¿Cómo las reuniones no efectivas afectan su productividad?

En muchas ocasiones las reuniones de trabajo se convierten en una pérdida de tiempo y en espacios que en vez de generar productividad causan aburrimiento y malestar. En lugar de ser escenarios propicios para el nacimiento de ideas y la planeación y organización de proyectos se convierten en encuentros largos, tediosos e improductivos.

Alejandro Arévalo, gerente ejecutivo de DNA Human Capital Colombia, explica que, según estudios, en 84% de los casos las reuniones tardan más de 30% del tiempo previsto inicialmente, disminuyendo la productividad de los colaboradores, y en 34% de los encuentros se abordan temas que no están relacionados con el objetivo de la reunión.

Por su parte, 90% de los ejecutivos llegan tarde, dando inicio con por lo menos 15 minutos de atraso o más y 85% considera que tiene demasiadas reuniones. Enrique Pons, Co Founder de Fincruit –startup que ayuda a FinTechs a formar sus equipos y desarrollar su talento–, considera que para tener reuniones altamente efectivas es clave planear sus fases. “Antes se debe designar y comunicar el objetivo de la reunión, incluyendo el marco contextual y el objetivo; agendar y enumerar los puntos principales a discutir; y definir quién y por qué debe estar presente. Durante se debe contar con un moderador, quien será el encargado de marcar los tiempos de conversación. Finalmente, después de la reunión, es importante comunicar debidamente las conclusiones, el plan de acción y las responsabilidades derivadas de la misma”.

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"Técnicas como el Scrum, en la que se acuerdan planes de trabajo de dos semanas, ayudan a darles importancia a las reuniones, evitando fricciones entre equipos y dando paso a la priorización de tareas".

1 Revise la agenda de la reunión y las temáticas a discutir. Parta de los objetivos detrás del encuentro y tenga claridad sobre los temas a tratar para lograrlos. Durante la reunión, discuta los asuntos que están en la agenda. Enfóquese en lo importante.

2 Examine la lista de asistentes. ¿Todas estas personas realmente necesitan asistir? ¿Podrían algunos recibir un resumen por correo o una llamada rápida? Si puede reducir la lista de asistentes con cuatro personas que no son esenciales en reuniones de media hora, por ejemplo, podría estar recuperando dos horas de tiempo productivo a sus empleados.

3 Programe la reunión para que dure la mitad del tiempo inicial. Las reuniones se adaptan a la cantidad de temas a discutir y se extienden de acuerdo con el tiempo que se les otorgue. Si programa una reunión de una hora, probablemente se tomará todo el tiempo asignado. Por el contrario, si programa la misma reunión de 30 minutos, el equipo se enfocará en lograr sus objetivos en ese tiempo.

4 Haga encuentros regulares. Los equipos saludables usan las reuniones para discutir decisiones importantes. Por eso, no estaría de más definir dos fechas por mes, una de inicio y otra de cierre. La ultima más rápida para entender los logros alcanzados y establecer puntos de mejora para próximos objetivos, así como definición de nuevos retos.

5 Elija un espacio óptimo. En ocasiones, las reuniones no salen como se espera por no haber reservado a tiempo un espacio apto y que tenga los elementos necesarios para el buen desarrollo de la misma. Por esta razón, es recomendable que se haga uso de áreas que dificulten las permanentes interrupciones.

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