| 3/16/2017 12:00:00 AM

Cinco consejos para dar buen manejo al correo corporativo

El buen manejo del correo corporativo genera productividad, mientras su mal uso puede afectar el desempeño laboral. Consejos para no equivocarse.

¿Cuántos correos recibe en un día de trabajo? Algunos dirán que 100, otros que 50 o incluso 20. Sin embargo, para la mayoría de trabajadores la avalancha de mensajes electrónicos es cada vez mayor y a veces resulta incontrolable. Por eso es muy importante aprender a manejar esta situación.

Hacer un buen uso del correo corporativo puede traducirse en optimización del tiempo, control en el desarrollo de actividades y efectividad en las tareas.

Un estudio de Citrix denominado El trabajador digital: qué busca y cómo trabaja, destaca que el correo electrónico sigue siendo la herramienta preferida para establecer contacto con los colaboradores que se encuentran en otros lugares, con 90%, dice Juan Pablo Villegas, gerente general de Citrix Cololmbia.

También le puede interesar: 10 consejos que todo emprendedor debería seguir para alcanzar el éxito

Expertos consideran que utilizar esta herramienta de forma inapropiada puede hacer que una persona sea improductiva. Estos son algunos consejos útiles y sencillos de implementar.

1| Mensaje de urgencia. Darles a todos los correos la categoría de ‘urgente’ puede generar un efecto negativo; pues, cuando realmente se envía un correo con esta característica, nadie le va a prestar atención.

2| Responder a todos. Si está respondiendo un correo, asegúrese de ‘responder a todos’, solo si la respuesta es necesaria para el grupo. Así evitará incluso alguna situación bochornosa cuando sus comentarios afecten a alguien del grupo.

3| Horarios decentes. Enviar o contestar correos fuera de las horas laborales puede resultar en algunos casos contraproducente. Si bien el mundo vive 24/7, a muchas personas no les gusta recibir correos tarde en la noche o muy temprano en la mañana. Pueden calificarlo de obsesivo.

4| Muy casual. Si bien el tono de los mensajes muchas veces refleja la relación con el destinatario, no hay que ser demasiado informales, pues se puede pasar por poco profesional. También es importante ser directos y no “adornar” mucho la información.

5| ¡Ojo con la seguridad! Además del protocolo de envío o respuesta de un correo, proteger la seguridad es importante. Pensar en claves de acceso difíciles, activar la verificación en dos pasos y cualquier otro sistema de control de seguridad es clave para proteger la información corporativa, dice Daniela Álvarez de Lugo, gerente Territorio Andino de Kaspersky Lab.

Información de interés

Jackeline Sánchez Vásquez

Subdirectora de Tecnología de Corparques

No enviar mensajes innecesarios. Si el mensaje no aporta información que pueda ser de interés para el resto del grupo, envíelo directamente a la dirección de la persona y no a una lista de distribución. También es importante antes de enviar un correo verificar el nombre del usuario a quien va dirigido o la cuenta de correo, en caso de ser un externo.

María Angélica Zambrano

Gerente de RR.HH de GM Colombia

Al usar un correo corporativo es importante tener claro el objetivo del mensaje y quiénes son las personas que deben recibirlo, evitar copiar destinatarios que no estén relacionados con el tema descrito. Todos los mensajes deben contener un asunto, este debe ser conciso y breve. Como usuarios debemos cuidar la información confidencial de la compañía y evitar usar este medio para temas distintos a los objetivos laborales.

Lea también: 14 consejos para ser el mejor jefe

¿Tiene algo que decir? Comente

Para comentar este artículo usted debe ser un usuario registrado.

EDICIÓN 524

PORTADA

Así es el mercado de los bufetes de abogados en Colombia

En un año que no resulta fácil para la economía, la actividad de las firmas legales está más dinámica que nunca. Los bufetes de abogados se juegan el todo por el todo.