientes.

La contabilidad de costos por actividad se basa en relacionar las actividades efectuadas por las personas en la empresa, con el consumo de recursos y luego relacionar las actividades con objetos de costo.

El análisis de la estructura vertical permite la visión de asignación de costos y constituye la relación recursos/actividades. El análisis de la estructura horizontal permite la visión de proceso y constituye la asignación de costos.

En el diseño de la contabilidad de costos por actividad es necesario entender, en primer lugar, el significado de los impulsadores. Es necesario hacer la distinción entre impulsadores de recursos, impulsadores de actividad e impulsadores de costos.

Los impulsadores de recursos se utilizan para costear las actividades. Una vez definidas y costeadas las actividades de la empresa, se definen los objetos de costo. Luego, las actividades se relacionan con los objetos de costo, por medio de los impulsadores de actividad.

Por último, se definen los impulsadores de costo de las actividades de la empresa, los cuales permiten identificar las causas de

los costos. Es sobre los impulsadores de costos sobre los cuales deben trabajar las personas en la empresa, para mejorar eficiencia y productividad.

La contabilidad de costos por actividad proporciona toda la información necesaria para tomar las decisiones de mejoramiento, en todos los niveles de la organización. Al identificar todas las actividades requeridas en los procesos, se pueden analizar los procedimientos o trabajos desarrollados que agregan valor al diente o la empresa.

La información obtenida por la contabilidad de costos por actividad permite administrar actividades y procesos, al proporcionar una visión completa e integrada de la empresa. Los análisis derivados de los costeas por actividad le están permitiendo a las empresas mejorar

sus decisiones con relación al diseño de procesos, definición de segmentos de mercados, productividad, el manejo de las relaciones con clientes, o sea le están proporcionando a las empresas herramientas para sus decisiones de mejoramiento continuo y planeación estratégica.

La contabilidad de actividad está enfocada en actividades, las cuales están relacionadas con los productos, procesos o clientes, y las cuales consumen recursos y definen la cadena de valor del producto. La cadena de valor del producto la constituyen los proveedores -los productos- los clientes.

El análisis de la cadena de valor incluye el análisis de los costos del proveedor, el análisis de rentabilidad del producto y el análisis de rentabilidad del cliente. El análisis de la cadena de valor puede apoyar la gestión en materia de estrategias de producto, proveedores, clientes y canales de distribución.

Esta metodología puede contribuir al desarrollo de una cultura organizacional consciente de los costos mediante informes de desempeño que hagan converger la organización hacia objetivos compartidos.

En la gestión basada en la actividad, las funciones de las personas estarán cruzadas, orientadas hacia el proceso. Las personas que realizan el análisis de los resultados son también los responsables de mejorar.

Sólo la información analizada de esta forma, permite la aplicación práctica de todos los conceptos de la calidad total, reingeniería o mejoramiento continuo. Este tipo de información permite evolucionar hacia una organización consciente de la calidad.
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